Σύνοψη
Φυσικό αντικείμενο. Χρονική διάρκεια έργων
Υλοποίηση φυσικού αντικειμένου έργου: Ενότητες εργασίας - Παραδοτέα
Ολοκλήρωση φυσικού αντικειμένου έργου
Οικονομικό αντικείμενο. Έσοδα έργου - Ροή Χρηματοδότησης
Χρηματοδότηση έργο σε ποσοστό μικρότερο του 100%.
Ταμειακές διευκολύνσεις έργων
Ολοκλήρωση οικονομικού αντικειμένου έργου
Αξιοποίηση διαθέσιμου ταμειακού υπολοίπου
Φυσικό αντικείμενο. Χρονική διάρκεια έργων
Η χρονική διάρκεια υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου κάθε έργου καθορίζεται στη σύμβαση χρηματοδότησης ή τη διοικητική πράξη έγκρισής του ή/και στην απόφαση αποδοχής διαχείρισης έργου της Επιτροπής.
Η χρονική διάρκεια έργων, όταν το φυσικό αντικείμενο δεν έχει ολοκληρωθεί και εφόσον συντρέχουν λόγοι, δύναται να τροποποιείται με απόφαση της Επιτροπής εφόσον υπογράφεται τροποποιητική σύμβαση με τον φορέα χρηματοδότησης ή εκδίδεται νέα κανονιστική πράξη.
Όταν δεν δύναται να υπογραφεί τροποποιητική σύμβαση, η χρονική διάρκεια του έργου μπορεί να τροποποιηθεί με απόφαση της Επιτροπής ύστερα από την υποβολή αιτήματος από την/τον ΕΥ μέσω της φόρμας "Αίτημα παράτασης έργου από Φορέα Χρηματοδότησης", η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom. Απαιτείται η σύμφωνη γνώμη του φορέα χρηματοδότησης.
Όταν η χρονική διάρκεια του έργου δεν καθορίζεται σε σύμβαση χρηματοδότησης ή στη διοικητική πράξη έγκρισής του έργου, τότε δύναται να τροποποιείται με απόφαση της Επιτροπής, ύστερα από την υποβολή αιτήματος από την/τον ΕΥ μέσω της φόρμας "Αίτημα παράτασης φυσικού αντικειμένου" η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom. Επισυνάπτονται συμπληρωματικά
- απόφαση του αρμοδίου οργάνου εφόσον πρόκειται για έργο τομέα ή τμήματος
- ΦΕΚ τροποποίησης εφόσον πρόκειται για έργο ΠΜΣ.
Υλοποίηση φυσικού αντικειμένου έργου: Ενότητες εργασίας - Παραδοτέα
Για τα έργα των οποίων το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο έχει οργανωθεί σε διακριτές φάσεις καταχωρούνται στο πληροφοριακό σύστημα οι ενότητες/πακέτα εργασίας και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης αυτών καθώς και τα παραδοτέα και ημερομηνία υποβολής τους. Στην περίπτωση συνεργατικών έργων καταχωρούνται οι ενότητες εργασίας και τα παραδοτέα που εμπλέκεται άμεσα η ομάδα έργου του ΑΠΘ. Οι συμβάσεις των απασχολούμενων συνδέονται με ενότητες εργασίας και παραδοτέα συσχετίζοντας το υλοποιούμενο παραχθέν έργο με αυτές (αποτύπωση ωρών απασχόλησης ανά πακέτο εργασίας). Όταν το ΑΠΘ είναι συντονιστής καταχωρούνται όλες οι ενότητες εργασία και τα παραδοτέα του έργου.
Η/Ο ΕΥ λαμβάνει αυτόματη ενημέρωση από το σύστημα πριν την προθεσμία ολοκλήρωσής του κάθε παραδοτέου. Η/Ο ΕΥ είναι υπεύθυνη/ος για την έγκαιρη σύνταξη και υποβολή των πάσης φύσεως εκθέσεων προόδου του φυσικού αντικειμένου έργου, καθώς οφείλει να είναι συνεπής ως προς την προσήκουσα και εμπρόθεσμη υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου του έργου ενημερώνοντας παράλληλα και τον Φορέα Χρηματοδότησης. Η υποβολή των επιστημονικών παραδοτέων, όπως περιγράφονται στο Τεχνικό Δελτίο Έργου ή στη σύμβαση χρηματοδότησης, πραγματοποιείται μέσω του web-resCom. Σημειώνεται ότι η ουσιαστική ποσοτıκή καı ποıοτıκή παραλαβή των παραδοτέων των έργων πραγματοποιείται από τον Φορέα Χρηματοδότησης.
Σε συμφωνία με τις συμβατικές υποχρεώσεις που ορίζονται στο οδηγό διαχείρισης έργου ή στη σύμβαση χρηματοδότησης υποβάλλονται στον φορέα χρηματοδότησης περιοδικοί ή τελικοί οικονομικοί απολογισμοί με αναλυτική ή συγκεντρωτική αναφορά δαπανών ανά κατηγορία δαπάνης ή/και ανά ενότητα εργασίας. Το αρμόδιο τμήμα παρακολούθησης συντάσσει την οικονομική έκθεση σε συνεργασία με την/τον ΕΥ του έργου.
Η υποβολή παραδοτέων στον ΕΛΚΕ είναι υποχρεωτική ακόμη και αν η/ο ΕΥ έχει δεσμευτεί με σύμβαση εμπιστευτικότητας (ή αλλιώς «συμφωνητικό εχεμύθειας») σχετικά με τα αποτελέσματα του έργου. Σε αυτή την περίπτωση η/ο ΕΥ υποβάλλει συνημμένα έγγραφο γνωστοποίησης του συμφωνητικού. Ο ΕΛΚΕ διατηρεί τα παραδοτέα στον φάκελο του έργου και δεν τα γνωστοποιεί ή τα κοινολογεί σε οποιονδήποτε τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο.
