Σύνοψη
Α. Τιμολόγηση και παραλαβή αγαθών ή παρεχόμενων υπηρεσιών
Β. Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom
- Β.1. Τύπος Αιτήματος: Αίτημα πληρωμής δαπανών προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών μέσω web-resCom (Εντολής Πληρωμής Ο5)
- Β.2. Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής μέσω web-resCom (Εντολή Προκαταβολής Ο1)
- Β.3. Αίτημα πληρωμής δαπανών εντύπως με ψηφιακή υπογραφή για έργο σε λήξη οικονομικού αντικειμένου.
Γ. Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των δαπανών - Κρατήσεις υπέρ Τρίτων
Α. Τιμολόγηση και παραλαβή αγαθών ή παρεχόμενων υπηρεσιών
Για τη δικαιολόγηση των δαπανών απαιτούνται πρωτότυπα παραστατικά, όπως αυτά ορίζονται από τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα, τα οποία πρέπει να εκδίδονται στα στοιχεία του ΕΛΚΕ.
Κάθε δαπάνη που αφορά σε αγορά αγαθών ή λήψη υπηρεσιών αξίας άνω των 500,00 ευρώ προ ΦΠΑ πρέπει να πραγματοποιείται υποχρεωτικά με τραπεζικά μέσα πληρωμής.
Όλα τα παραστατικά πώλησης αγαθών και παροχής υπηρεσιών καθαρής αξίας άνω των 2.500 € πλέον ΦΠΑ καθώς και τα παραστατικά που συνδέονται με δημόσια σύμβαση, ανεξαρτήτως ποσού, που θα εκδίδονται προς τον ΕΛΚΕ του Α.Π.Θ., θα πρέπει να εκδίδονται από τους προμηθευτές υποχρεωτικά ηλεκτρονικά μέσω ειδικής εφαρμογής του Υπουργείου Οικονομικών. Η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου στις παραπάνω περιπτώσεις ισχύει από 1/6/2024.
Προσοχή! η ημερομηνία έκδοσης του σχετικού παραστατικού, πρέπει να είναι μεταγενέστερη της ημερομηνίας
- ανάρτησης στη Διαύγεια της έγκρισης της Απευθείας Ανάθεσης Προμήθειας ή Υπηρεσίας σε έναν Ανάδοχο/Προμηθευτή
- ανάρτησης στη Διαύγεια της Απόφασης της Επιτροπής Ερευνών για κατακύρωση διαγωνισμού, εφόσον απαιτείται πραγματοποίηση διαγωνιστικής διαδικασίας
- υπογραφής σύμβασης, όπου απαιτείται.
Βήμα 1: Έχει προηγηθεί η επιλογή προμηθευτή σύμφωνα με τις επιταγές της νομοθεσίας και όταν απαιτείται διαδικασία ανάθεσης ή κατάρτιση σύμβασης έχουν αναρτηθεί οι ανάλογες αποφάσεις στην ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
Βήμα 2: Η/Ο ΕΥ επικοινωνεί με την/τον επιλεχθήσα/έντα προμηθεύτρια/ευτή για απαιτήσεις προϊόντων ή υπηρεσιών. Ο πίνακας περιλαμβάνει τις διαφορετικές περιπτώσεις.
| Προμηθευτής | Παραστατικό | Εξοφλημένο | Δικαιούχος Πληρωμής | Παρατηρήσεις | Δικαιολογητικά | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Περίπτ. 1 | εσωτερικού | Τιμολόγιο επί πιστώσει | ΟΧΙ | Προμηθευτής | αρ. 1.1 | |
| Περίπτ. 2 | εσωτερικού | Τιμολόγιο | ΝΑΙ | ΕΥ ή Τρίτος | Αξία παραστατικού < 150 ευρώ | αρ. 1.2 |
| Περίπτ. 3 | εξωτερικό | Invoice | NAI | ΕΥ ή Τρίτος | αρ. 1.3 | |
| Περίπτ. 4 | εσωτερικού | Προτιμολόγιο | ΟΧΙ | Προμηθευτής | αρ. 2.1 | |
| Περίπτ. 5 | εξωτερικού | proforma invoice ή ανεξόφλητο invoice | ΟΧΙ | Προμηθευτής | αρ. 2.2 και αρ. 2.3 |
Περίπτωση 1. Η/Ο προμηθεύτρια/ής εσωτερικού εκδίδει τιμολόγιο επί πιστώσει.
Βήμα 3: Η/Ο προμηθεύτρια/ής παραδίδει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες και εκδίδει και αποστέλλει τιμολόγιο επί πιστώσει στον ΕΥ.
Βήμα 4: Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ ελέγχει αγαθά ή παρεχόμενες υπηρεσίες και η/ο ΕΥ παραλαμβάνει τιμολόγιο επί πιστώσει.
Βήμα 5: Η/Ο ΕΥ αποδέχεται την παραγγελία ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες και υποβάλλει εντός 10 εργάσιμων ημερών από ημερομηνία έκδοσης παραστατικού (τιμολογίου) Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom με τύπο: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης με δικαιούχο πληρωμής τον προμηθευτή . Επισυνάπτει το νόμιμο παραστατικό και λοιπά δικαιολογητικά.
Περίπτωση 2. Η/Ο προμηθεύτρια/ής εσωτερικού εκδίδει εξοφλημένο τιμολόγιο με αξία τιμολογίου κάτω από 150 ευρώ.
Η/Ο προμηθεύτρια/ής ενημερώνει ΕΥ ότι δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο επί πιστώσει. Αν η αξία συναλλαγής είναι κάτω από 150 ευρώ και η/ο ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο δύναται να εξοφλήσει τιμολόγιο:
Βήμα 3: Η/Ο προμηθεύτρια/ής παραδίδει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες.
