Σύνοψη

Ενέργειες ΕΥ για Αποδοχή διαχείρισης έργου

Διαχείριση υλοποίησης ανάλογα με προέλευση Χρηματοδότησης

 

 

Ενέργειες ΕΥ για Αποδοχή διαχείρισης έργου

Η διαδικασία για την έκδοση της Αποδοχής Διαχείρισης ενός έργου υλοποιείται σε τέσσερις φάσεις. Η/Ο ΕΥ αφού εξασφαλίσει τη χρηματοδότηση ενός έργου ακολουθεί τα παρακάτω βήματα:

Φάση 1: Ενέργειες προς τον φορέα χρηματοδότησης για συμφωνία

Βήμα 1: Για χρηματοδοτήσεις, χορηγίες, δωρεές, κληροδοτήματα και κάθε είδους εισφορές από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και από διεθνείς Οργανισμούς, η/ο ΕΥ κάνει τις απαραίτητες ενέργειες προς τον Φορέα Χρηματοδότησης για έκδοση της Απόφασης Χρηματοδότησης ή την κατάρτιση σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης ή την κατάρτιση σύμβασης Χρηματοδότησης έργου\δωρεάς μετά από διμερή διαπραγμάτευση.

Για την υπογραφή σύμβασης/συμφωνητικού από τον ΕΛΚΕ απαιτείται η έγκριση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών. Ο φορέας που συμβάλλεται είναι ο ΕΛΚΕ ΑΠΘ ακόμη και στις συμβάσεις που συνάπτονται στο πλαίσιο συνεργασίας π.χ. α) συμφωνητικά εμπιστευτικότητας (Non-Disclosure Agreement), β) μνημόνια συνεργασίας (Memorandum Of Understanding) και γ) συμφωνητικά μεταφοράς υλικού (Material Transfer Agreement).

Υπενθυμίζεται ότι σε κάθε νέα χρηματοδότηση, η/ο ΕΥ, θα πρέπει να γνωστοποιεί στο Γραφείο Έναρξης Έργων του ΕΛΚΕ ΑΠΘ (projects@rc.auth.gr), τα στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) της/του αρμόδιας/ου επικοινωνίας εκ μέρους του Φορέα Χρηματοδότησης.

Όταν απαιτείται η υπογραφή σύμβασης/συμφωνητικού μεταξύ του φορέα χρηματοδότησης και του ΕΛΚΕ, αυτή

  • κατατίθεται υπογεγραμμένη (από τον ΦΧ) σε αριθμό αντιτύπων ίσο με τον αριθμό των συμβαλλομένων μερών ή τον αριθμό των αντιτύπων που αναγράφονται στη σύμβαση ή
  • αποστέλλεται ψηφιακά υπογεγραμμένη (από τον ΦΧ)

κατά το 2ο βήμα μαζί με τα υπόλοιπα δικαιολογητικά για την έναρξη του έργου. Κατόπιν ελέγχου της σύμβασης/συμφωνητικού από το Νομικό Γραφείο, εξετάζονται και εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης και τα έγγραφα υπογράφονται από τον νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ την επόμενη της Συνεδρίασης. Η σύμβαση παραλαμβάνεται από την/τον ΕΥ ή από τους συνεργάτες του κατόπιν συνεννόησης με το γραφείο Έναρξης Έργων.

Φάση 2: Κατάθεση διοικητικών εντύπων για έναρξη έργου

Βήμα 2: Για την Αποδοχή Διαχείρισης ενός έργου αρχικά υποβάλλονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr του Γραφείου έναρξης έργων από την/τον ΕΥ τα διοικητικά έντυπα για την έναρξη του έργου:

  1. Το κατάλληλα συμπληρωμένο έντυπο του αιτήματος αποδοχής διαχείρισης έργου (έντυπο Δ1). Το έντυπο συνυπογράφουν
    • η/ο ΕΥ ότι έχει λάβει γνώση του Οδηγού Διαχείρισης Έργων, του Οδηγού Προμηθειών, του Οδηγού Χρηματοδότησης Ερευνών, του Κώδικα Δεοντολογίας καθώς και της σύμβασης χρηματοδότησης του έργου και δέσμευση του ΕΥ για την τήρηση των κανόνων που συμπεριλαμβάνονται σε αυτά. 
    • η/ο Διευθύντρια/τής του Τομέα στον οποίο υπηρετεί η/ο ΕΥ και πρόκειται να υλοποιηθεί το έργο. Ο Διευθυντής του Τομέα βεβαιώνει ότι η υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου δεν παρακωλύει το εκπαιδευτικό έργο του Τομέα.
    • η/ο Διευθύντρια/τής του Εργαστηρίου ή της Κλινικής, ο οποίος βεβαιώνει ότι έχει λάβει γνώση του έργου που θα υλοποιηθεί και ότι συναινεί για την χρήση των υποδομών του Εργαστηρίου ή της Κλινικής. Η υπογραφή είναι απαραίτητη μόνο όταν το έργο υλοποιείται σε Εργαστήριο ή Κλινική και αφορά παροχή υπηρεσιών προς τρίτους.
  2. Διοικητική πράξη έγκρισης του έργου (πχ Απόφαση Χρηματοδότησης, Απόφαση Ένταξης Πράξεων στο πλαίσιο πρόσκλησης ) ή Σύμβαση μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης με τον ΕΛΚΕ ΑΠΘ (προς υπογραφή)  για την εκτέλεση του έργου στην οποία πρέπει να περιλαμβάνονται κατ’ ελάχιστον τα ουσιώδη στοιχεία του έργου.
  3. Τεχνικό Παράρτημα Έργου, όπου περιγράφονται αναλυτικά το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο αυτού, και το οποίο εγκρίθηκε για χρηματοδότηση από δημόσιους φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής κατόπιν Προκήρυξης Χρηματοδότησης του Φορέα Χρηματοδότησης ή Αυτεπιστασία (Απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα) ή πρόταση προς τον ΦΧ για υλοποίηση έργου. 
  4. Τυχόν λοιπά έντυπα και έγγραφα που απαιτούνται από την εθνική ή ενωσιακή νομοθεσία κατά περίπτωση έργου
  5. Έγκριση από την Επιτροπή Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας, όπου απαιτείται.
  6. Συμφωνητικό Συνεργασίας μεταξύ ΕΛΚΕ και ΕΥ, όταν ο τελευταίος δεν ανήκει στο προσωπικό του Α.Π.Θ.