Ολοκλήρωση φυσικού αντικειμένου έργου
Το φυσικό αντικείμενο του έργου ολοκληρώνεται με την υποβολή και αποδοχή όλων των παραδοτέων, όπου απαιτούνται και της τελικής έκθεσης. Μετά την ολοκλήρωση του έργου και το αργότερο εντός ενός μηνός, η/ο ΕΥ υποβάλλει στη Μ.Ο.Δ.Υ. "Τελικό Επιστημονικό Απολογισμό του έργου", ο οποίος αποτελεί παραδοτέο όλων των έργων και κοινοποιείται στη Συνεδρίαση του Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών. Υποβάλλεται συμπληρώνοντας τη φόρμα «Υποβολή τελικού επιστημονικού απολογισμού έργου - Δ9» του web-resCom και επισυνάπτοντας συμπληρωμένο το έντυπο Δ9.
Οικονομικό αντικείμενο. Έσοδα έργου - Ροή Χρηματοδότησης
Ο τρόπος και το χρονοδιάγραμμα καταβολής της χρηματοδότησης ενός έργου περιγράφεται απαραιτήτως στην σύμβαση/ απόφαση χρηματοδότησης του έργου. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, μεριμνά για την ομαλή χρηματοδότηση του έργου από τον φορέα χρηματοδότησης.
Σε πολλά έργα επιχορήγησης δαπανών διατίθεται προχρηματοδότηση, δηλαδή προκαταβάλλονται χωρίς να απαιτείται αντιστοίχιση με δαπάνες που έχουν πραγματοποιηθεί, δηλωθεί και επαληθευθεί, προκειμένου να διασφαλισθεί ρευστότητα στους δικαιούχους. Εντός ορισμένου χρόνου από την υπογραφή της Σύμβασης Χρηματοδότησης και την προσκόμιση των δικαιολογητικών που απαιτούνται, η Εθνική Μονάδα Συντονισμού ή Ευρωπαϊκή Επιτροπή καταβάλλει σε κάθε εταίρο χωριστά ή στον Συντονιστή το σύνολο της προχρηματοδότησης που ισούται με ποσοστό που περιγράφεται στην οικεία σύμβαση. Στη δεύτερη περίπτωση ο συντονιστής με τη σειρά του έχει υποχρέωση να κατανείμει τα ποσά στους εταίρους.
Ο συντονιστής σε συνεργασία με το αρμόδιο τμήμα της παρακολούθησης έργων υποβάλλει ενδιάμεσες εκθέσεις φυσικού και οικονομικού αντικειμένου, σε χρονικά διαστήματα που ορίζονται από τη σύμβαση. Με βάση αυτές παρακολουθείται από τον φορέα η εξέλιξη του έργου προς πιστοποίηση. Εφόσον ικανοποιούνται οι όροι για την εκταμίευση ο Φορέας Χρηματοδότησης προχωρά σε ενδιάμεσες πληρωμές.
Η τελική δόση (αποπληρωμή) καταβάλλεται μετά από έλεγχο – επαλήθευση της ολοκλήρωσης του έργου, ως προς το φυσικό και ως προς το οικονομικό του αντικείμενο, την οριστική παραλαβή του από το Φορέα Χρηματοδότησης. Το ύψος της αποπληρωμής εξαρτάται από τις πιστοποιημένες δαπάνες του έργου και από τις ήδη καταβληθείσες δόσεις σε συνδυασμό με την ικανοποίηση ή όχι των απαιτήσεων της Απόφασης Χορήγησης Χρηματοδότησης.
Χρηματοδότηση έργο σε ποσοστό μικρότερο του 100%.
Στις περιπτώσεις που ο κύριος φορέας χρηματοδότησης χρηματοδοτεί το έργο σε ποσοστό μικρότερο του 100%, η/ο ΕΥ οφείλει να ρυθμίσει την υπολειπόμενη χρηματοδότηση. Η ιδία συμμετοχή του Α.Π.Θ. σε χρηματοδοτούμενα έργα/προγράμματα καλύπτεται κατά κύριο λόγο από τις τακτικές αποδοχές του υφιστάμενου ακαδημαϊκού- ερευνητικού προσωπικού, δηλώνοντας τις ώρες απασχόλησης στο ερευνητικό έργο στα πλαίσια του υποχρεωτικού ωραρίου εργασίας. Με απόφαση της επιτροπής ερευνών ορίστηκαν τα ποσοστά του παραγωγικού χρόνου που δύναται να αφιερώνουν τα μέλη Δ.Ε.Π όλων των βαθμίδων και τα μέλη Ε.Δ.Ι.Π. και Ε.Τ.Ε.Π. με σκοπό την κάλυψη της ιδίας συμμετοχής.
Ταμειακές διευκολύνσεις έργων
Συχνά τα έργα δεν διαθέτουν επαρκές ταμειακό υπόλοιπο για την πληρωμή των δαπανών τους. Προκειμένου να διασφαλισθεί η απρόσκοπτη υλοποίησή τους η/ο ΕΥ δύναται να καταθέσει προς εξέταση από τον Πρόεδρο της Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης
- αίτημα για χορήγηση ταμειακής διευκόλυνσης από περιουσιακά ταμειακά διαθέσιμα του ΕΛΚΕ συμπληρώνοντας τη φόρμα από της "Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες"/"Δάνεια"/"Νέο αίτημα" του web-resCom. Το αίτημα υποβάλλεται για την εξόφληση ήδη δεσμευμένων και καταχωρημένων αιτημάτων πληρωμής αμοιβών και δαπανών.