Βήμα 4: Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ ελέγχει αγαθά ή παρεχόμενες υπηρεσίες. Η/Ο ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο εξοφλεί αξία παραστατικού.
Βήμα 5: Η/Ο προμηθεύτρια/ής εκδίδει και αποστέλλει εξοφλημένο τιμολόγιο στον ΕΥ.
Βήμα 6: Η/Ο ΕΥ και παραλαμβάνει εξοφλημένο τιμολόγιο.
Βήμα 7: Η/Ο ΕΥ αποδέχεται την παραγγελία ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες και υποβάλλει εντός 10 εργάσιμων ημερών από ημερομηνία έκδοσης παραστατικού Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom με τύπο: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης με δικαιούχο πληρωμής είτε τον ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο. Επισυνάπτει το νόμιμο παραστατικό, και λοιπά δικαιολογητικά.
Περίπτωση 3. Η/Ο προμηθεύτρια/ής εξωτερικού εκδίδει εξοφλημένο invoice.
Η/Ο προμηθεύτρια/ής ενημερώνει ΕΥ ότι δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο επί πιστώσει. Αν η αξία συναλλαγής είναι κάτω από 150 ευρώ και η/ο ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο δύναται να εξοφλήσει τιμολόγιο:
Βήμα 3: Η/Ο προμηθεύτρια/ής παραδίδει αγαθά ή παρέχει υπηρεσίες.
Βήμα 4: Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ ελέγχει αγαθά ή παρεχόμενες υπηρεσίες. Η/Ο ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο εξοφλεί αξία παραστατικού.
Βήμα 5: Η/Ο προμηθεύτρια/ής εκδίδει και αποστέλλει εξοφλημένο τιμολόγιο στον ΕΥ.
Βήμα 6: Η/Ο ΕΥ και παραλαμβάνει εξοφλημένο τιμολόγιο.
Βήμα 7: Η/Ο ΕΥ αποδέχεται την παραγγελία ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες και υποβάλλει εντός 10 εργάσιμων ημερών από ημερομηνία έκδοσης παραστατικού Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom με τύπο: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης με δικαιούχο πληρωμής είτε τον ΕΥ ή τρίτο φυσικό πρόσωπο. Επισυνάπτει το νόμιμο παραστατικό, και λοιπά δικαιολογητικά.
Περίπτωση 4. Η/Ο προμηθεύτρια/ής εσωτερικού εκδίδει προτιμολόγιο.
Η/Ο προμηθεύτρια/ής ενημερώνει ΕΥ ότι δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο επί πιστώσει. Όταν η αξία συναλλαγής είναι πάνω από 150 ευρώ ή η/ο ΕΥ δεν δύναται να εξοφλήσει τιμολόγιο.
Βήμα 3:Η/Ο ΕΥ ενημερώνει προμηθευτή να εκδώσει προτιμολόγιο.
Βήμα 4:Η/Ο προμηθεύτρια/ής εκδίδει και αποστέλλει προτιμολόγιο στην/στον ΕΥ.
Βήμα 5: Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει προτιμολόγιο.
Βήμα 6: Η/Ο ΕΥ υποβάλλει Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom με τύπο: Αίτημα Προκαταβολής και επισυνάπτει το προτιμολόγιο και υπόλοιπα δικαιολογητικά πληρωμής.
Βήμα 7: Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ μετά τον έλεγχο επιλεξιμότητας της δαπάνης διενεργεί την πληρωμή στον προμηθευτή (πίστωση τραπεζικού λογαριασμού προμηθευτή).
Βήμα 8: Εκκρεμεί η απόδοση της εντολής, η οποία πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 3 μηνών.
Βήμα 9: Ο προμηθευτής παραδίδει αγαθά ή υπηρεσίες συνοδευόμενα από εξοφλημένο τιμολόγιο. Το τιμολόγιο που εκδίδεται είναι απαραιτήτως ισόποσο με το προτιμολόγιο.
Βήμα 10: Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει εξοφλημένο τιμολόγιο. Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ ελέγχει αγαθά ή υπηρεσίες.
Βήμα 11: Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ παραλαμβάνει/αποδέχεται αγαθά ή υπηρεσίες και εξοφλημένο τιμολόγιο.
Βήμα 12: Η/Ο ΕΥ αποδίδει εντολή, υποβάλλοντας Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης μέσω webresCom επισυνάπτοντας το τιμολόγιο και λοιπά δικαιολογητικά.
Περίπτωση 5. Η/Ο προμηθεύτρια/ής εξωτερικού εκδίδει proforma invoice ή ανεξόφλητο invoice
Η/Ο προμηθεύτρια/ής ενημερώνει ΕΥ ότι δεν μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο επί πιστώσει. Όταν η/ο ΕΥ δεν δύναται να εξοφλήσει τιμολόγιο.
Βήμα 3:Η/Ο ΕΥ ενημερώνει προμηθευτή να εκδώσει proforma invoice ή invoice.
Βήμα 4:Η/Ο προμηθεύτρια/ής εκδίδει και αποστέλλει proforma invoice ή invoice στην/στον ΕΥ.
Βήμα 5: Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει proforma invoice ή invoice.
Βήμα 6: Η/Ο ΕΥ υποβάλλει Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom με τύπο: Αίτημα Προκαταβολής και επισυνάπτει το παραστατικό (proforma invoice ή invoice) και υπόλοιπα δικαιολογητικά πληρωμής.
Βήμα 7: Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ μετά τον έλεγχο επιλεξιμότητας της δαπάνης διενεργεί την πληρωμή στον προμηθευτή (πίστωση τραπεζικού λογαριασμού προμηθευτή).
