Προγράμματα επιμόρφωσης και δια βίου μάθησης του ΚΕΔΙΒΙΜ ΑΠΘ

Αποτελούν εκπαιδευτικά-επιμορφωτικά προγράμματα και μπορεί να χρηματοδοτούνται είτε

από τέλη φοίτησης εκπαιδευόμενων (αυτοχρηματοδοτούμενα) στα προγράμματα είτε
να λαμβάνουν χρηματοδοτήσεις από χορηγίες από φορείς του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα και από την Ευρωπαϊκή Ένωση και άλλους διεθνείς οργανισμούς.

Η πηγή χρηματοδότησης καθορίζει την φορολογική διάκριση του έργου

παροχής υπηρεσιών χωρίς δικαίωμα έκπτωσης (αυτοχρηματοδοτούμενα)
παροχής υπηρεσιών με ΦΠΑ 24% (χορηγιών)

Όταν ένα εγκεκριμένο πρόγραμμα εκπαίδευσης λαμβάνει χρηματοδότηση και με τους δύο τρόπους, η διαχείριση πραγματοποιείται σε χωριστά έργα.

Επιστημονική/ος Υπεύθυνη/ος ορίζεται κατόπιν Απόφασης της Επιτροπής ερευνών και μπορεί να είναι η/ο ΕΥ του Προγράμματος Εκπαίδευσης, όπως αυτό έχει εγκριθεί από το Συμβούλιο ΚΕΔΙΒΙΜ. Αν η/ο ΕΥ δε διατηρεί υπηρεσιακή σχέση με το ΑΠΘ είναι απαραίτητη η υπογραφή σχετικής συμφωνίας συνεργασίας με τον ΕΛΚΕ του ΑΠΘ.

Φάση 1: Διαδικασία Αποδοχής Διαχείρισης

Περίπτωση 1. Αυτοχρηματοδοτούμενο ΚΕΔΙΒΙΜ

Η απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του ΑΠΘ για έγκριση υλοποίησης προγραμμάτων επιμόρφωσης και δια βίου μάθησης του ΚΕΔΙΒΙΜ ΑΠΘ γνωστοποιείται στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και επισυνάπτονται η
- Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ και
- ο προϋπολογισμός του εκπαιδευτικού προγράμματος, όπως είχε υποβληθεί στο συμβούλιο ΚΕΔΙΒΙΜ.
Η απόφαση του πρυτανικού συμβουλίου ανακοινώνεται στην Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης.
Ο/Η ΕΥ του προγράμματος υποβάλλει έντυπο Δ1 στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr του τμήματος έναρξης έργων. Το έντυπο πρέπει απαραιτήτως να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο από ΕΥ και Διευθύντρια/ντή Τομέα. Δεν υπογράφεται από Διευθύντρια/ντή Εργαστηρίου. Διάρκεια έργου με βάση την Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ.
Αποδίδεται στο έργο μοναδικός κωδικός και καταχωρούνται τα στοιχεία του εντύπου στο πληροφοριακό σύστημα από ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Το ύψος του προϋπολογισμού εισάγεται όπως αναφέρεται στην Απόφαση. Το έργο καθίσταται σε "Αναμονή".
Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.

