Σύναψη Σύμβασης με Απασχολούμενο

Απασχόληση φυσικών προσώπων που ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα

Με σκοπό την ορθή ενημέρωση του ΕΦΚΑ και την έγκαιρη απόδοση των ασφαλιστικών εισφορών, για όλες/όλους όσες/όσους ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα, είναι υποχρεωτική η υποβολή της κατάλληλης Υπεύθυνης Δήλωσης για τη σύναψη κάθε νέας σύμβασης,

α) η Υπεύθυνη Δήλωση υπαγωγής του ν.4387/2016 στην παρ. 9 του άρθρου 39 του ν.4387/2016
β) η Υπεύθυνη Δήλωση μη υπαγωγής στο παραπάνω άρθρο

Απασχόληση φυσικών προσώπων μη υπόχρεων στη τήρηση βιβλίων και στοιχείων 

ΥΔ για Μη Επιτηδευματίες

Απασχόληση ερευνητών φορολογικών κατοίκων αλλοδαπής (χωρίς ελληνικό ΑΦΜ)

ΥΔ Αλλοδαπών για Μη Κατοχή ελληνικού ΑΦΜ
 

Για την έγκριση συμβάσεων απασχόλησης έκτακτου προσωπικού, σε έργα ή εργασίες που δεν απαιτούν ανοιχτή διαδικασία δημοσιότητας, η/ο Επιστημονική/ός Υπεύθυνη/ος έχει τη δυνατότητα να υποβάλει εισηγητικό έγγραφο, αναγράφοντας τους λόγους επιλογής (τα τυπικά, ουσιαστικά προσόντα) που καθιστούν αναγκαία την απασχόληση του συγκεκριμένου προσώπου στο έργο της/του.

Για το σκοπό αυτό παραθέτουμε ένα πρότυπο εισηγητικού εγγράφου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως υπόδειγμα/οδηγός, για την υποβολή των αιτημάτων απασχόλησης με σκοπό την ταχύτερη διεκπεραίωσή τους.

«Παρακαλώ να εγκρίνετε την απασχόληση της /του………………………………, με ιδιότητα……………, και με αντικείμενο απασχόλησης: .........……(αναλυτική περιγραφή του αντικειμένου απασχόλησης) στο έργο με κωδικό…….. του οποίου είμαι Επιστημονική/ος Υπεύθυνη/ος.

Η απασχόληση της /του ….κρίνεται ως αναγκαία για την ορθή εκτέλεση του έργου μου καθώς διαθέτει τα παρακάτω προσόντα:
Ιδιότητα – Ειδικότητα:
Σχετικοί τίτλοι σπουδών:
Σχετική εμπειρία:
Άλλα προσθετά αντικειμενικά προσόντα (αν υπάρχουν):

Η εργασία που θα της/του αναθέσω είναι:
Ερευνητική/Εργαστηριακή/Επιστημονική/Κλινική 
(επιλέγετε 1 από τα παραπάνω)».
 

Η υποβολή αιτήματος απασχόλησης - ονομαστικής κατάστασης πραγματοποιείται μέσω του web-resCom από τις "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες" και την επιλογή «Καταχώρηση συμβάσεων».

Ο χρήστης από το ίδιο μενού μπορεί

1. να υποβάλλει ένα νέο αίτημα απασχόληση (νέα ονομαστική κατάσταση)
2. να επισκοπήσει παλαιότερα αιτήματα
3. να κατεβάσει σχετικές οδηγίες με την υποβολή
4. να παρακολουθήσει σχετικό βίντεο με την υποβολή μιας ονομαστικής κατάστασης για απασχόληση υφιστάμενου προσωπικό του ΑΠΘ. 