Βήμα 3: Ελέγχεται το αίτημα ως προς την πληρότητα των δικαιολογητικών που έχουν προσκομιστεί. Το τμήμα έναρξης έργων επικοινωνεί με την/τον ΕΥ για τις τυχόν ελλείψεις που διαπιστώνονται. Το γραφείο έναρξης έργων παραλαμβάνει και πρωτοκολλεί τα έγγραφα στο έργο με μοναδικό κωδικό, που είχε λάβει κατά την υποβολή της πρότασης. Εισάγει τα δεδομένα του εντύπου Δ1 (τίτλος, ΕΥ, φύση έργου κ.λπ) και αποδελτιώνει στην καρτέλα του έργου τα στοιχεία του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. Το έργο τίθεται σε κατάσταση "Αναμονή" και μπορεί να κατατεθεί προϋπολογισμός (συνολικός και ετήσιος). Το γραφείο έναρξης έργων ενημερώνει σχετικά τον ΕΥ. Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.

Φάση 3: Υποβολή αρχικού προϋπολογισμού

Βήμα 4: Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αρχικό συνολικό προϋπολογισμό. Σε περίπτωση που οι προβλεπόμενες κρατήσεις δεν είναι αποδεκτές η/ο ΕΥ υποβάλλει παράλληλα "Αίτημα μείωσης παρακράτησης" μέσω web-resCom. Τα στοιχεία του προϋπολογισμού ελέγχονται από το αρμόδιο τμήμα του ΕΛΚΕ. Η/Ο ΕΥ ενημερώνεται από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ για διορθώσεις στο αίτημά του. Ο προϋπολογισμός καθίσταται σε κατάσταση "ελεγμένος".

Όταν ο συνολικός προϋπολογισμός καταστεί ελεγμένος η/ο ΕΥ μπορεί να υποβάλλει και τον αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό του έργου μέσω webresCom για την έκδοση της Απόφασης Ανάληψης υποχρέωσης.

Φάση 4: Έκδοση διοικητικών αποφάσεων Αποδοχής διαχείρισης Έργου από ΕΛΚΕ ΑΠΘ

Βήμα 5: Το αίτημα έναρξης έργου και το αίτημα έγκρισης του αρχικού συνολικού προϋπολογισμού εντάσσονται μαζί στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης και εφόσον το έργο συνάδει με τον σκοπό του Ε.Λ.Κ.Ε. και οι όροι υλοποίησής του είναι σύννομοι και επωφελείς για το Πανεπιστήμιο, εγκρίνονται, εκδίδονται, υπογράφονται και αναρτώνται στη Διαύγεια οι παρακάτω Αποφάσεις:

  • Αποδοχής Διαχείρισης του έργου
  • Έγκρισης συνολικού προϋπολογισμού του έργου

Αν έχει υποβληθεί εγκαίρως και ο ετήσιος προϋπολογισμός εξετάζεται και εκδίδονται από την ίδια συνεδρίαση και οι παρακάτω:

  • Απόφαση έγκρισης Ετήσιου Προϋπολογισμού του έργου, ο οποίος έχει ενταχθεί στον συνολικό προϋπολογισμό του Ε.Λ.Κ.Ε.
  • Απόφαση Ανάληψης υποχρέωσης ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού (διοικητική πράξη με την οποία βεβαιώνεται η ύπαρξη των αναγκαίων πιστώσεων στον προϋπολογισμό του έργου/ προγράμματος ανά έτος και δεσμεύεται το σύνολο αυτών).

Διαχείριση υλοποίησης ανάλογα με προέλευση Χρηματοδότησης

Ειδικότερα ανάλογα με την προέλευση της Χρηματοδότησης, η διαχείριση υλοποίησης του μπορεί να ομαδοποιηθεί στις παρακάτω κατηγορίες.

  1. Έργα που υλοποιούνται με σύμβαση Οικονομικής Ενίσχυσης, Δωρεάς, Χορηγίας, ανάθεσης έργου ή σύμβαση υπεργολαβίας μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης και του ΕΛΚΕ.
  2. Έργα που υλοποιούνται σύμφωνα με Απόφαση Χρηματοδότησης ή σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης. Οι όροι και οι προϋποθέσεις υλοποίησης του έργου, όπως ορίζονται στην απόφαση χρηματοδότησης ή στην σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης είναι ουσιώδεις και είχαν καθοριστεί στην προκήρυξη στα πλαίσια της οποίας υποβλήθηκε η πρόταση για χρηματοδότηση του έργου.
  3. Έργα που χρηματοδοτούνται από τρίτους για την οικονομική συμμετοχή (έξοδα εγγραφής) τους σε συνέδρια, για την πληρωμή τελών φοίτησης, για την πληρωμή για παροχή υπηρεσιών. Για την έναρξη και υλοποίηση τους δε υπογράφεται σύμβαση με τον χρηματοδότη αλλά για την έκδοση της Απόφασης Αποδοχής διαχείρισης κατατίθενται νομιμοποιητικά έγγραφα διεξαγωγής του συνεδρίου, Απόφαση ίδρυσης εκπαιδευτικού προγράμματος τυπικής εκπαίδευσης σε ΦΕΚ, Απόφαση έγκρισης του έργου από το Συμβούλιο του ΚΕ.ΔΙ.ΒΙ.Μ. κ.λπ.