Περίπτωση 2. Πρόγραμμα ΚΕΔΙΒΙΜ με χρηματοδότηση από χορηγίες

Η απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του ΑΠΘ για έγκριση υλοποίησης προγραμμάτων επιμόρφωσης και δια βίου μάθησης του ΚΕΔΙΒΙΜ ΑΠΘ γνωστοποιείται στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και επισυνάπτονται η
- Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ και
- ο προϋπολογισμός του εκπαιδευτικού προγράμματος, όπως είχε υποβληθεί στο συμβούλιο ΚΕΔΙΒΙΜ.
Η απόφαση του πρυτανικού συμβουλίου ανακοινώνεται στην Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης.
Ο/Η ΕΥ του προγράμματος υποβάλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr του τμήματος έναρξης έργων:
- έντυπο Δ1 ψηφιακά υπογεγραμμένο από ΕΥ και Διευθύντρια/ντή Τομέα.
- σύμβαση χορηγίας κατάλληλα υπογεγραμμένη από την/τον ΕΥ και τον Φορέα Χρηματοδότησης
Αποδίδεται στο έργο μοναδικός κωδικός και καταχωρούνται τα στοιχεία του εντύπου στο πληροφοριακό σύστημα από ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Διάρκεια έργου με βάση την Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ. Το ύψος του προϋπολογισμού εισάγεται όπως αναφέρεται στη σύμβαση χορηγίας αποφορολογημένο (συνολικό ποσό χωρίς το ΦΠΑ). Το έργο βρίσκεται σε κατάσταση "Πρότασης".
Η σύμβαση χορηγίας ελέγχεται από το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης της Επιτροπής Ερευνών. Το ΓΝΥ επικοινωνεί με τον ΕΥ για νομικά ζητήματα στο κείμενο της σύμβασης και προτείνει την πραγματοποίηση των διορθώσεων στα έγγραφα όταν κρίνεται απαραίτητο. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία του νομικού ελέγχου, η σύμβαση εντάσσεται στα θέματα της ημερήσιας διάταξης προς συζήτηση από την συνεδρίαση του Επταμελούς. Την επομένη της Συνεδρίασης ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης υπογράφει τη Σύμβαση. Αποστέλλεται email στον/στην ΕΥ για την έγκριση και παραλαβή της σύμβασης.
Παράλληλα το γραφείο έναρξης έργων με τη θετική εισήγηση του Νομικού γραφείου εισάγει τα δεδομένα του εντύπου Δ1 (τίτλος, ΕΥ, φύση έργου κ.λπ) και αποδελτιώνει τα στοιχεία του συμβολαίου (χρονική διάρκεια υλοποίησης έργου, μέγιστο ποσό επιχορήγησης, κράτηση Επιτροπής, κ.λπ.) στο έργο. Το έργο τίθεται σε κατάσταση "Αναμονή" και μπορεί να κατατεθεί προϋπολογισμός (συνολικός και ετήσιος). Το γραφείο έναρξης έργων ενημερώνει σχετικά τον ΕΥ. Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.

Φάση 2 : Ένταξη προϋπολογισμού

Η/Ο ΕΥ καταχωρεί μέσω webrescom αρχικό συνολικό προϋπολογισμό. Το σύνολο του προϋπολογισμού δεν μπορεί να υπερβαίνει το συνολικό ποσό, που αναγράφεται στην απόφαση. Ο συνολικός προϋπολογισμός περιλαμβάνει απαραιτήτως την κατηγορία δαπάνης 64-98-2 Λειτουργικά Έξοδα Ιδρύματος - Γενικά έξοδα το ύψος της οποίας υπολογίζεται σε ποσοστό 15% (5% παρακράτηση υπέρ ΕΛΚΕ) του συνολικού προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός βρίσκεται σε "Αναμονή ελέγχου" από τη ΜΟΔΥ.
Η ΜΟΔΥ ελέγχει ότι προϋπολογισμός που συντάχθηκε και υποβλήθηκε συμβαδίζει με τον αναλυτικό προϋπολογισμό εσόδων και εξόδων που κατατέθηκε με την πρόταση εκπαιδευτικού προγράμματος προς το ΚΕΔΙΒΙΜ του ΑΠΘ. Ο προϋπολογισμός καθίσταται «ελεγμένος» και το αίτημα για έγκριση του προϋπολογισμού μαζί με το αίτημα αποδοχής διαχείρισης έργου εισάγονται στην ημερήσια διάταξη της Συνεδρίασης για τελική έγκριση. Αυτόματη ενημέρωση της/του ΕΥ ότι μπορεί να καταθέσει τον αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό.
Καταχώρηση αρχικού ετήσιου προϋπολογισμού μέσω webrescom.
Τα αιτήματα εξετάζονται από την Επιτροπή Ερευνών, εγκρίνονται, υπογράφονται οι αποφάσεις και αναρτώνται στη Διαύγεια
- η Απόφαση Αποδοχής διαχείρισης του έργου
- Απόφασης Έγκρισης Συνολικού Προϋπολογισμού Έργου και Ετήσιου Προϋπολογισμού Έργου
- Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης

Τροποποίηση του συνολικού προϋπολογισμού

Αύξηση προϋπολογισμού για επαναληπτικό κύκλο προγράμματος

Η απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του ΑΠΘ για έγκριση υλοποίησης επαναληπτικών κύκλων των προγραμμάτων επιμόρφωσης και δια βίου μάθησης του ΚΕΔΙΒΙΜ ΑΠΘ γνωστοποιείται στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και επισυνάπτονται η
- Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ και
- ο προϋπολογισμός του νέου κύκλου του εκπαιδευτικού προγράμματος, όπως είχε υποβληθεί στο συμβούλιο ΚΕΔΙΒΙΜ.
Η απόφαση του πρυτανικού συμβουλίου ανακοινώνεται στην Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης.
Ενημέρωση πληροφοριακού συστήματος με επιπλέον ποσό.

Αναμόρφωση προϋπολογισμού τρέχοντος κύκλου έργου

Σε περιπτώσεις αναμόρφωσης του προϋπολογισμού του εγκεκριμένου κύκλου έργου, η/ο ΕΥ υποβάλει μέσω webresCom αίτημα αναμόρφωσης προϋπολογισμού του προγράμματος. Ο ΕΛΚΕ γνωστοποιεί τη σχετική αίτηση στο Συμβούλιο του ΚΕΔΙΒΙΜ, το οποίο εντός 5 εργάσιμων ημερών θα πρέπει να αποφανθεί επί της αιτήσεως. Μετά την άπρακτη πάροδο 5 εργάσιμων ημερών η αίτηση θεωρείται εγκεκριμένη.

Τροποποίηση διάρκειας προγράμματος

Σε περιπτώσεις τροποποίησης της διάρκειας εγκεκριμένου κύκλου έργου, η αίτηση τροποποίησης γίνεται απευθείας στις υπηρεσίες του ΕΛΚΕ από την/τον ΕΥ του προγράμματος. Ο ΕΛΚΕ γνωστοποιεί τη σχετική αίτηση στο Συμβούλιο του ΚΕΔΙΒΙΜ, το οποίο εντός 5 εργάσιμων ημερών θα πρέπει να αποφανθεί επί της αιτήσεως. Μετά την άπρακτη πάροδο 5 εργάσιμων ημερών η αίτηση θεωρείται εγκεκριμένη.

Συνοπτική διαδικασία διαχείρισης εσόδων

Κατάθεση τέλους συμμετοχής από εκπαιδευόμενους. Διαχείριση ηλεκτρονικών παραστατικών μέσω web.
Στη περίπτωση που πρέπει να εκδοθεί τιμολόγιο, η/ο ΕΥ καταθέτει έντυπο Ατ.17 Αίτημα για έκδοση τιμολογίου.

Απασχόληση προσωπικού

Καταχώρηση Ερευνητικής Ομάδας: Για την απασχόληση προσωπικού σε έργα ΚΕΔΙΒΙΜ καταχωρείται ερευνητική ομάδα στο έργο πριν την καταχώρηση αιτήματος απασχόλησης. Για τη διαδικασία αποστέλλεται στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου hr@rc.auth.gr του γραφείου Ανθρωπίνων πόρων