Βήμα 8: Εκκρεμεί η απόδοση της εντολής, η οποία πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός 3 μηνών.
Βήμα 9: Ο προμηθευτής παραδίδει αγαθά ή υπηρεσίες συνοδευόμενα από εξοφλημένο invoice. Το invoice που εκδίδεται είναι απαραιτήτως ισόποσο με το proforma invoice.
Βήμα 10: Η/Ο ΕΥ παραλαμβάνει εξοφλημένο invoice. Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ ελέγχει αγαθά ή υπηρεσίες.
Βήμα 11: Η Επιτροπή ή η/ο ΕΥ παραλαμβάνει/αποδέχεται αγαθά ή υπηρεσίες και εξοφλημένο τιμολόγιο.
Βήμα 12: Η/Ο ΕΥ αποδίδει εντολή, υποβάλλοντας Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης μέσω webresCom επισυνάπτοντας το invoice και λοιπά δικαιολογητικά.
Β. Η/Ο ΕΥ υποβάλει Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom
Η/Ο ΕΥ για την πληρωμή δαπανών έργου/προγράμματος, υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ Νέο Αίτημα - Εντολή δαπάνης μέσω web-resCom που συνοδεύεται από τα απαιτούμενα κάθε φορά δικαιολογητικά για τον έλεγχο, την εκκαθάριση και την πληρωμή των σχετικών δαπανών.
Β.1. Τύπος Αιτήματος: Αίτημα πληρωμής δαπανών προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών μέσω web-resCom (Εντολής Πληρωμής Ο5)
Η παραλαβή των αγαθών ή υπηρεσιών πραγματοποιείται πριν την πληρωμή του δικαιούχου.
Η διαδικασία περιγράφεται κατά το βήμα 5 της περίπτωσης 1 και κατά το βήμα 7 για την περίπτωση 2 και περίπτωση 3.
Η παραλαβή των παρεχόμενων υπηρεσιών ή/και αγαθών γίνεται είτε από την Επιτροπή Παραλαβής είτε από την/τον ΕΥ, όταν δεν έχει προηγηθεί διαδικασία ανάθεσης (απευθείας τιμολόγηση). Μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών ή/και της υπηρεσίας, η/ο ΕΥ ενός έργου παραλαμβάνει το νόμιμο παραστατικό και υποβάλλει αίτημα πληρωμής μέσω web-resCom για έργα σε οικονομική κίνηση. Για έργα σε λήξη οικονομικού αντικειμένου το αίτημα υποβάλλεται εντύπως.
Το αίτημα πληρωμής για την περίπτωση της προμήθειας αγαθού, υπηρεσίας πρέπει να υποβάλλεται εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του σχετικού παραστατικού/δικαιολογητικού.
Στο αίτημα πεδίο "Τρόπος Πληρωμής" ορίζεται κατά περίπτωση ο δικαιούχος.
Για προμήθειες ή υπηρεσίες από 2.500,00€ έως 10.000,00€ σε προμηθευτή εσωτερικού μαζί με το τιμολόγιο προσκομίζεται
- πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης ΓΕΜΗ ή οποιοδήποτε νομιμοποιητικό έγγραφο, από το οποίο να προκύπτει ο νόμιμος εκπρόσωπος/διαχειριστής της εταιρίας και
- απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή Υπεύθυνη Δήλωση (αντί Ποινικού Μητρώου) του εκπροσώπου μέσω της σελίδας gov.gr ή πρωτότυπη με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής για την απόδειξη μη συνδρομής των λόγων του άρθρου 73 παρ. 1 και 2 του Ν. 4412/2016.
Β.2. Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής μέσω web-resCom (Εντολή Προκαταβολής Ο1)
Η παραλαβή των αγαθών ή υπηρεσιών πραγματοποιείται μετά την πληρωμή του δικαιούχου.
Η αναλυτική διαδικασία περιγράφεται στα βήματα 3 έως 12 της περίπτωσης 4 και περίπτωση 5.
Εντολές προκαταβολής και αποδόσεις
- Εντολές προκαταβολής με προτιμολόγιο εσωτερικού και οι αντίστοιχες αποδόσεις αυτών.
- Εντολές προκαταβολής με προτιμολόγιο εξωτερικού και οι αντίστοιχες αποδόσεις αυτών.
- Εντολές προκαταβολής με ανεξόφλητο τιμολόγιο εξωτερικού.
Β.3. Αίτημα πληρωμής δαπανών εντύπως με ψηφιακή υπογραφή για έργο σε λήξη οικονομικού αντικειμένου.
Τα αιτήματα πληρωμής έργων που έχουν λήξει, αλλά αφορούν δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν στη διάρκεια του έργου εξαιρούνται της διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής μέσω webresCom. Αποστέλλονται εντύπως με το τυποποιημένο έντυπο Ο5 Εντολή Πληρωμής - Απόδοση Υλικών & Υπηρεσιών ψηφιακά υπογεγραμμένο και τα λοιπά δικαιολογητικά στην περίπτωση.
Γ. Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των δαπανών - Κρατήσεις υπέρ Τρίτων
Μετά την παραλαβή του αιτήματος πληρωμής η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει την πληρότητά του. Σε περίπτωση όπου διαπιστωθούν προβλήματα νομιμότητας, επιλεξιμότητας και κανονικότητας επιστρέφουν στον Υπεύθυνο του Έργου τα δικαιολογητικά των δαπανών, για τη διόρθωση και συμπλήρωσή τους.