    1. Διαδικασία Έναρξης Έργων με Σύμβαση Οικονομικής Ενίσχυσης/Δωρεάς/Χορηγίας/ Απόδοσης Υποτροφιών προς υπογραφή

    Τα συγκεκριμένα προγράμματα υλοποιούνται μετά από διμερή συμφωνία μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης και του ΕΛΚΕ.

    Βήμα 1:  Για χρηματοδοτήσεις, χορηγίες, δωρεές, κληροδοτήματα και κάθε είδους εισφορές από δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και από διεθνείς Οργανισμούς, η/ο ΕΥ κάνει τις απαραίτητες ενέργειες για την κατάρτιση σύμβασης Χρηματοδότησης έργου\δωρεάς\χορηγίας μετά από διμερή διαπραγμάτευση με τον Φορέα Χρηματοδότησης. Ο φορέας που συμβάλλεται είναι ο ΕΛΚΕ ΑΠΘ. Για τις περιπτώσεις που δεν ακολουθείται τυποποιημένο κείμενο σύμβασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης, βρείτε παρακάτω σχετικά υποδείγματα σύμβασης ανάλογα με τη μορφή χρηματοδότησης.

    Στη σύμβαση καθορίζονται μεταξύ άλλων, ο τίτλος, η/ο ΕΥ του έργου, το συνολικό ύψος χρηματοδότησης ή το συμβατικό αντάλλαγμα, το ποσοστό 10% της παρακράτησης του άρθρου 59 του Ν.4485/2017, η διάρκεια, οι υποχρεώσεις των συμβαλλομένων, η περιγραφή του φυσικού αντικειμένου, τα παραδοτέα, οι κυρώσεις, η διαδικασία επίλυσης διαφορών, οι πληρωμές, το εφαρμοστέο δίκαιο και κάθε άλλος ειδικότερος όρος, ο οποίος διασφαλίζει την εκτέλεση του έργου, την εκπόνηση της μελέτης ή την υλοποίηση του χρηματοδοτούμενου έργου. Στη σύμβαση οι φορείς που εισφέρουν, επιχορηγούν και χρηματοδοτούν τον Ε.Λ.Κ.Ε. δύναται να προσδιορίσουν και το είδος των δαπανών που θα καλυφθούν με τους πόρους που διαθέτουν.

    Συμβατικό Τίμημα: Προσοχή, στα έργα τα οποία αφορούν μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, επιβάλλεται ο αναλογούν ΦΠΑ επί του κεφαλαίου του έργου (χρηματοδότηση) βάσει των ισχυουσών διατάξεων. Το ποσό αυτό δεν αποτελεί δαπάνη και πρέπει να λαμβάνεται υπ' όψη στην συμφωνία για το ύψος της χρηματοδότησης. Επομένως, οι συμφωνίες πρέπει να γίνονται στην καθαρή αξία. Δεν επιβάλλεται ΦΠΑ όταν η σύμβαση είναι δωρεάς ή αφορά υπηρεσίες στις οποίες δεν επιβάλλεται ΦΠΑ, όπως παροχή  εκπαίδευσης και υπηρεσίες προς το εξωτερικό. 

    Βήμα 2: Η/Ο ΕΥ υποβάλλει το έντυπο Δ1 και την κατάλληλα συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη* από τον φορέα χρηματοδότησης σύμβαση

      • κατατίθεται υπογεγραμμένη (από τον ΦΧ) σε αριθμό αντιτύπων ίσο με τον αριθμό των συμβαλλομένων μερών ή τον αριθμό των αντιτύπων που αναγράφονται στη σύμβαση ή
      • αποστέλλεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr  ψηφιακά υπογεγραμμένη (από τον ΦΧ)

      Όταν το έργο υλοποιείται σε Εργαστήριο ή Κλινική και αφορά παροχή υπηρεσιών προς τρίτους προσκομίζεται και το ΦΕΚ ίδρυσής του Εργαστηρίου ή της Κλινικής και ο Εσωτερικός Κανονισμός λειτουργίας του/της (εφόσον υπάρχουν).

      Βήμα 3: Το γραφείο έναρξης έργων παραλαμβάνει ελέγχει και πρωτοκολλεί έγγραφα σε έργο με μοναδικό κωδικό. Οι συμβάσεις αποστέλλονται στο Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, το οποίο πραγματοποιεί τον νομικό έλεγχο των συμβάσεων χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Κατά τον νομικό έλεγχο, το ΓΝΥ επικοινωνεί με την/τον ΕΥ για νομικά ζητήματα στο κείμενο της σύμβασης και προτείνει την πραγματοποίηση των διορθώσεων στα έγγραφα όταν κρίνεται απαραίτητο. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία του νομικού ελέγχου, η σύμβαση εντάσσεται στα θέματα της ημερήσιας διάταξης για εξέταση και έγκριση της υπογραφής από τη συνεδρίαση του Επταμελούς. Την επομένη της Συνεδρίασης ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης υπογράφει τη Σύμβαση. Αποστέλλεται email στον/στην ΕΥ για την έγκριση και παραλαβή της σύμβασης.  

