Κατάρτιση σύμβασης προμήθειας ή υπηρεσίας ή μίσθωσης

Υποχρέωση κατάρτισης σύμβασης (συμφωνητικού) με Ανάδοχο προμηθευτή

Η/Ο ΕΥ είναι υποχρεωμένος να φροντίσει για την κατάρτιση και υπογραφή σχετικής Σύμβασης (συμφωνητικού) με τον Ανάδοχο στις ακόλουθες περιπτώσεις

1. αφορά σε προμήθεια ή υπηρεσία, ο ανάδοχος της οποίας έχει προκύψει από διαγωνιστική διαδικασία,
2. αφορά σε μίσθωση ακινήτων, μεταφορικών μέσων ή εξοπλισμού είτε μετά από άμεση τιμολόγηση είτε μετά από μειοδοτικό διαγωνισμό
3. αφορά σε υπηρεσία οικονομικού ελέγχου έργου με την Σ.Ο.Λ. Α.Ε. και έχει αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ η Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης αφού η/ο ΕΥ υποβάλλει "αίτημα απευθείας ανάθεσης με σύμβαση" και
4. εφόσον πρόκειται για προμήθειες αγαθών ή παροχή υπηρεσιών, οι οποίες εντάσσονται σε κατηγορία δαπάνης, η οποία υπερβαίνει το ποσό των 10.000,00 ευρώ, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ. Τα ανωτέρω όρια δεν εξετάζονται ανά μεμονωμένη προμήθεια/υπηρεσία, αλλά σε επίπεδο κατηγορίας δαπάνης
   • στον ετήσιο εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης είτε
   • στον συνολικό εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου για έργα που χρηματοδοτούνται από το ΕΣΠΑ και το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ειδικού κανονιστικού πλαισίου διαχείρισης

Διαδικασία κατάρτισης σύμβασης (συμφωνητικού) προμήθειας, παροχής υπηρεσίας ή μίσθωσης με Ανάδοχο

1. Η/Ο ΕΥ λαμβάνει ενημέρωση από το πληροφοριακό σύστημα ότι το προηγούμενο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης ολοκληρώθηκε (Απευθείας Ανάθεση ή Διαγωνισμός) και αναρτήθηκε στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ η αντίστοιχη απόφαση.
2. Η/Ο ΕΥ αναζητά το κατάλληλο υπόδειγμα Σύμβασης Προμήθειας ή Ανάθεσης Υπηρεσιών ή Μίσθωσης όταν πρόκειται για Απόφαση Απευθείας ανάθεσης εδώ. Στην περίπτωση που διενεργήθηκε διαγωνισμός, η/ο ΕΥ επικοινωνεί με το γραφείο προμηθειών στην ηλεκτρονική διεύθυνση procur@rc.auth.gr για να λάβει το κατάλληλο υπόδειγμα Σύμβασης.
3. Συμπληρώνει το υπόδειγμα σύμβασης σύμφωνα με τις οδηγίες και την αποστέλλει για υπογραφή από τον προμηθευτή (τρία αντίτυπα), ο οποίος εφόσον το ποσό της σύμβασης υπερβαίνει τα 2.500 ευρώ πλέον του ΦΠΑ, πρέπει να προσκομίσει παράλληλα και τα δικαιολογητικά (νομιμοποιητικά έγγραφα) του αναδόχου.
4. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στον ΕΛΚΕ μαζί με τα νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου και τρία υπογεγραμμένα αντίτυπα της σύμβασης με χειρόγραφες υπογραφές από τον ΕΥ και τον προμηθευτή ή αποστέλλει την ψηφιακά υπογεγραμμένη σύμβαση και από τα δυο μέρη (ΕΥ και Προμηθευτή) στην ηλεκτρονική διεύθυνση procur@rc.auth.gr του γραφείου Προμηθειών.   
5. Το γραφείο Προμηθειών αφού παραλάβει τη σύμβαση/συμφωνητικό κάνει τον τυπικό έλεγχο αυτής και ελέγχει την πληρότητα των δικαιολογητικών του Αναδόχου. Καταχωρεί τα στοιχεία της σύμβασης στο Πληροφοριακό Σύστημα. Το σύστημα δεσμεύει αυτόματα το ποσό της σύμβασης στον προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης του έργου.
6. Η σύμβαση προωθείται για έλεγχο από το Νομικό Γραφείο της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης. 
7. Η Σύμβαση αναρτάται στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και στο ΚΗΜΔΗΣ
8. Αποστέλλεται μέσω email ψηφιοποιημένου αντιγράφου της Σύμβασης με τις υπογραφές στον ΕΥ και τον Προμηθευτή, και ενημερώνονται ότι μπορούν να παραλάβουν από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ αντίτυπο της σύμβασης σε έντυπη μορφή (όταν έχει χειρόγραφες υπογραφές).

Νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου

Τα νομιμοποιητικά έγγραφα προσκομίζονται μόνο για δημόσιες συμβάσεις με εκτιμώμενη αξία μεγαλύτερη των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500) ευρώ πλέον του ΦΠΑ. 

Τα νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου, που πρέπει να προσκομιστούν με το κείμενο της σύμβασης είναι:

• Απόσπασμα ποινικού μητρώου (έκδοσης τριμήνου από την ημερομηνία κατάθεσης της σύμβασης) ή Υπεύθυνη Δήλωση (διαθέσιμη στην σελίδα των εντύπων "Υποδείγματα ΥΔ για Προμήθειες"). Η υποχρέωση προσκόμισης αφορά 
  • τους διαχειριστές σε περίπτωση εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.), ιδιωτικών κεφαλαιουχικών εταιρειών (Ι.Κ.Ε.) και προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.), ή
  • τον διευθύνοντα σύμβουλο, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς και τα πρόσωπα στα οποία με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου έχει ανατεθεί το σύνολο της διαχείρισης και εκπροσώπησης της εταιρείας, στην περίπτωση ανωνύμων εταιρειών (Α.Ε.), ή 
  • τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, στην περίπτωση των συνεταιρισμών, ή
  • τον κατά περίπτωση νόμιμο εκπρόσωπο, στις υπόλοιπες περιπτώσεις νομικών προσώπων.

Δεν απαιτείται η προσκόμιση Αποσπάσματος Ποινικού Μητρώου ή ΥΔ για την σύναψη σύμβασης με προμηθευτές του εξωτερικού.

• Δικαιολογητικά Σύστασης και Εκπροσώπησης. Καταστατικό ή πιστοποιητικό εκπροσώπησης ΓΕΜΗ ή οποιοδήποτε νομιμοποιητικό έγγραφο, από το οποίο να προκύπτει
  • ο διαχειριστής, σε περίπτωση ΙΚΕ ΟΕ ΕΕ .
  • ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας και η σύνθεση του ΔΣ. 
  • Σημείωση: Για τις ατομικές επιχειρήσεις αρκεί η εκτύπωση της καρτέλας "Στοιχεία Μητρώου" από το TAXIS.

• Υπεύθυνη Δήλωση του νόμιμου εκπροσώπου της εταιρίας σύμφωνα με την οποία "Η εταιρεία με δ.τ. ...δεν υποχρεούται σε εγγραφή στο Εθνικό Μητρώο παραγωγών", μόνο για συμβάσεις προμηθειών και εφόσον ο οικονομικός φορέας δεν έχει υποχρέωση εγγραφής στο Εθνικό Μητρώο Παραγωγών Συσκευασιών και Άλλων Προϊόντων (ΕΜΠΑ) σύμφωνα με τον ν. 2939/2001 όπως τροποποιήθηκε με τον ν. 4496/2017, τότε προσκομίζεται