Η διεκπεραίωση της πληρωμής (εξόφλησης) των δαπανών, πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικών εντολών μεταφοράς και πίστωσης τραπεζικού λογαριασμού των δικαιούχων. Πριν τη διενέργεια της πληρωμής οι δικαιούχοι λαμβάνουν αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχουν ορίσει για την προσκόμιση
- πιστοποιητικού φορολογικής ενημερότητας για είσπραξη ποσού άνω των 1.500,00€ (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) και
- πιστοποιητικού ασφαλιστικής ενημερότητας για είσπραξη ποσού άνω των 3.000,00€ (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ)
Εάν από τα παραπάνω αποδεικτικά προκύπτει οφειλή προς το Δημόσιο ή τους ασφαλιστικούς φορείς, τότε διενεργείται από τον ΕΛΚΕ η οριζόμενη από αυτά παρακράτηση ποσού και απόδοση προς το Δημόσιο ή τον ασφαλιστικό φορέα. Αν μετά την παραπάνω παρακράτηση προκύψει υπόλοιπο προς απόδοση στον δικαιούχο, αυτό κατατίθεται στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει δηλώσει.
Η απόδοση των κρατήσεων υπέρ του Δημοσίου και των τρίτων πραγματοποιείται με ευθύνη της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Σχετικά με τις κρατήσεις εφαρμόζονται οι εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις. Σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ προβαίνει σε παρακράτηση φόρου εισοδήματος. Ο φόρος εισοδήματος αποδίδεται στην αρμόδια ΔΟΥ από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ακόμη και αν το παραστατικό είναι εξοφλημένο (το ποσό που θα λάβει ο δικαιούχος της πληρωμής θα είναι μειωμένο κατά το ποσοστό του φόρου τιμολογίων το οποίο θα αποδοθεί στη Δ.Ο.Υ εκ μέρους του εκδότη του παραστατικού).
Η κράτηση υπέρ τρίτων είναι υποχρέωση της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και η καταβολή τους αποτελεί στοιχείο κανονικότητας και νομιμότητας της δαπάνης κάθε σύμβασης. Η απόδοση των κρατήσεων γίνεται ακόμη και αν το παραστατικό είναι εξοφλημένο (το ποσό της πληρωμής που θα λάβει ο δικαιούχος θα είναι μειωμένο κατά το ποσοστό της κράτησης).
Εντολές Δαπανών μέσω webresCom
Υποβολή Εντολών Δαπανών μέσω webresCom
Η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής Αιτημάτων Πληρωμής πραγματοποιείται από το μενού αριστερά "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Εντολές δαπανών"/ Νέο αίτημα" (2).
Υφίστανται τέσσερις τύποι Αιτημάτων πληρωμής
Ο τύπος του αιτήματος που θα επιλεγεί μπορεί να είναι ένας από τους παρακάτω
Η λίστα των αιτημάτων πληρωμής εμφανίζεται στις "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Εντολές δαπανών"/"Λίστα αιτημάτων (1)
Χρήσιμες οδηγίες για την υποβολή αιτημάτων δαπανών μπορεί να βρει ο χρήστης στις "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Εντολές δαπανών"/"Βοήθεια (3)
Επιπλέον, για τη διευκόλυνση των χρηστών έχουν ενσωματωθεί στο σύστημα επεξηγηματικά στοιχεία τα οποία είτε κατευθύνουν στην σωστή επιλογή του πεδίου κατά περίπτωση είτε παρέχουν τις απαιτούμενες πληροφορίες επί των διαδικασιών της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ για την ολοκληρωμένη υποβολή του αιτήματος .
Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης
Ο τύπος "Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης" επιλέγεται για την υποβολή αιτήματος πληρωμής:
- εξοφλημένων παραστατικών (αποδείξεων) στα στοιχεία του μετακινούμενου, στα πλαίσια μετακινήσεων που πραγματοποιήθηκαν από μέλη της ομάδας του έργου για τις ανάγκες του προγράμματος ή
- παραστατικών δαπανών προμηθειών ή παροχής υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ για τις παρακάτω περιπτώσεις :
| Προμηθευτής | Παραστατικό | Εξοφλημένο | Δικαιούχος Πληρωμής | Παρατηρήσεις |
| εσωτερικού | Τιμολόγιο επί πιστώσει | Όχι | Προμηθευτής | |
| εσωτερικού | Τιμολόγιο | Ναι | ΕΥ ή Τρίτος | Αξία παραστατικού < 150 ευρώ |
| εξωτερικού | Invoice | Ναι | ΕΥ ή Τρίτος |
Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής
Ο τύπος "Αίτημα Προκαταβολής" επιλέγεται για την υποβολή αιτήματος πληρωμής παραστατικών δαπανών προμηθειών ή παροχής υπηρεσιών στα στοιχεία του ΕΛΚΕ για τις παρακάτω περιπτώσεις :
α) με χρηματικό ένταλμα
| Προμηθευτής | Παραστατικό | Εξοφλημένο | Δικαιούχος Πληρωμής | τύπος αιτήματος |
| εσωτερικού | Προτιμολόγιο | Όχι | Προμηθευτής | |
| εξωτερικού | Invoice | Όχι | Προμηθευτής |
|
| εξωτερικού | Proforma invoice | Όχι | Προμηθευτής |
β) με τακτικό χρηματικό ένταλμα
- αποζημιώσεις σε δικαιούχους (φοιτητές, νέοι ερευνητές κ.λπ.) στο πλαίσιο ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων έργων κινητικότητας(Erasmus κ.λπ.)