      Βήμα 4: Παράλληλα το γραφείο έναρξης έργων με τη θετική εισήγηση του Νομικού γραφείου εισάγει τα δεδομένα του εντύπου Δ1 (τίτλος, ΕΥ, φύση έργου κ.λπ) και αποδελτιώνει τα στοιχεία του συμβολαίου (χρονική διάρκεια υλοποίησης φυσικού αντικειμένου, μέγιστο ποσό επιχορήγησης, κράτηση Επιτροπής, κ.λπ.) στο έργο. Το έργο τίθεται σε κατάσταση "Αναμονή" και μπορεί να κατατεθεί προϋπολογισμός (συνολικός και ετήσιος). Το γραφείο έναρξης έργων ενημερώνει σχετικά τον ΕΥ. Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.

      Βήμα 5: Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αρχικό συνολικό προϋπολογισμό. Ο προϋπολογισμός περιλαμβάνει απαραιτήτως την κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ «64-98-2 Γενικά έξοδα», της οποίας το ποσό ανέρχεται σε ποσοστό 10% του συνολικού προϋπολογισμού του έργου. Τα στοιχεία του προϋπολογισμού ελέγχονται από το αρμόδιο τμήμα του ΕΛΚΕ. Η/Ο ΕΥ ενημερώνεται από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ για διορθώσεις στο αίτημά του. Ο προϋπολογισμός καθίσταται σε κατάσταση "ελεγμένος" και το αίτημα για έγκριση του προϋπολογισμού μαζί με το αίτημα αποδοχής διαχείρισης έργου εισάγονται στην ημερήσια διάταξη της Συνεδρίασης για τελική έγκριση.

      Βήμα 6: Όταν ο συνολικός προϋπολογισμός καταστεί ελεγμένος η/ο ΕΥ μπορεί να υποβάλλει και τον αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό του έργου μέσω webresCom για την έκδοση της Απόφασης Ανάληψης υποχρέωσης.

      Βήμα 7:Τα αιτήματα εξετάζονται από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης και εκδίδονται, υπογράφονται και Αναρτώνται στη Διαύγεια όλες οι αναγκαίες για την έναρξη ενός έργου διοικητικές Αποφάσεις


      2. Διαδικασία Έναρξης Έργων με υπογεγραμμένη σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης ή με Απόφαση Χρηματοδότησης

      Τα προγράμματα με τη μορφή επιχορηγήσεων, υλοποιούνται κυρίως μετά την εξαγγελία προσκλήσεων υποβολής προτάσεων (call for proposals) στα πλαίσια κάποιας Δράσης/Προγράμματος σε καθορισμένους τομείς προτεραιότητας και με συγκεκριμένους στόχους, οι οποίες υποβάλλονται για αξιολόγηση. Όταν κάποιο έργο εγκριθεί, ο δικαιούχος κάνει ενέργειες προς τον ΦΧ για να λάβει την Απόφαση Χρηματοδότησης ή για την υπογραφή σύμβασης/συμφωνίας επιχορήγησης και δεσμεύεται σε όλους τους όρους που καθορίζονται στην πρόσκληση και στον οδηγό του προγράμματος, συμπεριλαμβανομένων των γενικών όρων που προσαρτώνται στην απόφαση/συμφωνία επιχορήγησης.

      Στη σύμβαση οι φορείς επιχορηγούν και χρηματοδοτούν τον Ε.Λ.Κ.Ε. καθορίζουν τις επιλέξιμες για χρηματοδότηση δαπάνες που θα καλυφθούν με τους πόρους που διαθέτουν. Η παρακολούθηση των έργων γίνεται μέσω αναφορών προόδου (τεχνικών και οικονομικών). Ο έλεγχος των Αναφορών προόδου διενεργείται από στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής ή με την συνδρομή ειδικών εξωτερικών εμπειρογνωμόνων. 

      2.1. Έργα που απαιτούν υπογεγραμμένη σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης

      Εφόσον η πρόταση έχει προκριθεί κατά το στάδιο αξιολόγησης η Αναθέτουσα Αρχή συντάσσει, σύμφωνα με τα κριτήρια και τις απαιτήσεις της δημοσιευμένης πρόσκλησης για υποβολή προτάσεων, Συμφωνία Επιχορήγησης (Grand Ageement ή Subsidy Constract) με τον κάθε εταίρο ή με τον Συντονιστή εταίρο. Προϋπόθεση για την έναρξη του έργου αποτελεί η υπογραφή της Σύμβασης/Συμφωνίας από τα εμπλεκόμενα μέρη. Στην κατηγορία ανήκουν τα προγράμματα

      • Έργα απευθείας χρηματοδοτούμενα από την Ευρωπαϊκή Ένωση.  Δείτε εδώ τα βήματα για την υλοποίηση Ευρωπαϊκών έργων.

      • Προγράμματα Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας (Interreg). Δείτε εδώ τα βήματα για την υλοποίηση προγραμμάτων Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας .

      2.2. Έργα που απαιτούν Απόφαση Χρηματοδότησης

      Σε αντίθεση με τη συμφωνία επιχορήγησης, η απόφαση επιχορήγησης δεν απαιτεί υπογραφή του δικαιούχου και επομένως μετά την παραλαβή/γνωστοποίηση της δύναται να ξεκινήσει η διαδικασία έναρξης έργου.

      Για την έναρξη και υλοποίηση των παραπάνω έργων θα βρείτε πληροφορίες στη σελίδα του αρμόδιου γραφείου της παρακολούθησης έργων 

      Στην κατηγορία ανήκουν τα περισσότερα εθνικά προγράμματα

      • Χρηματοδοτούμενα απευθείας από το ΠΔΕ 

      • Συγχρηματοδοτούμενα έργα ΕΣΠΑ (τομεακά και Περιφερειακά Επιχειρησιακά Προγράμματα) 

      • Έργα χρηματοδοτούμενα από το ΕΛ.ΙΔ.Ε.Κ.