Την πληροφορία σχετικά με το υπόλοιπο προϋπολογισμού που απομένει για σύναψη συμβάσεων απασχόλησης στην κατηγορία δαπάνης του συνολικού προϋπολογισμού μπορεί να λάβει ο χρήστης στον πίνακα του οικονομικού απολογισμού του έργου ("Παρακολούθηση Έργων"/"Οικονομικός απολογισμός") στη σημείωση όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Σε περίπτωση που το υπόλοιπο δεν είναι αρκετό, ο χρήστης θα πρέπει να προχωρήσει σε αναμόρφωση του συνολικού προϋπολογισμού (εφόσον αυτό είναι εφικτό).

Για τον σωστό υπολογισμό του Ισοδύναμου Πλήρους Απασχόλησης (ΙΠΑ) κατά την κατάθεση ονομαστικών καταστάσεων απασχόλησης τρίτων, με σύμβαση ανάθεσης έργου, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι ο ανθρωπομήνας πλήρους απασχόλησης ισοδυναμεί με 143,33 ώρες.

Κατά την ηλεκτρονική καταχώρηση ενός αιτήματος απασχόλησης είναι καίριας σημασίας η επιλογή του σωστού τύπου σύμβασης, καθώς πρέπει να ληφθούν υπόψη πολλαπλές παράμετροι σχετικές με το είδος της σύμβασης, την ιδιότητα του απασχολούμενου και την προέλευση της χρηματοδότησης του έργου. 

Ο κάθε χρήστης επιλέγοντας «Οδηγός για να επιλέξετε το σωστό τύπο σύμβασης» που εμφανίζεται κατά το δεύτερο στάδιο καταχώρησης ονομαστικής (προσδιορισμός του τύπου και της κατηγορίας της σύμβασης) μπορεί να χρησιμοποιήσει την βοηθητική ηλεκτρονική εφαρμογή.

Αφού απαντήσει σε κατάλληλα διαμορφωμένες ερωτήσεις προκύπτει

• ο κωδικός του τύπου σύμβασης και
• η αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης,

που πρέπει να επιλέξει στα σχετικά πεδία της καταχώρησης του αιτήματος απασχόλησης.

Η εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί και χωρίς κωδικούς εισόδου web-resCom εδώ. 

Αξίζει να σημειωθεί ότι για κάθε τύπο σύμβασης έχει αποτυπωθεί το σύνολο της πληροφορίας που είναι απαραίτητη για την υποβολή ολοκληρωμένων αιτημάτων έγκρισης απασχόλησης προσωπικού. 

Πιο συγκεκριμένα παρατίθενται τα

• δικαιολογητικά που απαιτούνται από τον απασχολούμενο, 
• δικαιολογητικά/διευκρινήσεις σχετικά με τον τρόπο επιλογής του συμβαλλόμενου και 
• διευκρινήσεις για τις συμβάσεις απασχόλησης με τον συγκεκριμένο τύπο σύμβασης

Όταν το αίτημα συμπληρώνεται κατόπιν διαδικασίας πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος, ο συμβαλλόμενος που επιλέγεται στο αίτημα του Επιστημονικού υπευθύνου εμφανίζεται στην ερευνητική ομάδα του έργου (Μενού Αριστερά Παρακολούθηση έργων/Ερευνητικές ομάδες) και τα στοιχεία απασχόλησης (πχ ειδικότερη απασχόληση, ενότητες εργασίας, διάρκεια) θα πρέπει να συμβαδίζουν με τους όρους της πρόσκλησης για την επιλογή του υποψηφίου, όπως αναρτήθηκε στην ιστοσελίδα της ΕΕ και στο πρόγραμμα Διαύγεια. 

Η καταχώρηση συνδέεται με την ονοματισμένη θέση της ερευνητικής ομάδας.

Τα αιτήματα των ονομαστικών καταστάσεων που υποβάλλονται μέσω web-resCom, και για τα οποία έχει σταλεί ενημέρωση για την ύπαρξη λαθών ή εκκρεμοτήτων, θα πρέπει να τακτοποιούνται εντός 2-3 ημερών από τη αποστολή της επικοινωνίας, ώστε να εξεταστούν κατά τη Συνεδρίαση του Επταμελούς Οργάνου του ΕΛΚΕ.