- μισθώματα
- πληρωμή ανεξόφλητων (παραστατικών χωρίς παρακράτηση)
- παραβόλων,
- ετήσιων τελών ΟΒΙ (Οργανισμού Πνευματική Ιδιοκτησίας)
- τραπεζικών εξόδων
Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης
Ο Τύπος "Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης" επιλέγεται για τη διαβίβαση στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ των απαραίτητων δικαιολογητικών αναγνώρισης – εκκαθάρισης, που προβλέπονται ανάλογα με την κατηγορία/φύση της δαπάνης, η οποία πληρώθηκε από τον ΕΛΚΕ με τα παρακάτω φορολογικά παραστατικά
- με προτιμολόγιο εσωτερικού, ή
- proforma invoice εξωτερικού ή
- με τακτικό ένταλμα πληρωμής (αποζημίωση μετακινούμενων σε έργα κινητικότητας και πληρωμή μισθωμάτων)
- με Χρηματικό Ένταλμα Πληρωμής (προκαταβολές μετακινήσεων και δαπανών χωρίς παρακράτηση φόρου πχ παράβολ)
Το αίτημα συνδέεται με το αντίστοιχο αίτημα πληρωμής και υποβάλλεται από τον ΕΥ μετά την παραλαβή των προμηθειών αγαθών/υπηρεσιών από την/τον ΕΥ ή την Επιτροπή παρακολούθησης απευθείας ανάθεσης του έργου.
Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης (Εντολή Πληρωμής Ο5)
Τύπος Αιτήματος: Αίτημα πληρωμής δαπανών
Μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών ή/και της υπηρεσίας, η/ο ΕΥ ενός έργου παραλαμβάνει το νόμιμο παραστατικό και υποβάλλει μέσω web-resCom αίτημα πληρωμής, εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του σχετικού παραστατικού/δικαιολογητικού.
Η διαδικασία πραγματοποιείται από το μενού αριστερά "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Εντολές δαπανών"/ Νέο αίτημα" (2).
Κατόπιν επιλέγεται ο τύπος αιτήματος: "Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης"
Τύπος Αιτήματος Πληρωμής
Στο "Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης" προσδιορίζεται ο τύπος του Αιτήματος Πληρωμής ως ακολούθως:
- Γενικός: για όλες τις δαπάνες προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών εσωτερικού με τιμολόγιο επί πιστώσει ή εξοφλημένο τιμολόγιο (εκτός από τις τηλεφωνικές υπερβάσεις).
- Μετακινήσεις: για όλες τις δαπάνες μετακινήσεων.
- Τηλεφωνικές Υπερβάσεις: για δαπάνη τηλεφωνικών υπερβάσεων που προκύπτουν από τη χρήση του Προσωπικού Κωδικού Χρέωσης Τηλεφωνίας κάποιου δικαιούχου.
- Εξωτερικού: για όλες τις εξοφλημένες δαπάνες εξωτερικού.
Δικαιούχος πληρωμής
Για παραστατικά (πχ Τιμολόγιο, Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών) που εκδίδονται "επί πιστώσει", πληρώνεται ο προμηθευτής απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό, που έχει γνωστοποιήσει στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ με την προώθηση του ψηφιακά υπογεγραμμένου εντύπου Ατ.14 στην διεύθυνση f_transaction@rc.auth.gr, το σύνολο της αξίας του τιμολογίου αφαιρούμενης της παρακράτησης που υπολογίζεται στην καθαρή αξία και λαμβάνει τις σχετικές βεβαιώσεις παρακρατήσεων.
Για τα παραστατικά (πχ. Τιμολόγιο, Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κ.λπ. ή Invoice) που υποβάλλονται εξοφλημένα, δικαιούχος πληρωμής είναι το φυσικό πρόσωπο που πραγματοποίησε την πληρωμή. Ο δικαιούχος πληρωμής θα πρέπει να προκύπτει από τα υποβαλλόμενα παραστατικά πληρωμής.
- Αν το παραστατικό εξοφλήθηκε από ΕΥ μεταφέρεται στον τραπεζικό λογαριασμό του ΕΥ το σύνολο της αξίας του τιμολογίου αφαιρούμενης της παρακράτησης που υπολογίζεται στην καθαρή αξία και αποστέλλονται στον προμηθευτή οι σχετικές βεβαιώσεις παρακρατήσεων, που αποδόθηκαν στους αρμόδιους φορείς.
- Αν το παραστατικό εξοφλήθηκε από τρίτο/συνεργάτη μεταφέρεται στον τραπεζικό λογαριασμό του τρίτου/συνεργάτη του έργου το σύνολο της αξίας του τιμολογίου αφαιρούμενης της παρακράτησης που υπολογίζεται στην καθαρή αξία και αποστέλλεται στον προμηθευτή οι σχετικές βεβαιώσεις παρακρατήσεων που αποδόθηκαν στους αρμόδιους φορείς.
Τρόπος πληρωμής: Πίστωση ΤΛ τρίτου
Στο πεδίο «Δικαιούχος» εμφανίζεται φόρμα αναζήτησης του φυσικού προσώπου, στην οποία θα πρέπει να εισαχθεί το ΑΦΜ ή το ΑΜΚΑ του δικαιούχου καθώς και τα 3 τελευταία ψηφία του τρ. Λογαριασμού (ΙΒΑΝ) του. Εφόσον κατά την αναζήτηση εμφανιστεί το μήνυμα «Δεν βρέθηκε ο αποδέκτης», τότε τα στοιχεία του συγκεκριμένου φυσικού προσώπου είτε είναι ελλιπή είτε δεν υπάρχουν στην βάση δεδομένων του ηλεκτρονικού συστήματος. Σε αυτή την περίπτωση πριν την υποβολή του αιτήματος πληρωμής θα χρειαστεί να αποσταλεί από το ίδιο το φυσικό πρόσωπο το έντυπο Ατ13 – Αίτηση φυσικού προσώπου για πίστωση Τραπεζικού Λογαριασμού στην ηλεκτρονική διεύθυνση του γραφείου ανθρωπίνων πόρων ( hr@rc.auth.gr) . Μόνο κατόπιν της καταχώρησης των προσωπικών στοιχείων του είναι δυνατή η υποβολή του αιτήματος πληρωμής με πίστωση του ΤΛ του συγκεκριμένου φυσικού προσώπου.
