Προμήθειες Ειδών και Υπηρεσιών

Σύνοψη

Προϋποθέσεις
Συνολική διαδικασία διενέργειας προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών
Διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και γενικών υπηρεσιών 

1. Επιλογή είδους διαδικασίας ανάθεσης για προμήθειες ή υπηρεσίες που εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις του Ν.4412/2016
2. Διαδικασία πραγματοποίησης δαπανών που δεν εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις του Ν.4412/2016
3. Επιλογή είδους διαδικασίας ανάθεσης Μισθώσεων Ακινήτων

Προϋποθέσεις

Οι ενέργειες που σχετίζονται με την προμήθεια ειδών ή υπηρεσιών μπορούν να πραγματοποιηθούν, αν

• έχουν αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ οι διοικητικές αποφάσεις που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη και έγκριση προϋπολογισμού),
• έχει εγκριθεί ο ετήσιος προϋπολογισμός του έργου για το τρέχον έτος και η αντίστοιχη έκδοση της Απόφασης Ανάληψης υποχρέωσης ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού,
• υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου συνολικού προϋπολογισμού για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης.

Συνολική διαδικασία διενέργειας προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών

• Η/Ο ΕΥ προσδιορίζει ποια αγαθά ή και υπηρεσίες είναι απαραίτητα για την εκτέλεση του έργου. 
• Η/Ο ΕΥ αναγνωρίζει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης. 
• Η/Ο ΕΥ αξιολογεί και επιλέγει προμηθευτή σύμφωνα με τη νόμιμη διαδικασία.
• Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει φορολογικό παραστατικό από προμηθευτή.
• Η/Ο ΕΥ υποβάλει αίτημα πληρωμής στον ΕΛΚΕ
• Ο ΕΛΚΕ ελέγχει και διεκπεραιώνει το αίτημα. 
   

Διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και γενικών υπηρεσιών 

Η σύναψη δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών πραγματοποιείται αυτοτελώς ανά έργο και ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού, τηρουμένων των διατάξεων του άρθρου 6 του ν. 4412/2016 ως προς τη μέθοδο υπολογισμού της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης. 

Κατ’ εξαίρεση, για τα έργα στα οποία το ΑΠΘ συμμετέχει με περισσότερα του ενός Εργαστήρια και κάθε έργο αποτελεί Υποέργο μιας Πράξης με μοναδικό κωδικό MIS, τότε για τον καθορισμό της διαδικασίας λαμβάνεται υπόψη το ύψος της λογιστικής κατηγορίας δαπάνης του συνολικού εγκεκριμένου προϋπολογισμού όλων των επιμέρους υποέργων.

1. Επιλογή είδους διαδικασίας ανάθεσης για προμήθειες ή υπηρεσίες που εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις του Ν.4412/2016

Βήμα 1. Η/Ο ΕΥ ελέγχει ότι ισχύουν οι προϋποθέσεις για διενέργεια δαπάνης προμήθειας ή υπηρεσίας

Βήμα 2. Η/Ο ΕΥ επιβεβαιώνει ότι η προμήθεια/υπηρεσία εντάσσεται στις δημόσιες συμβάσεις κατά την έννοια του Ν.4412/2016 και δεν αφορά σε μίσθωση ακινήτου ή δεν ανήκει στις εξαιρέσεις.

Βήμα 3. H/Ο ΕΥ βρίσκει την κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ που αντιστοιχεί η προμήθεια ή η υπηρεσία.

Βήμα 4. Η/Ο ΕΥ υπολογίζει το ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης (άθροισμα κατηγοριών δαπάνης με κοινό ΓΛΚ) για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης είτε 

• του ετήσιου εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης είτε
• του συνολικού εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου για έργα που χρηματοδοτούνται από το ΕΣΠΑ και το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ειδικού κανονιστικού πλαισίου διαχείρισης

Βήμα 5. Τηρουμένων των ειδικότερων προϋποθέσεων που τίθενται από την οικεία νομοθεσία, ανάλογα με το ύψος του προϋπολογισμού, η/ο ΕΥ εφαρμόζει τις ακόλουθες διαδικασίες 

Βήμα 6. Η/Ο ΕΥ επιλέγει προμηθευτή σύμφωνα με την παραπάνω διαδικασία, ο οποίος εκδίδει το κατάλληλο φορολογικό παραστατικό. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα πληρωμής δαπάνης μέσω webresCom και όταν ο προϋπολογισμός της κατηγορίας δαπάνης είναι μεγαλύτερος των 2.500 ευρώ τότε θα συνδέσει με είτε με το αίτημα απευθείας ανάθεσης είτε με τη σύμβαση προμήθειας ή υπηρεσίας που έχει υπογραφεί . 