Σε περίπτωση που οι εκκρεμότητες δεν αποσταλούν άμεσα και τελικά παρέλθει η ημερομηνία έναρξης απασχόλησης που δηλώθηκε, τα αιτήματα θα διαγράφονται αυτόματα και θα πρέπει να υποβληθούν εκ νέου.

Κατά τη διαδικασία της επιλογής τύπου σύμβασης στο web-resCom, σε περίπτωση που δεν εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα ο τύπος σύμβασης που θα προκύψει από την αναζήτησή σας στην βοηθητική εφαρμογή, παρακαλούμε να ελέγξετε:

• ότι έχετε επιλέξει στο πάνω μέρος της σελίδας τη σωστή «Κατηγορία Ονομαστικής Κατάστασης»
• ότι υπάρχει υπόλοιπο στην κατηγορία δαπάνης του συνολικού προϋπολογισμού που αντιστοιχεί ο τύπος σύμβασης.

Αν ισχύουν οι παραπάνω προϋποθέσεις και εξακολουθεί να μην εμφανίζεται ο προτεινόμενος τύπος σύμβασης παρακαλούμε να επικοινωνήσετε με το τμήμα συμβάσεων προσωπικού στο hr@rc.auth.gr.

Εάν το φυσικό πρόσωπο δεν είχε πρότερη συναλλαγή με τον ΕΛΚΕ, ενδεχομένως τα στοιχεία του να μην υπάρχουν στη βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος. Κάνοντας αναζήτηση με το ΑΦΜ του συμβαλλόμενου ο χρήστης (ΕΥ ή συνεργάτης) πρέπει να επιβεβαιώσει ότι τα στοιχεία δεν είναι καταχωρημένα στο resCom πριν ενημερώσει τον αποδέκτη να δημιουργήσει  καρτέλα προσώπου στη βάση δεδομένων του ΕΛΚΕ. 

Η δημιουργία νέας καρτέλας προσώπου στη βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά στην διεύθυνση https://webrescom.rc.auth.gr/createPass.aspx από ίδιο το φυσικό πρόσωπο, εφόσον διαθέτει ελληνικό ΑΦΜ και ΑΜΚΑ και αφού επισυνάψει  

• α) φωτοτυπία της ταυτότητας του και από τις δυο όψεις, και
• β) το έντυπο Ατ.13 - Αίτηση φυσικού προσώπου για πίστωση τραπεζικού λογαριασμού για ταυτοποίηση του τραπεζικού λογαριασμού του.

Δεν είναι δυνατή η υποβολή ονομαστικής κατάστασης (αιτήματος απασχόλησης) όταν τα προσωπικά στοιχεία του αποδέκτη-απασχολούμενου που διατηρούνται στη βάση δεδομένων του ΕΛΚΕ παρουσιάζουν ελλείψεις (πχ Πατρώνυμο, Μητρώνυμο, Αρ. Αστ. Ταυτότητας, ΑΜΚΑ, αριθμός Τραπεζικού Λογαριασμού, Δ.Ο.Υ.  ταχ. διεύθυνση και email αποδέκτη). 
 
Η ενημέρωση των προσωπικών στοιχείων του απασχολούμενου γίνεται από το ίδιο το φυσικό πρόσωπο με αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr. Για την ενημέρωση του Τραπεζικού Λογαριασμού απαραίτητο είναι το έντυπο Ατ.13 και εφόσον λείπει μόνο η ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας, το έντυπο Ατ.11. Προσθήκη ή αλλαγή διεύθυνσης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πραγματοποιείται απευθείας από τον χρήστη και από την υπηρεσία "αλλαγή email" στο Μενού "Καρτέλα χρήστη" του webresCom.