- αίτημα για χορήγηση ταμειακής διευκόλυνσης μεταξύ δυο έργων μέσω της φόρμας "Αίτημα μεταφοράς ποσού μεταξύ έργων (εσωτερικός δανεισμός)" η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom. Το αίτημα δύναται να εγκριθεί με την επιφύλαξη των ειδικών κανόνων διαχείρισης που διέπουν το έργο που παρέχει την ταμειακή διευκόλυνση (πχ δεν μπορεί να είναι συγχρηματοδοτούμενο ή επιχορήγησης δαπανών από δημοσίους φορείς).
Κατ’ εξαίρεση, η ταμειακή διευκόλυνση χορηγείται οίκοθεν από την Επιτροπή χωρίς σχετικό αίτημα της/του ΕΥ σε έργα που δεν έχουν επαρκές ταμειακό υπόλοιπο για την κάλυψη παρακάτω υποχρεώσεων:
- Για την πληρωμή/απόδοση φόρων, τελών ή εισφορών που επιβάλλονται από την ισχύουσα νομοθεσία
- Για την πληρωμή δαπανών απασχόλησης προσωπικού με σύμβαση έργου ή εργασίας ορισμένου χρόνου, που έχει ενταχθεί στη ρύθμιση της διάταξης της παρ.9 του άρθρου 39 του ν.4387/2016.
- Για την πληρωμή ΟΛΩΝ των δαπανών στο πλαίσιο έργων για τα οποία ο Φορέας Χρηματοδότησης απαιτεί την εξόφληση των δαπανών (ΕΣΠΑ, Έργα του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, ΕΛΙΔΕΚ, κλπ.)
- Για την πληρωμή δαπανών απασχόλησης προσωπικού με σύμβαση έργου και την αποζημίωση μετακινήσεων όλων των μελών των ερευνητικών ομάδων αποκλειστικά σε έργα Ευρωπαϊκής Χρηματοδότησης (HORIZON, EU Programmes, Erasmus, κλπ.).
Ολοκλήρωση οικονομικού αντικειμένου έργου
Το οικονομικό αντικείμενο του έργου ολοκληρώνεται αφού έχει ολοκληρωθεί το φυσικό αντικείμενο και μετά την κατάθεση της αποπληρωμής ή την επιστροφή τυχόν πλεονάζουσας επιχορήγησης, την διευθέτηση της χρηματοδότησης τυχόν καταλογισμών και την οικονομική εκκαθάριση του έργου. Κατά τη διαδικασία οικονομικής εκκαθάρισης του έργου, οριστικοποιείται ο τελικός προϋπολογισμός του έργου στο σύνολο της καταβληθείσας χρηματοδότησης.
Σε περίπτωση που κατά την υλοποίηση του έργου προκύψουν μη επιλέξιμες ή/και μη νόμιμες/κανονικές δαπάνες από μη συμμόρφωση της/του ΕΥ, τα αντίστοιχα ποσά βαρύνουν τον ίδιο και αναζητούνται από αυτόν. Για την κάλυψη νόμιμων δαπανών, που όμως χαρακτηρίζονται από τον φορέα χρηματοδότησης μη επιλέξιμες είναι δυνατή η μεταφορά πιστώσεων/δαπανών από ένα έργο σε άλλο μετά από αίτημα της του ΕΥ και απόφαση της Επιτροπής. Η/Ο ΕΥ υποβάλει το αίτημα μέσω της φόρμας "Αίτημα για υπερβάλλουσα κράτηση" η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom.
Αξιοποίηση αδιάθετου ταμειακού υπολοίπου έργων/προγραμμάτων
Περίπτωση 1. Η υλοποίηση αποκλειστικά του οικονομικού αντικειμένου του έργου δύναται να παρατείνεται μέχρι και δύο (2) έτη μετά την λήξη του φυσικού αντικειμένου, με απόφαση της Επιτροπής ύστερα από σχετικό αίτημα της/του ΕΥ, εφόσον πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- το φυσικό αντικείμενο του έργου έχει ολοκληρωθεί και έχει υποβληθεί ο τελικός επιστημονικός απολογισμός του έργου (για κλινικές μελέτες απαιτείται επιπλέον η βεβαίωση ολοκλήρωσης από τον χρηματοδότη) και
- υπάρχει διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο.
Η παράταση χορηγείται αποκλειστικά για την εκπλήρωση των εκκρεμών νομικών δεσμεύσεων και για τη διάχυση των αποτελεσμάτων του έργου. Η/Ο ΕΥ υποβάλει το αίτημα μέσω της φόρμας "Αίτημα παράτασης οικονομικού αντικειμένου" η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom.
Περίπτωση 2. Όταν υπάρχει διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο και πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- το φυσικό αντικείμενο του έργου έχει υλοποιηθεί,
- δεν υφίστανται εκκρεμείς νομικές δεσμεύσεις, και
- δεν προβλέπεται από το κανονιστικό πλαίσιο ή τη σύμβαση χρηματοδότησης του έργου/προγράμματος η επιστροφή του αδιάθετου ταμειακού υπολοίπου
η/ο ΕΥ δύναται να αιτηθεί τη χρησιμοποίησή του για χρηματοδότηση ερευνητικών δραστηριοτήτων της/του ίδιας/ιδίου και της ερευνητικής ομάδας του, καταθέτοντας πρόταση διάθεσής του για δράσεις με στόχο την υποστήριξη της έρευνας (έργο υπεραξίας) άρθρο 241 του Ν.4957/2022.
