Υποχρέωση κατάρτισης σύμβασης (συμφωνητικού) με Ανάδοχο προμηθευτή

Η/Ο ΕΥ είναι υποχρεωμένος να φροντίσει για την κατάρτιση και υπογραφή έγγραφου τύπου σύμβασης στις ακόλουθες περιπτώσεις

  1. αφορά σε προμήθεια ή υπηρεσία, ο ανάδοχος της οποίας έχει προκύψει από διαγωνιστική διαδικασία,
  2. αφορά σε μίσθωση ακινήτων, μεταφορικών μέσων ή εξοπλισμού είτε μετά από άμεση τιμολόγηση είτε μετά από μειοδοτικό διαγωνισμό
  3. αφορά σε υπηρεσία οικονομικού ελέγχου έργου με την Σ.Ο.Λ. Α.Ε. και έχει αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ η Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης αφού η/ο ΕΥ υποβάλλει "αίτημα απευθείας ανάθεσης με σύμβαση" παρακάμπτοντας το στάδιο της  πρόσκλησης υποβολής προσφορών (καθώς έχει προηγηθεί διαγωνισμός για την υπηρεσία συνολικά στον ΕΛΚΕ) και 
  4. εφόσον η προυπολογιζόμενη δαπάνη προμήθειας ή υπηρεσίας, είτε αυτή υπάγεται στον Ν.4412/2016 είτε αφορά σε ειδική κατηγορία, υπερβαίνει τα 10.000,01 ευρώ μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ σε έναν προμηθευτή στην κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ είτε 
    • στον ετήσιο εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης είτε
    • στον συνολικό εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου για έργα που χρηματοδοτούνται ή συγχρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή ένωση κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ειδικού κανονιστικού πλαισίου διαχείρισης
Περιπτώσεις κατάρτισης σύμβασης

Διαδικασία κατάρτισης σύμβασης (συμφωνητικού) προμήθειας, παροχής υπηρεσίας ή μίσθωσης με Ανάδοχο

  1. Η/Ο ΕΥ λαμβάνει ενημέρωση από το πληροφοριακό σύστημα ότι το προηγούμενο στάδιο της διαδικασίας ανάθεσης ολοκληρώθηκε (Απευθείας Ανάθεση ή Διαγωνισμός) και αναρτήθηκε στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ η αντίστοιχη απόφαση.
  2. Η/Ο ΕΥ εφόσον δεν διαθέτει υποδείγματα συμβάσεων επικοινωνεί με το γραφείο προμηθειών στην ηλεκτρονική διεύθυνση procur@rc.auth.gr για να λάβει το κατάλληλο υπόδειγμα Σύμβασης Προμήθειας ή Ανάθεσης Υπηρεσιών ή Μίσθωσης ανάλογα με την διαδικασία που ακολουθήθηκε (Απευθείας ανάθεση ή Διαγωνισμός). 
  3. Συμπληρώνει το υπόδειγμα σύμβασης και την αποστέλλει για υπογραφή από τον προμηθευτή (τρία αντίτυπα), ο οποίος πρέπει να προσκομίσει παράλληλα και τα δικαιολογητικά (νομιμοποιητικά έγγραφα)  του αναδόχου.
  4. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στον ΕΛΚΕ μαζί με τα νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου και τρία υπογεγραμμένα αντίτυπα της σύμβασης με χειρόγραφες υπογραφές από τον ΕΥ και τον προμηθευτή ή αποστέλλει την ψηφιακά υπογεγραμμένη σύμβαση και από τα δυο μέρη (ΕΥ και Προμηθευτή) στην ηλεκτρονική διεύθυνση procur@rc.auth.gr του γραφείου Προμηθειών.   
  5. Το γραφείο Προμηθειών αφού παραλάβει τη σύμβαση/συμφωνητικό κάνει τον τυπικό έλεγχο αυτής και ελέγχει την πληρότητα των δικαιολογητικών του Αναδόχου. Καταχωρεί τα στοιχεία της σύμβασης στο Πληροφοριακό Σύστημα. Το σύστημα δεσμεύει αυτόματα το ποσό της σύμβασης στον προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης του έργου.
  6. Η σύμβαση προωθείται για έλεγχο από το Νομικό Γραφείο της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης. 
  7. Η Σύμβαση αναρτάται στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και στο ΚΗΜΔΗΣ
  8. Αποστέλλεται μέσω email ψηφιοποιημένου αντιγράφου της Σύμβασης με τις υπογραφές στον ΕΥ και τον Προμηθευτή, και ενημερώνονται ότι μπορούν να παραλάβουν από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ αντίτυπο της σύμβασης σε έντυπη μορφή (όταν έχει χειρόγραφες υπογραφές).

Νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου

Τα νομιμοποιητικά έγγραφα του αναδόχου, που πρέπει να προσκομιστούν με το κείμενο της σύμβασης είναι:

  • στις περιπτώσεις εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.), ιδιωτικών κεφαλαιουχικών εταιρειών (Ι.Κ.Ε.) και προσωπικών εταιρειών (Ο.Ε. και Ε.Ε.), τους διαχειριστές, ή
  • στις περιπτώσεις ανωνύμων εταιρειών (Α.Ε.), τον διευθύνοντα σύμβουλο, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς και τα πρόσωπα στα οποία με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου έχει ανατεθεί το σύνολο της διαχείρισης και εκπροσώπησης της εταιρείας, ή
  • στις περιπτώσεις των συνεταιρισμών, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, ή
  • στις υπόλοιπες περιπτώσεις νομικών προσώπων, τον κατά περίπτωση νόμιμο εκπρόσωπο.

Επισημαίνεται ότι τα αποσπάσματα ποινικού μητρώου μπορούν να αντικατασταθούν από σχετική Υπεύθυνη Δήλωση διαθέσιμη στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ ΑΠΘ.

Καταστατικό ή πιστοποιητικό ΓΕΜΗ ή οποιοδήποτε νομιμοποιητικό έγγραφο από το οποίο να προκύπτει κατά περίπτωση η σύνθεση του ΔΣ και του νόμιμου εκπροσώπου για τις περιπτώσεις Ανωνύμων Εταιρειών, του Διαχειριστή/ των Διαχειριστών για τις περιπτώσεις ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΟΕ, ΕΕ.  

 

Στοιχεία Επικοινωνίας

Τμήμα

Διοικητικής Υποστήριξης

Γραφείο

Προμηθειών

Τηλέφωνα
Ευάγγελος Θεοδοσιάδης, Υπεύθυνος Γραφείου96752
Εύη Βενέτη96754
Στυλιανή Τζουμπάρη94068