Γενικοί κανόνες προκαταβολών

Για τη χορήγηση προκαταβολών με σκοπό την κάλυψη αναγκών και εξόδων στο πλαίσιο ερευνητικών προγραμμάτων, απαιτείται έγκριση από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ. Η προκαταβολή χορηγείται με την έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (ΧΕΠ). Το Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής χορηγείται προκειμένου να καλυφθούν:

  • Έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας όπως εισιτήρια, ξενοδοχεία, έξοδα εγγραφής σε συνέδριο, έξοδα ενοικίασης μεταφορικού μέσου, διάφορες δαπάνες που ενδεχομένως προκύψουν για επικείμενη μετακίνηση (π.χ. έκδοση βίζας, διενέργεια covid test κλπ). ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη διαδικασία της προκαταβολής εξαιρείται η χορήγηση ημερήσιας και χιλιομετρικής αποζημίωσης.
  • Λοιπές δαπάνες μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000) ευρώ για τις οποίες δε χρειάζεται να γίνονται κρατήσεις φόρου κλπ όπως τραπεζικά έξοδα, εγγυητικές, παράβολα.

Ειδικότερα, απαραίτητες προϋποθέσεις για τη χορήγηση προκαταβολής για τις ανάγκες προγραμμάτων ή έργων (ερευνητικών, αναπτυξιακών κ.λπ.) είναι οι ακόλουθες:

  1. να έχουν αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ οι διοικητικές αποφάσεις που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη έργου και έγκριση συνολικού και ετήσιου προϋπολογισμού),
  2. να υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στον συνολικό προϋπολογισμό του έργου για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης,
  3. ο δικαιούχος προκαταβολής να είναι είτε η/ο Επιστημονική/ός Υπεύθυνη/ος του έργου/προγράμματος είτε άλλο μέλος της ομάδας του έργου (με σύμβαση στο έργο ή καταχωρημένος στην ερευνητική ομάδα και επισυναπτόμενη Υπεύθυνη δήλωσή του ότι συναινεί), εφόσον έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου υπηρεσιακή σχέση με το ίδρυμα, και να μην είναι δικαιούχος άλλης αναπόδοτης προκαταβολής σε έργο, 
  4. η διαχείριση της προκαταβολής να πραγματοποιείται, μέσω διακριτού "τραπεζικού λογαριασμού υπολόγου" της Τράπεζας Πειραιώς, 
  5. να έχει προηγηθεί η έκδοση της Απόφασης μετακίνησης από τον ΕΛΚΕ για μετακινήσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4336/2015, 
    • να υπάρχει διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο στο έργο.

    Διαδικασία χορήγησης προκαταβολής 

    1. Αίτημα Χορήγησης Προκαταβολής από την/τον ΕΥ μέσω webresCom Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο αίτημα επιλέγοντας τον τύπο του αιτήματος "Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής)"
    2. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει αίτημα. Η Επιτροπή Ερευνών εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα. Εκδίδεται Απόφαση χορήγησης προκαταβολής. Ορίζονται τα στοιχεία δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού, η αιτιολογία και το χρονικό διάστημα απόδοσής της.
    3. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ενημερώνει δικαιούχο της προκαταβολής για Απόφαση με τη σχετική ΑΔΑ και άνοιγμα λογαριασμού υπολόγου.
    4. Ο δικαιούχος της προκαταβολής (υπόλογος) επικοινωνεί με την Τράπεζα Πειραιώς, ώστε να ανοίξει διακριτό "τραπεζικό λογαριασμό υπολόγου", στον οποίο θα πιστώνονται οι προκαταβολές που θα του χορηγούνται στο πλαίσιο του έργου/των έργων , στα οποία συμμετέχει. Επισημαίνεται το βήμα αυτό πραγματοποιείται μόνο την πρώτη φορά που ορίζεται κάποιος υπόλογος. Όλες οι επόμενες προκαταβολές που εγκρίνονται για χορήγηση θα πιστώνονται στον ίδιο λογαριασμό υπόλογου που κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ κατά το επόμενο βήμα. 
    5. Υποβολή εντύπου Ατ19 στην ηλεκτρονική διεύθυνση του γραφείου ανθρωπίνων πόρων (hr@rc.auth.gr ).
    6. Πίστωση «τραπεζικού λογαριασμού υπολόγου» με εγκεκριμένο ποσό της προκαταβολής, εφόσον το αιτούμενο ποσό καλύπτεται από το ταμειακό υπόλοιπο του έργου.
    7. Ανάληψη του ποσού από τον δικαιούχο προκαταβολής.
    8. Διενέργεια δαπανών. Στην περίπτωση που η προκαταβολή ζητείται για δαπάνες μετακινήσεων, τα παραστατικά που αφορούν μετακίνηση θα πρέπει να εκδοθούν στα στοιχεία του/των μετακινούμενου/ων.
    9. Αν ο δικαιούχος της προκαταβολής δεν διαθέσει ολόκληρο το ποσό του ΧΕΠ, οφείλει να επιστρέψει το αδιάθετο υπόλοιπο, το αργότερο μέχρι την λήξη της προθεσμίας απόδοσης του ΧΕΠ στον Τραπεζικό Λογαριασμό του έργου. Στην Απόδοση της δαπάνης θα πρέπει να επισυναφθούν τα αποδεικτικά στοιχεία πραγματοποίησης τραπεζικής μεταφοράς. 
    10. Απόδοση προκαταβολής από την/τον ΕΥ έως την ημερομηνία απόδοσης της προκαταβολής, όπως έχει οριστεί στην σχετική απόφαση της Επιτροπής. Η απόδοση του ΧΕΠ γίνεται απαραίτητα εντός τριών μηνών από την ημερομηνία έκδοσής του, δεν μπορεί όμως να ξεπερνάει τη λήξη του έργου.
    11. Οι αποδόσεις προκαταβολών δύνανται να υποβάλλονται σταδιακά. Η απόδοση πραγματοποιείται από την/τον ΕΥ μέσω webresCom Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο αίτημα επιλέγοντας τον τύπο του αιτήματος "Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης" και επισυνάπτοντας, όλα τα σχετικά παραστατικά (όπως εξοφλημένες αποδείξεις για μετακινήσεις και τιμολόγια για λοιπές δαπάνες) και δικαιολογητικά συνοδευόμενα από τα αντίστοιχα έντυπα του ΕΛΚΕ.
    12. Εάν η απόδοση της προκαταβολής ολοκληρωθεί πριν την διενέργεια της μετακίνησης μετά την πραγματοποίηση αυτής η/ο ΕΥ υποχρούται εντός 10 ημερών να προσκομίσει και όλα τα υπόλοιπα δικαιολογητικά/αποδεικτικά. 

    ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν επιτρέπεται η χορήγηση προκαταβολής σε δικαιούχο ο οποίος, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπρόθεσμα προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει, για όποιο έργο έχει οριστεί ως υπόλογος.

    Μπορείτε να βρείτε εδώ αναλυτικό βίντεο της διαδικασίας χορήγησης προκαταβολής και την απόδοση αυτής. 

    Χρήσιμες Πληροφορίες

    Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής)

    Από το μενού αριστερά στις Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες ο χρήστης αναζητά τις Εντολές Δαπανών και το Νέο Αίτημα (2).

    Νέο αίτημα - Εντολές Δαπανών

    Με τις ενέργειες αυτές οδηγείται στη σελίδα υποβολής των ηλεκτρονικών αιτημάτων πληρωμής. 
    Από τις τέσσερις επιλογές ο χρήστης πρέπει να επιλέξει το Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής)

    Αίτημα Προκαταβολής ΧΕΠ

    Δικαιολογητικά στο Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης - μέχρι 1000 ευρώ

    Επισυνάπτονται στην περίπτωση της προκαταβολής για λοιπές δαπάνες 

    1. Έντυπο Ο10 ή Ο11 κατάλληλα συμπληρωμένο χωρίς υπογραφή
    2. Γραμμάτιο είσπραξης ή αντίγραφο απόδειξης είσπραξης τελών 

    Δικαιολογητικά στο Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης - Ταξίδι

    Στην περίπτωση της προκαταβολής για έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας, επισυνάπτονται 

    • τα εξοφλημένες αποδείξεις δαπανών μετακίνησης στα στοιχεία του μετακινούμενου, καθώς και
    • τα παραστατικά των αποδεικτικών μετακίνησης, όπως ορίζονται στο κεφάλαιο 6.4, του "Κανονισμού Μετακινήσεων"
    • το τυποποιημένο έντυπο «O14 Ημερολόγιο Κίνησης» ή το έντυπο «Ο.14 En-Travel Diary» για μετακινούμενους άλλης εθνικότητας, ψηφιακά υπογεγραμμένο από τον μετακινούμενο. 
    • το τυποποιημένο έντυπο «Ο16 Μετακινήσεις-Έκθεση Πεπραγμένων» ή το έντυπο «Ο.16 En- Activity Report» για μετακινούμενους άλλης εθνικότητας, ψηφιακά υπογεγραμμένο από τους μετακινούμενους. 
    • υλικό που τεκμηριώνει την αναγκαιότητα της μετακίνησης και τη σύνδεσή της με το φυσικό αντικείμενο του έργου, όπως ορίζονται στο κεφάλαιο 6.4.9. του "Κανονισμού Μετακινήσεων".

    Περίπτωση: Απόδοση προκαταβολής πριν την διενέργεια της μετακίνησης

    Εάν η απόδοση της προκαταβολής ολοκληρωθεί πριν την διενέργεια της μετακίνησης μετά την πραγματοποίηση αυτής, η/ο ΕΥ υποχρούται εντός 10 ημερών να προσκομίσει και όλα τα υπόλοιπα δικαιολογητικά/αποδεικτικά. 

    Εφόσον η/ο μετακινούμενη/ος λάβει ημερήσια ή/και χιλιομετρική αποζημίωση για την διενεργηθείσα μετακίνηση, η προσκόμιση μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω αιτήματος πληρωμής δαπάνης από τον web-resCom Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/ Νέο Αίτημα

    • Τύπος αιτήματος: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης
    • Τύπος αιτήματος πληρωμής: Μετακινήσεις

    Διαφορετικά, η/ο ΕΥ οφείλει να αποστείλει τα δικαιολογητικά με διαβιβαστικό στην ηλεκτρονική διεύθυνσή του γραφείου Παραλαβής & Ελέγχου Εντολών f_transaction@rc.auth.gr 

    Στοιχεία Επικοινωνίας

    Τμήμα

    Οικονομικών Συναλλαγών και Αρχειοθέτησης

    Γραφείο

    Παραλαβής & Ελέγχου Εντολών

    Τηλέφωνα
    Μαριάννα Γούτσιου, Υπεύθυνη Γραφείου96755
    Φωτεινή Γιαννάκη94006
    Κυριακή Γκλαβίδου94037
    Φωτεινή Κατσιρμά91325
    Βερίνα Κλωναρίδου94074
    Γεωργία Στύλου96737