η Απόφαση έγκρισης του πίνακα απασχολούμενων στο έργο από το Συμβούλιο του ΚΕΔΙΒΙΜ για τη συμμετοχή των διδασκόντων και του υποστηρικτικού προσωπικού του προγράμματος, και
ψηφιακά υπογεγραμμένο διαβιβαστικό έγγραφο της/του ΕΥ στο οποίο αναφέρεται ο κωδικός έργου, και περιλαμβάνεται πίνακας με τις παρακάτω πληροφορίες για τους απασχολούμενους
- Ον/μο
- Ιδιότητα στο έργο (εκπαιδευτή ή υποστηρικτικό προσωπικό)
- Κωδικός κατηγορίας δαπάνης
- Αμοιβή

Η τροποποίηση της ομάδας των εκπαιδευτών πραγματοποιείται πάλι μετά από εισήγηση της/του ΕΥ και απόφαση έγκρισης απασχόλησης του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ. Η νέα απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ για έγκριση της λίστας των εκπαιδευτών και του υποστηρικτικού προσωπικού που θα διδάξουν σε πρόγραμμα ΚΕΔΙΒΙΜ και το ψηφιακά υπογεγραμμένο διαβιβαστικό έγγραφο (με τα παραπάνω στοιχεία) της/του ΕΥ προς τον ΕΛΚΕ αποστέλλεται στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραφείου Ανθρωπίνων πόρων.

Αίτημα Απασχόλησης για συμμετοχή εκπαιδευτών (τακτικού και έκτακτου) στα προγράμματα ΚΕΔΙΒΙΜ :

Η επιλογή των εκπαιδευτών σε έργα ΚΕΔΙΒΙΜ, ανεξαρτήτως από τη σχέση εργασίας με το ίδρυμα, πραγματοποιείται μετά από εισήγηση της/του ΕΥ και απόφαση έγκρισης απασχόλησης του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ, η οποία έχει καταχωρηθεί στο σύστημα μέσω ερευνητικής ομάδας.
H/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) μέσω της εφαρμογής «Καταχώρηση συμβάσεων» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του webresCom επισυνάπτοντας το σύνολο των δικαιολογητικών σύναψης σύμβασης με τον απασχολούμενο, τα οποία διαφοροποιούνται ανάλογα με την ιδιότητα του και συνδέει με τη θέση της ερευνητικής ομάδας.
Η Μ.Ο.Δ.Υ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά.
Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα απασχόλησης. Αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση έγκρισης απασχόλησης.
Εκπαιδευτής και Πρόεδρος υπογράφουν σύμβαση απασχόλησης.

Αίτημα Απασχόλησης για τη συμμετοχή υποστηρικτικού προσωπικού στα έργα εφόσον υπάρχει εγκεκριμένη θέση στην ερευνητική ομάδα:

1. Τακτικό προσωπικό: η/ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) μέσω της εφαρμογής «Καταχώρηση συμβάσεων» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του webresCom. Δεν απαιτούνται συνημμένα.

2. Έκτακτο προσωπικό: απαιτείται προκήρυξη της θέσης (πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος, ορισμός επιτροπής επιλογής και επιλογή) εκτός εάν η απασχόληση θεωρείται περιστασιακή. Στην τελευταία περίπτωση η επιλογή μπορεί να πραγματοποιηθεί κατόπιν τεκμηριωμένης εισήγησης της/του ΕΥ (επισυναπτόμενο έγγραφο κατά την υποβολή του αιτήματος απασχόλησης) και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ. Το αίτημα συνδέεται με τη θέση εργασίας της ερευνητικής ομάδας που αφορά στις εργασίες υποστήριξης του προγράμματος ΚΕΔΙΒΙΜ.

Προμήθειες δαπανών

Η/Ο ΕΥ για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης, υπολογίζει το ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης του ετήσιου εγκεκριμένου προϋπολογισμού, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης.

Μετακινήσεις

Οι δαπάνες των μετακινήσεων, που καλύπτονται από αυτά, διέπονται από το κανονιστικό πλαίσιο του Οδηγού Διαχείρισης και Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Δείτε τον συνοπτικό οδηγό εδώ.

Προγράμματα επιμόρφωσης και δια βίου μάθησης του ΚΕΔΙΒΙΜ ΑΠΘ