Η σύναψη συμβάσεων εργασίας πραγματοποιείται πάντα σχεδόν σε συνεννόηση με το τμήμα μισθοδοσίας. Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr το έντυπο Δ7 αφού το συμπληρώσει και υπογράψει ψηφιακά.

Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr το έντυπο Δ6 αφού το συμπληρώσει και υπογράψει ψηφιακά, επισυνάπτοντας και το Αίτημα για λήψη της ημερήσιας ή χιλιομετρικής αποζημίωσης. 

Η ηλεκτρονική διαδικασία δημιουργίας νέας καρτέλας προσώπου στη βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος απαιτεί το φυσικό πρόσωπο να διαθέτει ελληνικό ΑΦΜ και ΑΜΚΑ. Επομένως, η ηλεκτρονική καταχώρηση φορολογικών κατοίκων εξωτερικού δεν είναι εφικτή. Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr το έντυπο Δ6 αφού το συμπληρώσει και υπογράψει ψηφιακά.

Σύναψη σύμβασης με απασχολούμενους που σε προηγούμενες συναλλαγές με τον ΕΛΚΕ είχαν διαφορετική ιδιότητα ή σχέση εργασίας και ο τύπος απασχόλησης που πρέπει να χρησιμοποιηθεί δεν εμφανίζεται στις επιλογές του χρήστη κατά την υποβολή αιτήματος απασχόλησης.

Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να επικοινωνήσετε σχετικά με το πρόβλημα στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr .

Υπογραφή συμβάσεων web-resCom

Η ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης δεν μπορεί να είναι προγενέστερη από την ημερομηνία υπογραφής από το τελευταίο από τα συμβαλλόμενα μέρη.

1. Με την έγκριση της σύμβασης η/ο συμβαλλόμενη/ος, λαμβάνει ενημέρωση από το πληροφοριακό σύστημα μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι μπορεί να συνδεθεί στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες του web-resCom με τους προσωπικούς του κωδικούς, να κατεβάσει τη σύμβασή της/του και να την υπογράψει ψηφιακά. 
2. Οι συμβάσεις είναι διαθέσιμες στο μενού: «Καρτέλα χρήστη» στη σελίδα «Οι συμβάσεις μου». 
   
3. Η/O συμβαλλόμενη/ος, επιλέγει κάθε φορά την εκάστοτε ανυπόγραφη σύμβαση και εφόσον χρειάζεται υπογραφή, εμφανίζεται η επιλογή «εκτύπωση ανυπόγραφης σύμβασης», από όπου μπορεί να κατεβάσει το έγγραφο σε μορφή pdf. Το αρχείο αυτό φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του ΕΛΚΕ και δεν είναι δυνατή καμία επεξεργασία πλην της ψηφιακής υπογραφής από τον απασχολούμενο.
   
4.  Η/ο συμβαλλόμενη/ος υπογράφει ψηφιακά (με πιστοποιημένη ψηφιακή υπογραφή τύπου Α) το pdf της σύμβασης ακολουθώντας τις οδηγίες του ΚΗΔ. Εναλλακτικά, μπορεί να βεβαιώσει ψηφιακά τη σύμβαση μέσω της διαδικτυακής πύλης gov.gr ως εξής
   • Ο συμβαλλόμενος εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και μεταφορτώνει τη σύμβασή του σε μορφή .pdf.
   • Μετά την ηλεκτρονική επαλήθευση της ταυτότητας του , αποτυπώνεται στο έγγραφο ο μοναδικός αναγνωριστικός κωδικός επαλήθευσης και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
   •  Η/Ο συμβαλλόμενη/ος εισέρχεται στο web-resCom επιλέγει «υποβολή υπογεγραμμένου αντιγράφου», επιλέγει το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο προς επισύναψη και πατάει το «Αποθήκευση».
   • Το αίτημα πρωτοκολλείται και εφόσον ελεγχθεί,  προωθείται προς ψηφιακή υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
   • Μόλις η σύμβαση υπογραφεί και εκ μέρους του ΕΛΚΕ, η/ο συμβαλλόμενη/ος λαμβάνει νέα ενημέρωση για να συνδεθεί στην ίδια σελίδα και να κατεβάσει σε μορφή pdf την ψηφιακά υπογεγραμμένη σύμβαση.
   • Για κάθε τροποποίηση της σύμβασης απασχόλησης ακολουθείται η ίδια διαδικασία.