Το αίτημα υποβάλλεται μέσω της φόρμας "Αίτημα μεταφοράς ταμειακού υπολοίπου σε έργο Υπεραξίας", η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω του web-resCom. Η ενέργεια εκκινεί τη διαδικασία οικονομικής εκκαθάρισης του έργου.
Το ταμειακό υπόλοιπο έργου, που δεν έχει μεταφερθεί σε έργο υπεραξίας και δεν έχει υποβληθεί αίτημα παράτασης οικονομικού αντικειμένου του έργου, εντάσσεται στα περιουσιακά ταμειακά διαθέσιμα του ΕΛΚΕ;
Αιτήματα παράτασης φυσικού αντικειμένου έργων
"Αίτημα παράτασης φυσικού αντικειμένου" υποβάλλεται από ΕΥ μόνο σε συγκεκριμένες κατηγορίες έργων
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα παράτασης φυσικού αντικειμένου", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Το αίτημα υποβάλλεται για
- Έργα με Φορέα Χρηματοδότησης την Επιτροπή Ερευνών
- έργα που επιχορηγούνται άμεσα από τον ΕΛΚΕ κατόπιν αιτήματος του ΕΥ,
- έργα υπεραξίας,
- έργα πιστοποίησης εργαστηρίων,
- έργα για χρηματοδότηση συνεδρίου.
- Έργα πολλαπλών χρηματοδοτήσεων
- έργα δωρεών/χορηγιών από διαφόρους φορείς,
- έργα παροχής υπηρεσιών με χρηματοδότηση από ιδιώτες, ή δημόσιους φορείς,
- έργα εργαστηρίων.
- Έργα τμημάτων
- έργα τμημάτων για διαχείριση του ποσοστού % των εσόδων ΠΜΣ
- Αυτοχρηματοδοτούμενα έργα
- συνδρομές για πρόσβαση σε προϊόντα, σε επιστημονικά δεδομένα, υπηρεσίες,
- συνδρομές για παρακολούθηση συνεδρίων, εκπαιδευτικά σεμινάρια
- Πληρωμές διδάκτρων σε ΠΜΣ (μόνο εφόσον υπάρχει ανανέωση του ΦΕΚ),
- ΚΕΔΙΒΙΜ (παράταση σε ήδη εγκεκριμένο κύκλο).
Η παράταση εισάγεται στο σύστημα μετά την εγκριτική απόφαση της Επιτροπής.
Αίτημα Τροποποίησης /Παράτασης Κύριας Σύμβασης
Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr της έναρξης έργων προς έγκριση και υπογραφή "Tροποποιητική σύμβαση με τον φορέα χρηματοδότησης" ήτοι «Συμφωνητικό Τροποποίησης» ή «Συμφωνητικό Παράτασης» ή « Ανανέωση Σύμβασης» ή «Συμφωνητικό Παράτασης – Τροποποίησης» «Τροποποίηση Σύμβασης» ή «Amendement το Partnership Agreement» απαραιτήτως πριν τη λήξη της αρχικής σύμβασης.
Στο κείμενο αναφέρεται …«Συμφωνείται
- η παράταση της διάρκειας ισχύος της σύμβασης είτε
- η παράταση του χρόνου διάρκειας της αρχικής σύμβασης είτε
- η επέκταση του φυσικού αντικειμένου του έργου καθώς και η συνακόλουθη επέκταση της διάρκειας υλοποίησης μέχρι …
Επιπλέον με την τροποποίηση της σύμβασης ενδέχεται να συμφωνείται και η
- επέκταση του αντικειμένου μελέτης
- τροποποίηση του ποσού χρηματοδότησης
Η παράταση εισάγεται στο σύστημα μετά την εγκριτική απόφαση της Επιτροπής και την υπογραφή της σύμβασης.
Παράταση με απόφαση από τον φορέα χρηματοδότησης
Η διαχειριστική αρχή/ φορέας χρηματοδότησης ή η/ο ΕΥ κοινοποιεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr της έναρξης έργων τα απαραίτητα δικαιολογητικά τα οποία τεκμηριώνουν την παράταση από τον Φορέα Χρηματοδότησης
- Υπογεγραμμένα Αmendment,
- Τροποποιήσεις Απόφασης Ένταξης ή Απόφασης Χρηματοδότησης,
- αλληλογραφία με Διαχειριστική αρχή,
- υλικό από τις πλατφόρμες διαχείρισης
Η παράταση εισάγεται στο σύστημα μετά την εγκριτική απόφαση της Επιτροπής.
"Αίτημα παράτασης έργου από Φορέα Χρηματοδότησης"
Το αίτημα υποβάλλεται στην περίπτωση έργων παροχής υπηρεσιών ή δωρεών, όταν δεν είναι δυνατή η τροποποίηση της σύμβασης είτε επειδή το έργο έχει λήξει είτε δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί για τεχνικούς λόγους. Επισυνάπτεται επικοινωνία με Φορέα Χρηματοδότησης, Το αίτημα υποβάλλεται πάντα κατόπιν συνεννόησης με το ΓΝΥ.
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα παράτασης έργου από Φορέα Χρηματοδότησης", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Η παράταση εισάγεται στο σύστημα μετά την εγκριτική απόφαση της Επιτροπής.