      • Έργα χρηματοδοτούμενα από την Γενική Γραμματεία Έρευνας και Καινοτομίας

      3. Διαδικασία Έναρξης Έργων με Απόφαση Επιτροπής

      Τα "αυτοχρηματοδοτούμενα" προγράμματα έχουν στόχο τη διαχείριση πληρωμών/εσόδων για την πληρωμή τελών φοίτησης, για την οικονομική συμμετοχή (έξοδα εγγραφής) τους σε συνέδρια, για την πληρωμή για παροχή υπηρεσιών. Υλοποιούνται χωρίς σύμβαση.

        3.1.1. Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) ή Ξενόγλωσσα Προγράμματα Σπουδών (Ξ.Π.Σ.) που λειτουργούν με τέλη φοίτησης. Μετά την κατάθεση των διοικητικών εγγράφων που είναι απαραίτητα για την έναρξη του έργου, και αφού ενημερωθεί η γραμματεία και η/ο ΕΥ του έργου ότι το έργο βρίσκεται σε Αναμονή, μπορούν να προχωρήσουν στην εισαγωγή της πληροφορίας σχετικά με την πληρωμή των διδάκτρων μέσω της εφαρμογής του webresCom "Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες"/ Δίδακτρα σπουδών"/"διαχείριση διδάκτρων". Μετά την εισαγωγή των στοιχείων αυτών μπορεί η/ο ΕΥ να υποβάλλει συνολικό προϋπολογισμό, ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία έναρξης έργου. Η συνολική διαδικασία περιγράφεται εδώ.

        3.1.2. Προγράμματα του Κέντρου Διά Βίου Μάθησης (ΚΕ.ΔΙ.ΒΙ.Μ.) που λειτουργούν με τέλη φοίτησης.  Η συνολική διαδικασία περιγράφεται εδώ.

        3.1.3. Οικονομική συμμετοχή τρίτων σε συνέδρια, σεμινάρια

        3.1.4. Παροχή υπηρεσιών προς τρίτους που σχετίζονται με την ερευνητική και λοιπή δραστηριότητα εργαστηρίων ή κλινικών 

        Για την έναρξη ενός αυτοχρηματοδοτούμενου έργου, η/ο ΕΥ υποβάλλει το έντυπο Δ1 και κατά περίπτωση τα παρακάτω δικαιολογητικά

        Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.)
        • Απόφαση ίδρυσης ή επανίδρυσής τους και τυχόν τροποποιήσεις αυτών (δημοσιευμένο ΦΕΚ), 
        • Κανονισμός λειτουργίας τους ( δημοσιευμένο ΦΕΚ) και 
        • Απόφαση του αρμόδιου οργάνου διοίκησης του ΠΜΣ για τον ορισμό του Διευθυντή
        Ξενόγλωσσα Προγράμματα Σπουδών (Ξ.Π.Σ.)
        • Απόφαση ίδρυσής τους από τη Σύγκλητο δημοσιευμένη σε ΦΕΚ.
        Προγράμματα ΚΕΔΙΒΙΜ
        • Απόφαση του Συμβουλίου ΚΕΔΙΒΙΜ και
        • ο προϋπολογισμός του εκπαιδευτικού προγράμματος, όπως είχε υποβληθεί στο συμβούλιο ΚΕΔΙΒΙΜ.
        Έργο Παροχής Υπηρεσιών
        • ΦΕΚ ίδρυσής του Εργαστηρίου ή Κλινικής και
        • Εσωτερικός Κανονισμός λειτουργίας του

         

        Βοήθεια στη συμπλήρωση του εντύπου Δ1

        Γενικά στοιχεία έργου

        1. Κωδικός Έργου: Το πεδίο μένει κενό ή συμπληρώνεται με τον κωδικό που έλαβε το έργο κατά την ενημέρωση του ΕΛΚΕ για υποβολή πρότασης με το έντυπο Δ0. Το πεδίο αυτό επιβεβαιώνεται/ενημερώνεται από το αρμόδιο γραφείο του ΕΛΚΕ.
        2. Στοιχεία Επιστημονικού Υπευθύνου: Καταγράφονται τα στοιχεία του Επιστημονικού Υπευθύνου του έργου.
        3. Στοιχεία έργου: Αναφορά του τίτλου του έργου στα Ελληνικά και τα Αγγλικά, στοιχεία που αφορούν τη διάρκεια υλοποίησης του φυσικού και του οικονομικού αντικειμένου, όπως αυτά αναγράφονται στη Σύμβαση ή Απόφαση Χρηματοδότησης του έργου από τον Φορέα Χρηματοδότησης.
        4. Σκοπός/ Αντικείμενο του έργου: Σύντομη περιγραφή φυσικού αντικειμένου του έργου.

        Φύση του έργου

        Επιλέγεται από τον ΕΥ του έργου ο χαρακτηρισμός της φύσης του έργου, ως ακολούθως:

        1. Παροχής Υπηρεσιών: Η επιλογή αυτή υποδηλώνει ότι το έργο αφορά την παροχή επιστημονικών υπηρεσιών σε άλλους φορείς (δημόσιους ή/και ιδιωτικούς) ή/και φυσικά πρόσωπα. Όταν το έργο υλοποιείται σε Εργαστήριο ή Κλινική και αφορά παροχή υπηρεσιών προς τρίτους προσκομίζεται και το ΦΕΚ ίδρυσής του Εργαστηρίου ή της Κλινικής και ο Εσωτερικός Κανονισμός λειτουργίας του/της (εφόσον υπάρχουν).
        2. Εκπαιδευτικό Σεμινάριο: Η επιλογή αυτή υποδηλώνει ότι το έργο αφορά την υλοποίηση προγράμματος ή προγραμμάτων εκπαίδευσης.
        3. Συνέδριο: Η επιλογή αυτή υποδηλώνει ότι το έργο αφορά την υποστήριξη και τη διοργάνωση συνεδρίου.
        4. Ερευνητικό: Η επιλογή αυτή υποδηλώνει ότι το έργο αφορά την υλοποίηση ερευνητικού ή τεχνολογικού έργου.
        Φύση Έργου

