Αίτημα έκδοσης Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής

Γενικοί κανόνες προκαταβολών

Για τη χορήγηση προκαταβολών με σκοπό την κάλυψη αναγκών και εξόδων στο πλαίσιο ερευνητικών προγραμμάτων, απαιτείται έγκριση από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ. Η προκαταβολή χορηγείται με την έκδοση Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (ΧΕΠ). Το Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής χορηγείται προκειμένου να καλυφθούν:

• Έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας όπως εισιτήρια, ξενοδοχεία, έξοδα εγγραφής σε συνέδριο, έξοδα ενοικίασης μεταφορικού μέσου, διάφορες δαπάνες που ενδεχομένως προκύψουν για επικείμενη μετακίνηση (π.χ. έκδοση βίζας, διενέργεια covid test κλπ). ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη διαδικασία της προκαταβολής εξαιρείται η χορήγηση ημερήσιας και χιλιομετρικής αποζημίωσης.
• Λοιπές δαπάνες μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000) ευρώ για τις οποίες δε χρειάζεται να γίνονται κρατήσεις φόρου κλπ όπως τραπεζικά έξοδα, εγγυητικές, παράβολα.

Ειδικότερα, απαραίτητες προϋποθέσεις για τη χορήγηση προκαταβολής για τις ανάγκες προγραμμάτων ή έργων (ερευνητικών, αναπτυξιακών κ.λπ.) είναι οι ακόλουθες:

1. να έχουν αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ οι διοικητικές αποφάσεις που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη έργου και έγκριση συνολικού και ετήσιου προϋπολογισμού),
2. να υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στον συνολικό προϋπολογισμό του έργου για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης,
3. ο δικαιούχος προκαταβολής να είναι είτε η/ο Επιστημονική/ός Υπεύθυνη/ος του έργου/προγράμματος είτε άλλο μέλος της ομάδας του έργου (με σύμβαση στο έργο ή καταχωρημένος στην ερευνητική ομάδα και επισυναπτόμενη Υπεύθυνη δήλωσή του ότι συναινεί), εφόσον έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου υπηρεσιακή σχέση με το ίδρυμα, και να μην είναι δικαιούχος άλλης αναπόδοτης προκαταβολής σε έργο, 
4. η διαχείριση της προκαταβολής να πραγματοποιείται, μέσω διακριτού "τραπεζικού λογαριασμού υπολόγου" της Τράπεζας Πειραιώς, 
5. να έχει προηγηθεί η έκδοση της Απόφασης μετακίνησης από τον ΕΛΚΕ για μετακινήσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4336/2015, 
6. να υπάρχει διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο στο έργο.

Διαδικασία χορήγησης προκαταβολής 

1. Αίτημα Χορήγησης Προκαταβολής από την/τον ΕΥ μέσω webresCom Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο αίτημα επιλέγοντας τον τύπο του αιτήματος "Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής)"
2. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει αίτημα. Η Επιτροπή Ερευνών εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα. Εκδίδεται Απόφαση χορήγησης προκαταβολής. Ορίζονται τα στοιχεία δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού, η αιτιολογία και το χρονικό διάστημα απόδοσής της.
3. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ενημερώνει δικαιούχο της προκαταβολής για Απόφαση με τη σχετική ΑΔΑ και άνοιγμα λογαριασμού υπολόγου.
4. Ο δικαιούχος της προκαταβολής (υπόλογος) επικοινωνεί με την Τράπεζα Πειραιώς, ώστε να ανοίξει διακριτό "τραπεζικό λογαριασμό υπολόγου", στον οποίο θα πιστώνονται οι προκαταβολές που θα του χορηγούνται στο πλαίσιο του έργου/των έργων , στα οποία συμμετέχει. Επισημαίνεται το βήμα αυτό πραγματοποιείται μόνο την πρώτη φορά που ορίζεται κάποιος υπόλογος. Όλες οι επόμενες προκαταβολές που εγκρίνονται για χορήγηση θα πιστώνονται στον ίδιο λογαριασμό υπόλογου που κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ κατά το επόμενο βήμα. 
5. Υποβολή εντύπου Ατ19 στην ηλεκτρονική διεύθυνση του γραφείου ανθρωπίνων πόρων (hr@rc.auth.gr ).
6. Πίστωση «τραπεζικού λογαριασμού υπολόγου» με εγκεκριμένο ποσό της προκαταβολής, εφόσον το αιτούμενο ποσό καλύπτεται από το ταμειακό υπόλοιπο του έργου.
7. Ανάληψη του ποσού από τον δικαιούχο προκαταβολής.
8. Διενέργεια δαπανών. Στην περίπτωση που η προκαταβολή ζητείται για δαπάνες μετακινήσεων, τα παραστατικά που αφορούν μετακίνηση θα πρέπει να εκδοθούν στα στοιχεία του/των μετακινούμενου/ων.
9. Αν ο δικαιούχος της προκαταβολής δεν διαθέσει ολόκληρο το ποσό του ΧΕΠ, οφείλει να επιστρέψει το αδιάθετο υπόλοιπο, το αργότερο μέχρι την λήξη της προθεσμίας απόδοσης του ΧΕΠ στον Τραπεζικό Λογαριασμό του έργου. Στην Απόδοση της δαπάνης θα πρέπει να επισυναφθούν τα αποδεικτικά στοιχεία πραγματοποίησης τραπεζικής μεταφοράς. 
10. Απόδοση προκαταβολής από την/τον ΕΥ έως την ημερομηνία απόδοσης της προκαταβολής, όπως έχει οριστεί στην σχετική απόφαση της Επιτροπής. Η απόδοση του ΧΕΠ γίνεται απαραίτητα εντός τριών μηνών από την ημερομηνία έκδοσής του, δεν μπορεί όμως να ξεπερνάει τη λήξη του έργου.
11. Οι αποδόσεις προκαταβολών δύνανται να υποβάλλονται σταδιακά. Η απόδοση πραγματοποιείται από την/τον ΕΥ μέσω webresCom Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο αίτημα επιλέγοντας τον τύπο του αιτήματος "Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης" και επισυνάπτοντας, όλα τα σχετικά παραστατικά (όπως εξοφλημένες αποδείξεις για μετακινήσεις και τιμολόγια για λοιπές δαπάνες) και δικαιολογητικά συνοδευόμενα από τα αντίστοιχα έντυπα του ΕΛΚΕ.
12. Εάν η απόδοση της προκαταβολής ολοκληρωθεί πριν την διενέργεια της μετακίνησης μετά την πραγματοποίηση αυτής η/ο ΕΥ υποχρούται εντός 10 ημερών να προσκομίσει και όλα τα υπόλοιπα δικαιολογητικά/αποδεικτικά. 

ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν επιτρέπεται η χορήγηση προκαταβολής σε δικαιούχο ο οποίος, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπρόθεσμα προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει, για όποιο έργο έχει οριστεί ως υπόλογος.

Μπορείτε να βρείτε εδώ αναλυτικό βίντεο της διαδικασίας χορήγησης προκαταβολής και την απόδοση αυτής.