Ποσό που συμπληρώνεται για παραστατικά που εκδίδονται στην καθαρή αξία χωρίς ΦΠΑ
Ποσό: συμπληρώνεται το συνολικό εκτιμώμενο κόστος (καθαρή αξία + ΦΠΑ) της προμήθειας είδους ή παροχής υπηρεσίας στη συγκεκριμένη κατηγορία δαπάνης.
Προσοχή στη συμπλήρωση του ποσού για προμήθεια laptop, tablet, κινητού τηλεφώνου από το εσωτερικό της χώρας και για προμήθεια αγαθών ή παροχή υπηρεσιών από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που τα παραστατικά εκδίδονται στην καθαρή αξία χωρίς ΦΠΑ. Σε έργο με φορολογική διάκριση
- «παροχής υπηρεσιών» συμπληρώνεται το καθαρό ποσό της αξίας του προϊόντος δαπάνης
- «επιδότησης – επιχορήγησης» ή «παροχής ΧΔΕ» ο αντίστοιχος ΦΠΑ αποδίδεται στην Ελλάδα και υπολογίζεται με τους συντελεστές που ισχύουν στην Ελλάδα για αντίστοιχα αγαθά ή υπηρεσίες. Ο ΦΠΑ για τις αγορές αυτές αποτελεί κόστος για το έργο, το οποίο πρέπει να προϋπολογίζεται.
Αίτημα Προκαταβολής (Εντολή Προκαταβολής Ο1)
Τύπος Αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής
Η διαδικασία πραγματοποιείται από το μενού αριστερά "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Εντολές δαπανών"/ Νέο αίτημα" (2).
Κατόπιν επιλέγεται ο τύπος αιτήματος: "Αίτημα Προκαταβολής"
Επιλογή τύπου Αιτήματος Προκαταβολής
Επιλέγεται από τον χρήστη μια από τις ακόλουθες περιπτώσεις ανάλογα με τη φύση της δαπάνης:
Πληρωμή δαπάνης από εξωτερικό: επιλέγεται για την εισαγωγή αγαθών-υπηρεσιών από το εξωτερικό. Ο προμηθευτής εξωτερικού θα πρέπει να εκδώσει invoice είτε proforma invoice. Ο ΕΛΚΕ πληρώνει τον προμηθευτή με Έμβασμα (Πίστωση τραπεζικού λογαριασμού Εμβάσματος).
Συμπληρώνονται τα Στοιχεία του Δικαιούχου καθορίζεται αν Αναμένεται εκτελωνισμός.
Δείτε εδώ ένα παράδειγμα υποβολής Αιτήματος πληρωμής δαπάνης εξωτερικού - Ανεξόφλητο invoice.
Πληρωμή δαπάνης εσωτερικού με προτιμολόγιο: επιλέγεται στην περίπτωση που ο προμηθευτής ζητάει ολόκληρο ή μέρος του αντιτίμου της αξίας της δαπάνης προκαταβολικά, και εκδίδει προτιμολόγιο.
Με τακτικό χρηματικό ένταλμα: επιλέγεται για τις παρακάτω περιπτώσεις πληρωμών
- αποζημίωση δικαιούχων (φοιτητών, νέων ερευνητών κ.λπ.) στο πλαίσιο ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων έργων κινητικότητας (Erasmus κ.λπ.)
- πληρωμή μισθωμάτων ακινήτων (κατόπιν σύμβασης) Δείτε εδώ ένα παράδειγμα υποβολής Αιτήματος πληρωμής δαπάνης ενοικίου
Εντολή Δαπάνης webresCom - Είδος Ανάθεσης
Σύνδεση Αιτήματος πληρωμής δαπανών με απευθείας ανάθεση ή Σύμβαση
Κάθε αίτημα πληρωμής συνδέεται με Απόφαση διενέργειας της δαπάνης. Ανάλογα με το ύψος της δαπάνης εμφανίζονται είτε απόφαση απευθείας ανάθεσης είτε η σύμβαση προμήθειας που έχει υπογραφεί.
Εξαίρεση στον παραπάνω κανόνα αποτελούν οι δαπάνες ήσσονος σημασίας ή οι που δεν εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις κατά την έννοια του Ν.4412/2016 (δες επόμενους τίτλου)
Καταχώρηση αιτήματος πληρωμής για δαπάνη ήσσονος σημασίας
Εξαίρεση 1η από τον παραπάνω κανόνα σύνδεσης με την Απόφαση διενέργειας της δαπάνης, αποτελούν τα αιτήματα πληρωμής που αφορούν σε δαπάνες που εντάσσονται σε κατηγορία δαπάνης (του συνολικού ή ετήσιου προϋπολογισμού αναλόγως), το ύψος της οποίας δεν υπερβαίνει τις 2.500 ευρώ χωρίς το ποσό του αναλογούντος ΦΠΑ . Διαφορετικά δεν είναι αποδεκτή η καταχώρηση του αιτήματος πληρωμής.