         

        Έγκριση από την Επιτροπή Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας

        Δήλωση της/του ΕΥ σχετικά με το εάν το προτεινόμενο ερευνητικό έργο περιλαμβάνει έρευνα στον άνθρωπο, σε υλικό που προέρχεται από άνθρωπο, όπως γενετικό υλικό, κύτταρα, ιστούς και προσωπικά δεδομένα, σε ζώα ή στο περιβάλλον, φυσικό και πολιτιστικό.

        Όταν απαιτείται πριν την έναρξή του έργου πρέπει να έχει υποβληθεί το έργο για έγκριση στην Επιτροπή Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας (Ε.Η.Δ.Ε.)  (εξαιρούνται οι κλινικές μελέτες /δοκιμές).

        Πριν την έκδοση της Αποδοχής διαχείρισης ενός έργου θα πρέπει να έχει προηγηθεί η έγκριση από την  Ε.Η.Δ.Ε.

        Είδος Ερευνητικής Δραστηριότητας Έργου

        1. Καθαρή βασική έρευνα (Pure basic research): η θεωρητική ή πειραματική εργασία που διενεργείται για την προαγωγή της γνώσης, χωρίς να επιζητά μακροπρόθεσμα οικονομικά ή κοινωνικά οφέλη και χωρίς να αποπειράται να εφαρμόσει τα αποτελέσματά της σε πρακτικά προβλήματα ή να τα μεταφέρει σε κλάδους επιφορτισμένους με την εφαρμογή τους.
        2. Προσανατολισμένη βασική έρευνα (Oriented basic research): Η προσανατολισμένη βασική έρευνα είναι βασική έρευνα που διενεργείται με την προσδοκία να παραγάγει ένα ευρύ πλαίσιο γνώσης το οποίο είναι πιθανόν να αποτελέσει τη βάση για την επίλυση αναγνωρισμένων ή αναμενόμενων, σύγχρονων ή μελλοντικών, προβλημάτων.
        3. Εφαρμοσμένη έρευνα (Applied research): η σχεδιασμένη έρευνα ή κριτική διερεύνηση ενός πεδίου που αποσκοπεί στην απόκτηση νέων γνώσεων και δεξιοτήτων για την ανάπτυξη νέων προϊόντων, διεργασιών ή υπηρεσιών ή για τη σημαντική βελτίωση προϊόντων, διεργασιών ή υπηρεσιών που υπάρχουν. Η εφαρμοσμένη έρευνα είναι οι εφαρμογές της θεωρητικής έρευνας για πρακτικούς και εμπορικούς σκοπούς.
        4. Τεχνολογική ανάπτυξη (Experimental Development): Η πειραματική ανάπτυξη είναι συστηματική εργασία, η οποία προέρχεται από την υπάρχουσα γνώση ή/και την πρακτική εμπειρία και κατευθύνεται στην παραγωγή νέων υλικών, προϊόντων ή υπηρεσιών, στην εγκατάσταση νέων διαδικασιών και συστημάτων, την ουσιαστική βελτίωση υπαρχόντων συστημάτων και δομών.
        Είδος Ερευνητικής Δραστηριότητας

         

        Μέλος Ομάδας ΚΕΔΕΚ

        Ειδικά για τα έργα που υλοποιούνται από ΕΥ, που είναι μέλη των ομάδων που είναι ενταγμένες και λειτουργούν στο Κέντρο Διεπιστημονικής Έρευνας και
        Καινοτομίας (ΚΕ.Δ.Ε.Κ.) ισχύουν διαφορετικές κρατήσεις

        Επιπρόσθετες απαιτήσεις

        Επιλέγονται από τον ΕΥ του έργου οι τυχών πρόσθετες απαιτήσεις, όπως η παροχή της δυνατότητας χρήσης πιστωτικών καρτών για την πληρωμή του ποσού της συμμετοχής στο Συνέδριο, καθώς και έκδοσης μηχανογραφημένων παραστατικών από τη Γραμματεία του Συνεδρίου. Το πεδίο αυτό συμπληρώνεται μόνο στην περίπτωση που το έργο αφορά στη διαχείριση των τελών εγγραφής σε συνέδριο ή σεμινάριο που οργανώνεται από το ΑΠΘ.

        Ορισμός Επιτροπής Παραλαβής Φυσικού Αντικειμένου Έργου

        Προσδιορίζονται τρία μέλη για την παραλαβή του φυσικού αντικειμένου του έργου, σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις του έργου πχ Προγραμματικές συμβάσεις.

        Πληροφορίες έργου web-resCom

        Εμφάνιση διοικητικών στοιχείων έργων web-resCom

        Η/Ο ΕΥ και οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να ελέγξουν τα Διοικητικά στοιχεία των έργων που παρακολουθούν από το μενού αριστερά : Παρακολούθηση έργων/Διοικητικά στοιχεία

        Διοικητικά στοιχεία έργου

        Εκτός από τα στοιχεία της/του ΕΥ εμφανίζονται και τα βασικά διοικητικά Στοιχεία του ερευνητικού προγράμματος ως ακολούθως

         

        Στοιχεία έργου

        Τα παραπάνω στοιχεία εισάγονται όπως έχουν συμπληρωθεί στο Δ1 που υπέβαλε ο ΕΥ και επιβεβαιώνονται από το Απόφαση Χρηματοδότησης ή το Συμβόλαιο/Σύμβαση επιχορήγησης με τον ΦΧ.  