Οργάνωση έργου σε Ενότητες/Πακέτα εργασίας. Παραδοτέα έργου
Επισκόπηση ενοτήτων εργασίας και παραδοτέων έργου από web-resCom
Η επισκόπηση τόσο των Ενοτήτων/Πακέτων Εργασίας όσο και των παραδοτέων των έργων μπορεί να γίνει από το Μενού αριστερά Παρακολούθηση Έργων\Πακέτα εργασίας - Διακριτά.
Επιλέγοντας το έργο εμφανίζεται πίνακας με τον κωδικό την περιγραφή και τη διάρκεια των ενοτήτων/πακέτων εργασίας όπως έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα.
Πατώντας πάνω σε κάθε γραμμή του πίνακα εμφανίζονται ο κωδικός και η περιγραφή του παραδοτέου καθώς και η πιθανή ημερομηνία ολοκλήρωσης αυτού.
Η/Ο ΕΥ θα πρέπει να ελέγχει την τήρηση του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος σε σχέση με τις υποχρεώσεις που αποτυπώνονται στη σύμβαση- Τεχνικό παράρτημα έργου και σε περίπτωση που είναι εμφανής η καθυστέρηση θα πρέπει να κάνει τις απαραίτητες ενέργειες προς τον Φορέα Χρηματοδότησης για επαναπροσδιορισμό του χρόνου υλοποίησης του έργου.
Η τροποποίηση του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης των ενοτήτων εργασίας ενός έργου, με την επιφύλαξη πάντα των ειδικών κανόνων διαχείρισης πλαισίου χρηματοδότησης, αποτελεί ενέργεια που μπορεί να εγκριθεί με τη σύμφωνη του Συντονιστή του έργου.
Περιορισμός ενοτήτων και παραδοτέων σε αυτά που συμμετέχει η ομάδα έργου
Στην περίπτωση των συνεργατικών έργων που στο τεχνικό δελτίο του έργου δεν είναι ξεκάθαρο σε ποιες ενότητες εργασίας και παραδοτέα έχει άμεση συμμετοχή η ερευνητική ομάδα του ΑΠΘ, θα πρέπει η/ο ΕΥ να αποστείλει έγγραφο στο projects@rc.auth.gr με το οποίο να αποσαφηνίζεται η συμμετοχή της ομάδας του ΑΠΘ, ως προς τις ενότητες εργασίας και τα παραδοτέα του έργου.
Για οποιαδήποτε τροποποίηση των στοιχείων του φυσικού αντικειμένου πχ διάρκεια, προϋπολογισμός, πραγματοποιείται με την αποστολή εγγράφου στο projects@rc.auth.gr μαζί με το τεκμηριωτικό υλικό βάσει του οποίου αιτείται η/ο ΕΥ τις αλλαγές, σύμφωνα με τους κανόνες που επιβάλει ο οδηγός διαχείρισης του πλαισίου χρηματοδότησης.
Στοιχεία web-resCom για υπολογισμό ανθρωποπροσπάθειας ανά ενότητα και ανά παραδοτέο
Η επισκόπηση τόσο των παραδοτέων των έργων μπορεί να γίνει από το Μενού αριστερά Παρακολούθηση Έργων\Δυναμικές Αναζητήσεις και επιλέγοντας την αναζήτηση «Αναζήτηση πακέτων εργασίας και παραδοτέων έργου».
Η αναζήτηση είναι ένα σημαντικό εργαλείο καθώς συνοψίζει τις ώρες που έχουν συμπληρωθεί ανά παραδοτέο του έργου στα μηνιαία φύλλα χρονοχρέωσης. Διαιρώντας τις ώρες ανά παραδοτέο με το 143,33 προκύπτουν οι Ανθρωπομήνες πού έχει εργαστεί η ομάδα έργου στο συγκεκριμένο παραδοτέο.
Από την πληροφορία αυτή μπορεί η/ο ΕΥ να παρακολουθήσει την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου ως προς τις ώρες που δηλώνουν οι εργαζόμενοι και εγκρίνει ο ίδιος.
Παρακολούθηση φυσικού αντικειμένου.
Η υποβολή των επιστημονικών παραδοτέων
Η υποβολή/επισύναψη των επιστημονικών παραδοτέων από την/τον ΕΥ πραγματοποιείται μέσω της φόρμας «Υποβολή περιοδικού επιστημονικού απολογισμού έργου» η οποία επιλέγεται και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά από "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του web-resCom.
Στο αίτημα εκτός από τη σύντομη περιγραφή του παραδοτέου ή των παραδοτέων που κατατίθενται πρέπει να αναφέρεται ξεκάθαρα ο κωδικός του παραδοτέου (τεχνικής έκθεσης) που επισυνάπτεται, όπως έχει εισαχθεί στο σύστημα (Δες επισκόπηση παραδοτέων μέσω web-resCom).
Υποβολή τελικού επιστημονικού απολογισμού έργου - Δ9
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στη ΜΟΔΥ την τελική έκθεση υλοποίησης (σύντομη, αλλά ακριβής περιγραφή του έργου, των αποτελεσμάτων και των παραδοτέων του) ως οφείλει, μετά την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου του έργου. Η έκθεση αυτή μπορεί να είναι αντίγραφο της τελικής έκθεσης που συντάσσεται για το Φορέα Χρηματοδότησης, όπου απαιτείται.
Η υποβολή/επισύναψη του τελικού παραδοτέου του έργου πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Υποβολή τελικού επιστημονικού απολογισμού έργου - Δ9", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Επισυνάπτεται επιπλέον το έντυπο Δ9, στο οποίο συμπληρώνονται στοιχεία για τα επιστημονικά αποτελέσματα της έρευνας, καθώς και σχετικές με το έργο δημοσιεύσεις ή ανακοινώσεις σε συνέδρια.