Καταχώρηση αιτήματος πληρωμής για δαπάνες που δεν εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις
Εξαίρεση 2η από τον παραπάνω κανόνα σύνδεσης με την Απόφαση διενέργειας της δαπάνης, αποτελούν τα αιτήματα πληρωμής για δαπάνες που δεν εντάσσονται στις δημόσιες συμβάσεις κατά την έννοια του Ν.4412/2016 και κατά συνέπεια δεν απαιτούν διαδικασία πρόσκλησης και απευθείας ανάθεσης σε οικονομικούς φορείς πραγματοποιούνται κατ' εξαίρεση του παραπάνω κανόνα με την επιλογή από τη λίστα του είδους της δαπάνης στο πεδίο Ειδική Κατηγορία. Το πεδίο διαφοροποιείται στον τύπο "Γενικός" και "Εξωτερικού".
Δικαιολογητικά που επισυνάπτονται στο Αίτημα Πληρωμής Δαπανών
Δαπάνες προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών εσωτερικού με τιμολόγιο επί πιστώσει (Τύπος: Γενικός)
Το Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης υποβάλλεται στο web-resCom μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών ή/και της υπηρεσίας από την/τον ΕΥ ή την Επιτροπή και συνοδεύεται από
- το νόμιμο παραστατικό (πχ. τιμολόγιο – δελτίο αποστολής / Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κ.λπ.) επί πιστώσει του προμηθευτή
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), ανάλογα με το είδος της προμήθειας, κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό"
Επιπλέον προσκομίζονται κατά περίπτωση:
| Περίπτωση | Δικαιολογητικά/ έγγραφα |
|---|---|
| δαπάνες αξίας από 2.500 έως 10.000 ευρώ | απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή Υ.Δ. του εκπροσώπου μέσω της σελίδας gov.gr για την απόδειξη μη συνδρομής λόγων αποκλεισμού σύμφωνα με τη νομοθεσία και πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης |
| δαπάνη αγοράς εξοπλισμού σε έργο ΕΣΠΑ | έγγραφο/βεβαίωση του προμηθευτή ότι το είδος είναι καινούριο και αμεταχείριστο και στο οποίο θα αναγράφεται και ο σειριακός αριθμός του είδους |
| δαπάνη λογαριασμού κινητής τηλεφωνίας | έγγραφο του ΕΥ ότι η χρήση του αφορά αποκλειστικά σε επικοινωνία με την ερευνητική του ομάδα |
| δαπάνη catering/γεύμα στα πλαίσια Συνεδρίου | προσκόμιση του προγράμματος του Συνεδρίου |
| δαπάνη γεύματος συνάντησης | έντυπο Ο18 (Έκθεση Πεπραγμένων Συναντήσεων) κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) αν δεν έχουν συμπληρωθεί τα σχετικά πεδία που εμφανίζονται με την επιλογή "Συνάντηση Εργασίας" κατά την ανάλυση των παραστατικών πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" |
Στο αίτημα πληρωμής δύναται να επισυναφθούν ψηφιοποιημένα αντίγραφα χειρόγραφων παραστατικών προς έλεγχο σχετικά με την πληρότητα και ορθότητα των επισυναπτόμενων παραστατικών. Κατόπιν ολοκλήρωσης του ελέγχου του αιτήματος, η/ο ΕΥ λαμβάνει ενημέρωση να προσκομίσει στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ τα πρωτότυπα παραστατικά συνοδευόμενα από εκτύπωση του αντίστοιχου αιτήματος πληρωμής.
Δαπάνες προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών εσωτερικού με εξοφλημένο τιμολόγιο (Τύπος: Γενικός)
Το Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης υποβάλλεται στο web-resCom μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών ή/και της υπηρεσίας από την/τον ΕΥ ή την Επιτροπή και συνοδεύεται από
- το εξοφλημένο νόμιμο παραστατικό (πχ. τιμολόγιο – δελτίο αποστολής / Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών κ.λπ.) του προμηθευτή
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), ανάλογα με το είδος της προμήθειας, κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" και
- τα στοιχεία ή δικαιολογητικά που να αποδεικνύουν την εξόφληση της δαπάνης. Πιο συγκεκριμένα,
- εξοφλητική απόδειξη στο όνομα του ΕΛΚΕ
- ή σαφή ένδειξη εξόφλησης (σφραγίδα και υπογραφή προμηθευτή στο παραστατικό)
- ή τα σχετικά δικαιολογητικά του τραπεζικού μέσου πληρωμής (ειδικά για συναλλαγές άνω των 500 ευρώ υποχρεωτικά), ώστε να αποδεικνύεται η πραγματοποίηση της εξόφλησης των παραστατικών (πχ αντίγραφο της πιστωτικής κάρτας με διαγραφή όλων των συναλλαγών που δεν αφορούν τον ΕΛΚΕ, ή αντίγραφο κατάθεσης του ποσού στον τραπεζικό λογαριασμό του προμηθευτή κλπ.