Σχηματική αποτύπωση διαδικασίας

2. Διαδικασία πραγματοποίησης δαπανών που δεν εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις του Ν.4412/2016

Βήμα 1. Η/Ο ΕΥ ελέγχει ότι ισχύουν οι προϋποθέσεις για διενέργεια δαπάνης προμήθειας ή υπηρεσίας

Βήμα 2. Η/Ο ΕΥ επιβεβαιώνει ότι η προμήθεια/υπηρεσία εμφανίζεται στην παρακάτω λίστα και δεν εντάσσεται στις δημόσιες συμβάσεις κατά την έννοια του Ν.4412/2016  

1. Συμμετοχή σε συνέδριο / διαγωνισμούς
2. Δημοσιεύσεις άρθρων σε επιστημονικά περιοδικά
3. Συνδρομές σε ερευνητικό φορέα, σε επαγγελματικές, επιστημονικές και λοιπές οργανώσεις
4. Εισιτήρια σιδηροδρομικής μεταφοράς (ΤΡΑΙΝΟΣΕ) και Μετρό στα πλαίσια εξόδων φιλοξενίας
5. Τηλεφωνικές υπερβάσεις
6. Δαπάνες Κοινοχρήστων
7. Παράβολα
8. Έξοδα χρηματο-οικονομικής διαχείρισης (τραπεζικά έξοδα)
9. Συνδρομές/τέλη για την κατοχύρωση δικαιωμάτων πνευματικής/διανοητικής ιδιοκτησίας
10. Δαπάνες ύδρευσης
11. Αυτοτιμολόγηση (εκδότης του παραστατικού ο ΕΛΚΕ ΑΠΘ π.χ. τιμολόγιο ενοικίασης αίθουσας ΚΕΔΕΑ, κόστος εγγραφής σε συνέδριο που διοργανώνεται στο πλαίσιο έργου που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ)
12. Μίσθωση ακινήτων
13. Συνδρομές σε βάσεις δεδομένων

Βήμα 4. Αν το ύψος της προμήθειας υπερβαίνει τα 10.000 ευρώ τότε η/ο ΕΥ φροντίζει για την κατάρτιση "σύμβασης προμήθειας ή υπηρεσίας" μεταξύ του ΕΛΚΕ και του προμηθευτή πριν την έκδοση του τιμολογίου.

Βήμα 5. Επιλέγει κατάλληλο προμηθευτή, ο οποίος εκδίδει φορολογικό παραστατικό.

Βήμα 6. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα πληρωμής δαπάνης μέσω webresCom επιλέγοντας στο πεδίο "Ειδική κατηγορία" το είδος της δαπάνης από την αναπτυσσόμενη λίστα . 

3. Επιλογή είδους διαδικασίας ανάθεσης Μισθώσεων Ακινήτων

Βήμα 1. Η/Ο ΕΥ ελέγχει ότι ισχύουν οι προϋποθέσεις για διενέργεια δαπάνης μίσθωσης ακινήτων, που είναι αναγκαία για την εκτέλεση του χρηματοδοτούμενου έργου

Βήμα 2. Η/Ο ΕΥ υπολογίζει το ύψος του ετήσιου μισθώματος για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης και η/ο ΕΥ εφαρμόζει τις ακόλουθες διαδικασίες 

Βήμα 3. Η/Ο ΕΥ αποστέλλει σχετικό αίτημα στην ηλεκτρονική διεύθυνση procur@rc.auth.gr , στο οποίο θα πρέπει να αναφέρει το ποσό του συνολικού μισθώματος, το συνολικό χρόνο μίσθωσης και τον λόγο που πραγματοποιείται η μίσθωση. Κατόπιν της έγκρισης η/ο ΕΥ φροντίζει για την κατάρτιση "σύμβασης μίσθωσης" μεταξύ του ΕΛΚΕ και του εκμισθωτή, η οποία δεν υπόκειται στις διατάξεις του Ν. 4412/2016.

Βήμα 4. Καταθέτει αίτημα πληρωμής δαπανών (λοιπές περιπτώσεις) μέσω webresCom το οποίο συνδέεται με τη σύμβαση μίσθωσης ακινήτου. Ο ΕΛΚΕ διενεργεί την πληρωμή. Η/Ο ΕΥ υποβάλει αίτημα απόδοσης δαπάνης επισυνάπτοντας το παραστατικό. Δείτε αναλυτικό βίντεο εδώ.