Διαχείριση ιδίας συμμετοχής
Πίνακας ιδίας συμμετοχής web-resCom
- Κατά την έναρξη του έργου εισάγονται σε χωριστή καρτέλα τα δεδομένα της ιδίας συμμετοχής που πρέπει να καλυφθεί σύμφωνα με το συμβόλαιο του έργου .
- Η/Ο ΕΥ μπορεί να δει την καρτέλα αυτή από την παρακολούθηση έργων – Ιδία συμμετοχή
Βλ. Συχνές ερωτήσεις: "Πώς μπορώ να καλύψω την ιδία συμμετοχή;"
Κάλυψη ιδίας συμμετοχής από ώρες απασχόλησης τακτικού διδακτικού προσωπικού
Ο χρήστης μπορεί να παρακολουθήσει όλη τη διαδικασία της διαχείρισης της ιδίας συμμετοχής στο βίντεο.
- Η/Ο ΕΥ γνωστοποιεί στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ την ερευνητική ομάδα που θα υλοποιήσει το έργο, όταν δεν καθορίζεται στο εγκεκριμένο Τεχνικό Παράρτημα του Έργου. Η ερευνητική ομάδα, που συμπεριλαμβάνει και τα μέλη του τακτικού προσωπικού που θα συμμετέχουν στο έργο στα πλαίσια της ιδίας συμμετοχής, καταχωρείται από τη ΜΟΔΥ στο πληροφοριακό σύστημα rescom.
- Η/Ο ΕΥ προχωρεί σε άμεση καταχώρηση αιτημάτων απασχόλησης ίδιας συμμετοχής μέσω web-rescom (για το υπόλοιπο της συνολικής αμοιβής της ιδίας συμμετοχής που δεν έχει συμβασιοποιηθεί σε κάθε μέλος της ομάδας).
Η Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης εγκρίνει την απασχόληση. Δεν υπάρχει υποχρέωση υπογραφής σχετικής σύμβασης. - Το μέλος της ομάδας έργου που απασχολείται στο έργο στα πλαίσια της ιδίας συμμετοχής του φορέα καταχωρεί ώρες απασχόλησης στο ηλεκτρονικό σύστημα δίδοντας έμφαση τόσο στην λεπτομερή καταγραφή των πεπραγμένων όσο και στον ορθό επιμερισμό των ωρών απασχόλησης στις διάφορες ενότητες, οι οποίες αναφέρονται στη σύμβαση. Το άθροισμα ιδίας συμμετοχής και λοιπών δραστηριοτήτων δεν μπορεί να υπερβαίνει το σύνολο της συμβατικής απασχόλησης της κάθε κατηγορίας προσωπικό που ανήκει ο απασχολούμενος. Επιπλέον, δεν επιτρέπεται η καταχώρηση ωρών κατ’ υπέρβαση του συνόλου των ωρών ιδίας συμμετοχής ανά κατηγορία προσωπικού σε επίπεδο εβδομάδας όπως αναφέρονται στον οδηγό διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
Πίνακας ορίων χρονοχρέωσης
Η ημερομηνία υποβολής του μηνιαίου φύλλου χρονοχρέωσης για την απασχόληση ιδίας συμμετοχής θα πρέπει έχει πραγματοποιηθεί πριν να παρέλθει διάστημα μεγαλύτερο του ενός (1) μήνα κατά μέγιστο από τον μήνα απασχόλησης.Περιγραφή Καθηγητές Μέλη Ε.Ε.Π / Ε.ΔΙ.Π. Μέλη Ε.Τ.Ε.Π ΙΔΑΧ/ Δημόσιοι Τρίτοι Ώρες ιδίας συμμετοχής ανά βδομάδα 9 8 5 0 Ν/Α έτος 387 344 215 0 Ν/Α - Με την υποβολή η/ο ΕΥ λαμβάνει αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας για να εγκρίνει το ΜΕΠΕ. Η/Ο ΕΥ εγκρίνει της ώρες που δηλώνονται στο έργο από τον απασχολούμενο
- Η/Ο ΕΥ μπορεί να παρακολουθεί συνολικά τις ώρες που δηλώνονται σε ιδία συμμετοχή από Παρακολούθηση/Δυναμικές Αναζητήσεις
Ταμειακά Διαθέσιμα. Ταμειακές διευκολύνσεις έργων
Ταμειακά διαθέσιμα web-resCom
Τα ταμειακά διαθέσιμα κάθε έργου παρακολουθούνται μέσω του κεντρικού πληροφοριακού συστήματος οικονομικής διαχείρισης. Ο χρήστης από το Μενού της Παρακολούθηση Έργων/Οικονομικός Απολογισμός μπορεί να δει τα οικονομικά στοιχεία του έργου.
Συγκεκριμένα ο δεύτερος πίνακας αποτυπώνει την ταμειακή κατάσταση του έργου.
Αλλά ο τελευταίος πίνακας περιέχει επιπλέον την πληροφορία του ταμειακού υπολοίπου στο έργο.
Αίτημα χορήγησης ταμειακής διευκόλυνσης από περιουσιακά ταμειακά διαθέσιμα του ΕΛΚΕ
Σε έργα που δεν διαθέτουν επαρκές ταμειακό υπόλοιπο για την πληρωμή των δαπανών τους, προκειμένου να διασφαλισθεί η απρόσκοπτη υλοποίησή τους χορηγούνται ταμειακές διευκολύνσεις, ύστερα από σχετικό αίτημα της/του ΕΥ, που εγκρίνεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης, στις ακόλουθες περιπτώσεις:
- Για την πληρωμή αμειβομένων με σύμβαση ορισμένου χρόνου έργου ή εργασίας σε έργα που δεν εγκρίνεται οίκοθεν από την ΕΕ.