        ΚΩΔΙΚΟΣ ΕΡΓΟΥ: Μοναδικός κωδικός που έλαβε το έργο κατά την ενημέρωση του ΕΛΚΕ για υποβολή πρότασης με το έντυπο Δ0 ή κατά την έναρξη του έργου, Με την απόδοση αυτού του κωδικού από το πληροφοριακό σύστημα καταχωρούνται όλες οι πληροφορίες και τα δεδομένα της διοικητικής και οικονομικής διαχείρισής του.

        ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ: Το έργο μπορεί να βρίσκεται στις παρακάτω καταστάσεις 

        • ΠΡΟΤΑΣΗ: Όταν το ερευνητικό έργο έχει υποβληθεί σε μορφή πρότασης αλλά δεν έχουν γίνει οι διοικητικές ενέργιες για την έναρξή του. 
        • ΑΝΑΜΟΝΗ: Έχουν γίνει οι διοικητικές ενέργειες για την έναρξη του έργου και μπορεί να υποβληθεί ή έχει υποβληθεί προϋπολογισμός. Το έργο παραμένει σε κατάσταση αναμονής έως ότου να γίνει η πρώτη οικονομική κίνηση από τον επιστημονικά υπεύθυνο ή η πρώτη κατάθεση από τον φορέα χρηματοδότησης. 
        • ΚΙΝΗΣΗ: Έχει εκδοθεί Αποδοχή Διαχείρισης έργου και έχουν γίνει οικονομικές κινήσεις. Πρέπει να βρίσκεται εντός της διάρκειας του οικονομικού αντικειμένου.
        • ΛΗΞΗ: Έχει ολοκληρωθεί η διάρκεια του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. 

        ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΔΙΑΚΡΙΣΗ:

        • Επιχορήγησης/Χρηματοδότησης
        • Παροχής Υπηρεσιών
        • Παροχής Υπηρεσιών ΧΔΕ

        Τέλος εμφανίζεται η λίστα των Συμβολαίων που καταχωρούνται στο σύστημα.

        Το παράδειγμα που ακολουθεί αφορά σε έργο Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας, το οποίο συγχρηματοδείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση και από Εθνικούς Πόρους.  

        Λίστα συμβολαίων

        Το παράδειγμα που ακολουθεί αφορά σε έργο υπεραξίας, το οποίο χρηματοδοτείται από τα ταμειακά διαθέσιμα έργων που έχουν ολοκληρωθεί μετά από Απόφάσεις της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης. 

        Λίστα συμβολαίων σε υπαραξίας

         

        Παρακολούθηση Συμβολαίων έργων web-resCom

        Παρακολούθηση έργων/Δυναμικές αναζητήσεις/ Παρακολούθηση Συμβολαίων έργων

        Σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης ή Απόφαση Χρηματοδότησης

        Υπογραφή Συμφωνητικών Συνεργασίας μεταξύ εταίρων

        Το συμφωνητικό συνεργασίας καταρτίζεται μεταξύ των συμμετεχόντων φορέων μιας πρότασης (και εξελικτικά, ενός έργου) με σκοπό να διευθετήσει ζητήματα τα οποία θα (ή και πιθανόν να) προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου. Η αναθέτουσα αρχή δεν συμμετέχει στη σύναψη του συμφωνητικού αυτού. Το συμφωνητικό συνεργασίας δεν αναιρεί ή αμφισβητεί την Απόφαση χρηματοδότησης ή τη σύμβαση/συμφωνία επιχορήγησης και δρα συμπληρωματικά ως προς αυτή. Το συμφωνητικό συνεργασίας συμφωνείται και συνυπογράφεται προ της εκκίνησης του έργου.

        Στο συμφωνητικό αυτό θα πρέπει, μεταξύ άλλων, να διευκρινίζεται και κατά πόσον οι ερευνητικοί φορείς διατηρούν την κυριότητα των αποτελεσμάτων της έρευνας που διεξάγουν και το δικαίωμα να τα δημοσιεύουν ελεύθερα και χωρίς περιορισμούς. 

        Για την υπογραφή συμφωνητικού συνεργασίας μεταξύ των εταίρων απαιτείται η έγκριση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών σύμφωνα με την ακόλουθη διαδικασία:

        1. Υποβολή από την/τον ΕΥ της σύμβασης προς υπογραφή με τα κατά περίπτωση συνυποβαλλόμενα έγγραφα που διαφοροποιούνται ανάλογα με τον είδος της χρηματοδότησης.
        2. Έλεγχος οικονομικών και νομικών στοιχείων σύμβασης.
        3. Εξέταση και έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ 
        4. Υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. 

         τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών και ορίζει τους όρους της συνεργασίας τους για την υλοποίηση του Έργου 

        Έργα χορηγιών, δωρεών και παροχής υπηρεσιών από δημόσιους ή ιδιωτικούς πόρους

        Σύμβαση για τη χρηματοδότηση/ υλοποίηση έργου

        Για την υπογραφή κάθε είδους σύμβασης Οικονομικής Ενίσχυσης/Δωρεάς/Χορηγίας/ Απόδοσης Υποτροφιών με φορέα Χρηματοδότησης μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότηση και του ΕΛΚΕ ΑΠΘ απαιτείται η έγκριση του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών

        1. Υποβολή από την/τον ΕΥ της κατάλληλα συμπληρωμένης σύμβασης προς υπογραφή μαζί με όλα τα απαραίτητα για την έναρξη του έργου έντυπα (Φάση 2 της παραπάνω διαδικασίας).
        2. Απαραίτητη είναι η κοινοποίηση του ονοματεπώνυμου και της ηλεκτρονικής διεύθυνσης επικοινωνίας του υπεύθυνου επικοινωνίας από τον Φορέα Χρηματοδότησης.
        3. Έλεγχος οικονομικών και νομικών στοιχείων σύμβασης. Κατά τον έλεγχο, το αρμόδιο τμήμα του ΕΛΚΕ επικοινωνεί με την/τον ΕΥ είτε για νομικά ζητήματα είτε για οικονομικά ζητήματα που προκύπτουν από το κείμενο της σύμβασης και προτείνει την πραγματοποίηση των διορθώσεων στα έγγραφα όταν κρίνεται απαραίτητο. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία του ελέγχου, εντάσσεται στην ημερήσια διάταξη της Συνεδρίασης. 
        4. Εξέταση και έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ 
        5. Υπογραφή από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. 

        Παραλαβή Σύμβασης

        Οι συμβάσεις χρηματοδότησης κατόπιν έγκρισής τους από το Ειδικό Επταμελές Όργανο του ΕΛΚΕ, υπογράφονται από τον Πρόεδρο και προωθούνται στο Γραφείο Έναρξης Έργων.

        Οι ψηφιακά υπογεγραμμένες συμβάσεις προωθούνται στην/στον ΕΥ. Για τις πρωτότυπα υπογεγραμμένες συμβάσεις, η/ο ΕΥ λαμβάνει ενημέρωση ότι η σύμβαση έχει υπογραφεί και ότι θα πρέπει να αποστείλει ο ίδιος ή οι συνεργάτες του ενημέρωση, τουλάχιστον μια ημέρα πριν την παραλαβή, στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου projects@rc.auth.gr ορίζοντας την ημέρα που μπορούν να προσέλθουν για την παραλαβή της σύμβασης. Η παραλαβή μπορεί να πραγματοποιηθεί από το ισόγειο του κτηρίου ΚΕΔΕΑ εργάσιμες μέρες και ώρες μεταξύ 8:30-15:00 . 

        Παραλαβή Σύμβασης από Φορέα Χρηματοδότησης

        Ο Φορέας Χρηματοδότησης έχει τη δυνατότητα να παραλάβει το δικό του αντίτυπο μέσω εταιρείας ταχυμεταφορών, αποστέλλοντας ενημέρωση στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου projects@rc.auth.gr του γραφείου Έναρξης Έργων, τουλάχιστον μια ημέρα πριν την παραλαβή. Στην ενημέρωση καθορίζεται  

        • η επωνυμία της εταιρίας ταχυμεταφοράς και
        • η ημέρα που θα προσέλθει για την παραλαβή της σύμβασης. 

        Η παραλαβή του φακέλου που περιλαμβάνει τη σύμβαση μπορεί να πραγματοποιηθεί από υπάλληλο της εταιρίας ταχυμεταφοράς, από το ισόγειο του κτηρίου ΚΕΔΕΑ εργάσιμες μέρες και ώρες μεταξύ 8:30-15:00, ο οποίος θα πρέπει να αναφέρει το όνομα του παραλήπτη (του Φορέα Χρηματοδότησης) ή να γνωρίζει τον αριθμό πρωτοκόλλου.

        * Ανυπόγραφη Σύμβαση από τον ΦΧ

        Στην περίπτωση που ο Φορέας Χρηματοδότησης ορίζει ότι η σύμβαση (πχ Προγραμματικές συμβάσεις με Δήμους και Περιφέρειες) πρέπει να υπογραφεί πρώτα από τον ΕΛΚΕ ΑΠΘ η διαδικασία διαφοροποιείται ως εξής: 

        Βήμα 4β: Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει την υπογεγραμμένη από τον ΕΛΚΕ σύμβαση και μεριμνά για την υπογραφή της από τους λοιπούς συμβαλλόμενους. Με την λήψη των υπογραφών, η/ο ΕΥ οφείλει να επιστρέψει ένα πρωτότυπο αντίτυπο στον ΕΛΚΕ. Το γραφείο έναρξης παραλαμβάνει τη Σύμβαση και θέτει το έργο σε κατάσταση "Αναμονή" ώστε να μπορεί να κατατεθεί προϋπολογισμός (συνολικός και ετήσιος).  Η διαδικασία συνεχίζει όπως και παραπάνω.

        Υποδείγματα συμβάσεων

        Για τις περιπτώσεις που δεν ακολουθείται τυποποιημένο κείμενο σύμβασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης, προς διευκόλυνση των ΕΥ, διατίθενται τα υποδείγματα σύμβασης στα ελληνικά και στα αγγλικά ανάλογα με τη μορφή χρηματοδότησης. Συγκεκριμένα

        • Σύμβαση Ανάθεσης Έργου,         
        • Σύμβαση Χορηγίας, 
        • Σύμβαση Δωρεάς

        Η τροποποίηση/προσθήκη όρων είναι δυνατή μετά από συνεννόηση με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, εφόσον οι όροι αυτοί δεν απαγορεύονται από διάταξη αναγκαστικού δικαίου και δεν είναι υπέρμετρα επαχθείς για το ίδρυμα. 

        Για πιο εξειδικευμένα υποδείγματα θα πρέπει να απευθυνθείτε στην ηλεκτρονική διεύθυνση legal_support@rc.auth.gr του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ ΑΠΘ. 

        Στοιχεία Επικοινωνίας

        Τμήμα

        Προγραμματισμού & Υποστήριξης Έρευνας

        Γραφείο

        Έναρξης 'Εργων

        Τηλέφωνα

        Τηλεφωνικό Κέντρο: 94040