Προσοχή! Γϊνονται δεκτές μόνο πιστοποιημένες ψηφιακές υπόγραφες τύπου Α ή μέσω gov. Για υπογραφές μέσω Adobe Acrobat, κατά τη διαδικασία της ψηφιακής υπογραφής του αρχείου ΔΕΝ πρέπει να είναι επιλεγμένο 'Lock Document After Signing' ώστε να είναι εφικτή η υπογραφή του από τον ΕΛΚΕ! 

'Ολες/όλοι οι απασχολούμενες/οι, έχουν τη δυνατότητα να εκδώσουν ψηφιακή υπογραφή τύπου Α ακολουθώντας τις οδηγίες της ανακοίνωσης του Κέντρου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και μέσω του web-resCom, να υπογράψουν και να παραλάβουν τη σύμβασή τους με τον ΕΛΚΕ.

Οι συμβάσεις απασχόλησης προσωπικού στο πλαίσιο έργων που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ μπορούν να υπογράφονται εναλλακτικά και μέσω της διαδικτυακής πύλης gov.gr, επιλέγοντας την ενότητα «ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου» και ακολουθώντας την διαδικασία που περιγράφεται εδώ.

Στις παρακάτω περιπτώσεις υποβάλλεται και εγκρίνεται το αίτημα απασχόλησης αλλά δεν απαιτείται υπογραφή σύμβασης με τον συμβαλλόμενο για : 

1. ανάθεση πρόσθετης απασχόλησης στα μέλη του υφιστάμενου προσωπικού του Α.Π.Θ. στο πλαίσιο έργων που οι δαπάνες αμοιβών δεν συνδέονται με τον χρόνο απασχόλησης (χρονοχρέωση) με εξαίρεση την διδασκαλία των μελών ΔΕΠ στα έργα ΠΜΣ, ΞΠΣ, ΚΕΔΙΒΙΜ
2. ιδία συμμετοχή μελών ΔΕΠ
3. βραβεία 
4. Εκμετάλλευση Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας (μέλη ΔΕΠ ή πρώην μέλη ΔΕΠ - τύπος σύμβασης β5.η   - Καταβολή πνευματικών-συγγραφικών δικαιωμάτων και εκμετάλλευση διπλώματος ευρεσιτεχνίας )
5. ημερήσια ή χιλιομετρική αποζημίωση για τρίτους σε μορφή αμοιβής 
6. αποζημίωση εξόδων διαβίωσης δικαιούχων φοιτητών για μετακίνηση για πρακτική άσκηση Erasmus+ 

Στις παρακάτω περιπτώσεις οι συμβάσεις απασχόλησης προσωπικού γίνονται δεκτές εντύπως με πρωτότυπη υπογραφή και κατάθεση στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ (υπόψιν τμήματος Ανθρωπίνων πόρων): 

1. Φοιτητής σε πρακτική άσκηση του έργου "Πρακτική Άσκηση Φοιτητών Α.Π.Θ." 
2. Φοιτητής σε πρακτική άσκηση σε έργο ΠΜΣ (υπογράφεται 4μερές ειδικό κείμενο σύμβασης - ειδική σύμβαση εργασίας για πρακτική άσκηση του Μεταπτυχιακού στα πλαίσια του ΠΜΣ).
3. αλλοδαπός ερευνητής με σύμβαση στη κατηγορίας β5.θ   - Αλλοδαπός με Τιμολόγιο Λήψης Υπηρεσιών (παρακράτηση φόρου 20%).