- Για την πληρωμή δαπανών των έργων/προγραμμάτων που κρίνονται απαραίτητες για την υλοποίηση τους και παρέχονται εχέγγυα για την κάλυψη της χρηματοδότησης του έργου.
Το αίτημα υποβάλλεται μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Δάνεια"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Πατήστε το σύνδεσμο για να παρακολουθείστε: Οδηγίες Καταχώρισης αιτήματος δανείου.
Εμφάνιση αιτήματος πληρωμής (αμοιβών ή δαπανών) στο αίτημα δανείου.
Αναφορικά με την υποβολή δανείου, ένα αίτημα πληρωμής δαπανών (όχι αμοιβών) εμφανίζεται στην λίστα προς επιλογή για την σύνδεση με το δάνειο όταν αυτό βρίσκεται σε κατάσταση «έχει αποδοθεί». Ο χρήστης μπορεί να ελέγξει τα αιτήματα πληρωμής δαπανών που έχουν κατατεθεί στο σύνολο των έργων του και βρίσκονται σε κατάσταση «έχει αποδοθεί» από το Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες/ Εντολές δαπανών/ Αίτημα πληρωμής δαπανών. Κατόπιν μπορεί η/ο ΕΥ να υποβάλλει αιτήματα δανείων σε όσα έργα υπάρχει απαίτηση από το Πλαίσιο Χρηματοδότησης για εξόφληση δαπανών.
Συμπληρωματικά, ο χρήστης μέσα από την «Παρακολούθηση έργων»/ «Ανάλυση δεσμεύσεων» μπορεί να δει τα αιτήματα πληρωμής αμοιβών σε δέσμευση. Όσες εντολές βρίσκονται σε κατάσταση «Σε αναμονή» θα εμφανιστούν στο αίτημα δανείου
Η τακτοποίηση των διευκολύνσεων διεκπεραιώνεται αυτόματα όταν το έργο που τις λαμβάνει αποκτήσει έσοδα.
Αίτημα μεταφοράς ποσού μεταξύ έργων (εσωτερικός δανεισμός)
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα μεταφοράς ποσού μεταξύ έργων (εσωτερικός δανεισμός) ", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Επιτρέπεται η ταμειακή διευκόλυνση μεταξύ δύο ή περισσότερων έργων του ιδίου Ε.Υ. με την μεταφορά τυχόν αδιάθετου υπόλοιπου από το ένα ή περισσότερα έργα σε άλλο ή άλλα έργα, ύστερα από τεκμηριωμένο αίτημά του και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης, εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- δεν προκαλείται πρόβλημα στη ροή του έργου που παρέχει την ταμειακή διευκόλυνση,
- το επωφελούμενο έργο έχει ομαλή πορεία ως προς την υλοποίηση του φυσικού του αντικειμένου,
- το ποσό αυτό θα επιστραφεί στο έργο που παρέχει τη χρηματοδότηση και
- δεν απαγορεύεται από το ειδικότερο συμβατικό ή κανονιστικό διαχειριστικό πλαίσιο του έργου που παρέχει την ταμειακή διευκόλυνση
Με την καταβολή χρηματοδότησης στο έργο που έλαβε ταμειακή διευκόλυνση, η/ο ΕΥ είναι απαραίτητο υποβάλει νέο αίτημα εσωτερικού δανεισμού από το έργο αυτό στο έργο που παρείχε την ταμειακή διευκόλυνση για την επιστροφή του ποσού. Στο πεδίο του αιτήματος πρέπει να αναφέρεται ρητά ότι το αίτημα αφορά σε επιστροφή εσωτερικού δανεισμού και να αναγράφεται ο αρ. πρωτ. του αρχικού αιτήματος.
Η ευθύνη επιστροφής και τακτοποίησης των ταμειακών διευκολύνσεων βαρύνει αποκλειστικά τον Ε.Υ. του έργου, ο οποίος και υποχρεούται να επιστρέψει το αντίστοιχο ποσό σε περίπτωση που δεν έχει ολοκληρώσει τις συμβατικές του υποχρεώσεις. Για τα έργα που χρηματοδοτούνται από φορείς του ιδιωτικού τομέα, ο Ε.Υ. συνυποβάλλει με το αίτημα ταμειακής διευκόλυνσης και σχετική Υπεύθυνη Δήλωσή του.
Αίτημα υπερβάλλουσας κράτησης
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα υπερβάλλουσας κράτησης", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Το αίτημα υποβάλλεται από την/τον ΕΥ προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης είτε για την διευκόλυνση του προϋπολογισμού του έργου είτε για κάλυψη μη επιλέξιμων δαπανών ή οφειλών άλλων έργων. Προϋπόθεση για την αποδοχή του αιτήματος είναι η ύπαρξη διαθέσιμου ταμειακού υπολοίπου. Το αίτημα δύναται να εγκριθεί με την επιφύλαξη των ειδικών κανόνων διαχείρισης που ενδέχεται να διέπουν κάποια έργα.
Διευκόλυνση του προϋπολογισμού του έργου
Η δαπάνη ενοικίασης αίθουσας του ΕΛΚΕ μπορεί να καλυφθεί από ένα έργο, με την επιφύλαξη των ειδικών κανόνων διαχείρισης, αυξάνοντας το ποσό της κράτησης του ΕΛΚΕ κατά το κόστος αυτό, χωρίς την έκδοση του παραστατικού.
Κάλυψη μη επιλέξιμων δαπανών ή οφειλών άλλων έργων
Σε αυτή την περίπτωση το αίτημα υπερβάλλουσας κράτησης γίνεται υπέρ άλλου έργου τα στοιχεία του οποίου αναφέρονται στο αίτημα. Εφόσον, η υπερβάλλουσα κράτηση γίνεται υπέρ έργου άλλης/ου ΕΥ τότε επισυνάπτεται το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο συναίνεσης της/του. Η μεταφορά της δαπάνης ή της πίστωσης πραγματοποιείται ύστερα από απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- είναι εντός των ορίων του προϋπολογισμού του έργου/προγράμματος που πρόκειται να επιβαρύνουν,
- είναι επιλέξιμες στο έργο/πρόγραμμα αυτό και
- συμφωνεί ο Ε.Υ. του έργου/προγράμματος.
Ενέργειες κατόπιν της έγκρισης του αιτήματος:
- υποβάλλεται στο έργο που θα γίνει υπερβάλλουσα κράτηση αναμόρφωση συνολικού προϋπολογισμού με αύξηση της κατηγορίας των Γενικών Εξόδων (64-98-2) ίσης με το ποσό του αιτήματος και μείωση μιας άλλης κατηγορίας με υπόλοιπο.
- Εάν το αίτημα υπερβάλλουσας κράτησης σχετίζεται με δαπάνη κάποιου άλλου έργου πρέπει να υποβληθεί επιπλέον αναμόρφωση συνολικού προϋπολογισμού στο δεύτερο έργο, με μείωση της κατηγορίας των έμμεσων δαπανών του ΦΧ (Γενικά έξοδα 64-98-2) ίσης με το ποσό του αιτήματος και αύξηση της κατηγορίας στην οποία είχε αποδοθεί η δαπάνη.
Διαχείριση ταμειακών υπολοίπων
"Αίτημα οικονομικής παράτασης έργου"
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα οικονομικής παράτασης έργου", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Η παράταση του οικονομικού αντικειμένου χορηγείται αποκλειστικά για την εκπλήρωση εκκρεμών νομικών δεσμεύσεων. Προϋποθέσεις για την αποδοχή του αιτήματος:
- Η ύπαρξη διαθέσιμου ταμειακού υπολοίπου
- Να έχει πραγματοποιηθεί η κατάθεση όλων των παραδοτέων του φυσικού αντικειμένου του έργου και της τελικής έκθεσής του
Η παράταση εισάγεται στο σύστημα μετά την εγκριτική απόφαση της Επιτροπής.
Αίτημα μεταφοράς ταμειακού υπολοίπου σε έργο Υπεραξίας
Η υποβολή του αιτήματος πραγματοποιείται μέσω της φόρμας "Αίτημα μεταφοράς ταμειακού υπολοίπου σε έργο Υπεραξίας", η οποία επιλέγεται από τη λίστα και συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom.
Προϋποθέσεις
Το αίτημα υποβάλλεται από την/τον ΕΥ προς την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης με σκοπό την αξιοποίηση του ταμειακού διαθέσιμου ενός έργου. Προϋποθέσεις για την αποδοχή του αιτήματος:
- Η ύπαρξη διαθέσιμου ταμειακού υπολοίπου.
- Το έργο να έχει λάβει αποπληρωμή από τον Φορέα Χρηματοδότησης (έχει ολοκληρωθεί το οικονομικό αντικείμενο του έργου)
- Η ολοκλήρωση των πληρωμών κάθε είδους δαπάνης ή αμοιβής του έργου/προγράμματος, για τις οποίες υφίσταται εκκρεμής νομική δέσμευση (σύμβαση απασχόλησης προσωπικού, σύμβαση προμήθειας/υπηρεσίας.
- Να έχει πραγματοποιηθεί η κατάθεση όλων των παραδοτέων του φυσικού αντικειμένου του έργου και της τελικής έκθεσής του.
Για κλινικές μελέτες απαιτείται η βεβαίωση ολοκλήρωσης από τον χρηματοδότη.
Σε περίπτωση έγκρισης της χρήσης ταμειακών διαθεσίμων, το έργο περατώνεται και η αξιοποίηση του ταμειακού διαθέσιμου πραγματοποιείται μέσω του έργου υπεραξίας, το οποίο έχει ως στόχο την υποστήριξη της ερευνητικής δραστηριότητας του Επιστημονικού Υπευθύνου και της ερευνητικής του ομάδας.
Ενέργειες ΕΥ κατόπιν έγκρισης του αιτήματος:
Με την ολοκλήρωση των ελέγχων και ενεργειών από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών. Μετά την εγκριτική απόφαση της συνεδρίασης το Γραφείο Έναρξης Έργων διενεργεί τις ενέργειες περάτωσης του έργου (αναμόρφωση συνολικού προϋπολογισμού στο προς περάτωση έργο, με αύξηση της κατηγορίας των Γενικών Εξόδων (64-98-2) ίσης με το ποσό του αιτήματος και ισόποση μείωση άλλων κατηγοριών δαπάνης με υπόλοιπο προϋπολογισμού).
Κατόπιν το γραφείο Έναρξης Έργων ενημερώνει την/τον ΕΥ ότι πρέπει να καταθέσει
- αύξηση συνολικού προϋπολογισμού στο έργο υπεραξίας ίση με το ποσό του αιτήματος.
Στοιχεία Επικοινωνίας
Τμήμα
Προγραμματισμού & Υποστήριξης Έρευνας
Γραφείο
Έναρξης Έργων
Τηλέφωνο
Τηλεφωνικό κέντρο: 94040