Επιπλέον προσκομίζονται κατά περίπτωση:
| Περίπτωση | Δικαιολογητικά/ έγγραφα |
|---|---|
| δαπάνες αξίας από 2.500 έως 10.000 ευρώ | απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή ΥΔ μέσω της σελίδας gov.gr για την απόδειξη μη συνδρομής λόγων αποκλεισμού σύμφωνα με τη νομοθεσία και πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης |
| δαπάνη αγοράς εξοπλισμού σε έργο ΕΣΠΑ | έγγραφο/βεβαίωση του προμηθευτή ότι το είδος είναι καινούριο και αμεταχείριστο και στο οποίο θα αναγράφεται και ο σειριακός αριθμός του είδους |
| δαπάνη λογαριασμού κινητής τηλεφωνίας | έγγραφο του ΕΥ ότι η χρήση του αφορά αποκλειστικά σε επικοινωνία με την ερευνητική του ομάδα |
| δαπάνη catering/γεύμα στα πλαίσια Συνεδρίου | προσκόμιση του προγράμματος του Συνεδρίου |
| δαπάνη γεύματος συνάντησης | έντυπο Ο18 (Έκθεση Πεπραγμένων Συναντήσεων) μόνο αν δεν έχουν συμπληρωθεί τα σχετικά πεδία που εμφανίζονται με την επιλογή "Συνάντηση Εργασίας" κατά την ανάλυση των παραστατικών πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" |
Στο αίτημα πληρωμής δύναται να επισυναφθούν ψηφιοποιημένα αντίγραφα χειρόγραφων παραστατικών προς έλεγχο σχετικά με την πληρότητα και ορθότητα των επισυναπτόμενων παραστατικών. Κατόπιν ολοκλήρωσης του ελέγχου του αιτήματος, η/ο ΕΥ λαμβάνει ενημέρωση να προσκομίσει στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ τα πρωτότυπα παραστατικά συνοδευόμενα από εκτύπωση του αντίστοιχου αιτήματος πληρωμής.
Εξοφλημένες δαπάνες εξωτερικού. Τύπος: Εξωτερικού
Το Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης υποβάλλεται στο web-resCom μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών ή/και της υπηρεσίας από την/τον ΕΥ και συνοδεύεται από
- το νόμιμο εξοφλημένο παραστατικό (Invoice) του προμηθευτή
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), ανάλογα με το είδος της προμήθειας, και έντυπο Ο13 (πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό) κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό"
- αποδεικτικό πληρωμής (κίνηση κάρτας, εκτύπωση ηλεκτρονικής πληρωμής, extrait …) της δαπάνης, μόνο όταν στο παραστατικό δαπάνης δεν αναγράφεται ότι εξοφλήθηκε με κάρτα ή μετρητά (πχ απόδειξη ξενοδοχείου)
- αποδεικτικό παραλαβής εμπορευμάτων (για δαπάνη αγοράς αγαθών) ή ηλεκτρονική αλληλογραφία επιβεβαίωσης παραγγελίας αγοράς με το κλειδί αδείας χρήσης λογισμικού (για δαπάνη ηλεκτρονικής αγοράς λογισμικού). Αν τα αγαθά παραλαμβάνονται μεταγενέστερα, η/ο ΕΥ επισυνάπτει έγγραφο ότι αναλαμβάνει την υποχρέωση της προσκόμισης του αποδεικτικού παραλαβής εμπορευμάτων, όταν αυτή πραγματοποιηθεί.
Επιπλέον διαδικασίες
- για αγορά εξοπλισμού σε έργο ΕΣΠΑ απαιτείται έγγραφο/βεβαίωση του προμηθευτή ότι το είδος είναι καινούριο και αμεταχείριστο στο οποίο θα αναγράφεται και ο σειριακός αριθμός του είδους
Χρέωση τηλεφωνίας ΑΠΘ, Τύπος: Τηλεφωνικές Υπερβάσεις
Με την επιλογή του συγκεκριμένου τύπου Αιτήματος συμπληρώνεται απαραιτήτως ο κωδικός πληρωμής (paycode) που αναγράφεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον λογαριασμό των τηλεφωνικών υπερβάσεων του δικαιούχου.
Σχετική κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ: 62-03 Έξοδα τηλεπικοινωνιών (λογ/σμοι τηλεφωνίας, ταχυδρομικά)
Αρχεία προς επισύναψη:
- "Κατάσταση ανάλυσης χρέωσης από το ΚΗΔ". Η εκτύπωση του λογαριασμού πραγματοποιείται από το https://accounts.auth.gr, και συγκεκριμένα μέσα από το μενού Άλλες υπηρεσίες> Ε-billing - Προσωπικός κωδικός χρέωσης τηλεφωνίας.
Δικαιολογητικά που επισυνάπτονται στο Αίτημα Προκαταβολής
Προμηθευτής εσωτερικού εκδίδει προτιμολόγιο (Τύπος: Πληρωμή δαπάνης εσωτερικού με προτιμολόγιο)
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στο web-resCom Αίτημα Προκαταβολής με τύπο: Πληρωμή δαπάνης εσωτερικού με προτιμολόγιο και επισυνάπτει:
- το νόμιμο παραστατικό (προτιμολόγιο) του προμηθευτή στα στοιχεία του ΕΛΚΕ
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), ανάλογα με το είδος της προμήθειας, κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" .
Με την παραλαβή του αγαθού ή της υπηρεσίας από την Επιτροπή ή την/τον ΕΥ, η/ο ΕΥ πρέπει να πραγματοποιήσει την απόδοση της δαπάνης (εντός τριών (3) μηνών από την ημερομηνία πληρωμής της προκαταβολής) και υποβάλλει Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης μέσω webresCom επισυνάπτοντας
- το εξοφλημένο τιμολόγιο ισόποσο με το προτιμολόγιο μαζί με
- τα κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), αναλόγως της δαπάνης, μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό".
Επιπλέον προσκομίζονται κατά περίπτωση:
| Περίπτωση | Δικαιολογητικά/ έγγραφα |
|---|---|
| δαπάνες αξίας από 2.500 έως 10.000 ευρώ | απόσπασμα ποινικού μητρώου τελευταίου τριμήνου ή ΥΔ του εκπροσώπου μέσω της σελίδας gov.gr για την απόδειξη μη συνδρομής λόγων αποκλεισμού σύμφωνα με τη νομοθεσία και πιστοποιητικό ισχύουσας εκπροσώπησης |
| δαπάνη αγοράς εξοπλισμού σε έργο ΕΣΠΑ | έγγραφο/βεβαίωση του προμηθευτή ότι το είδος είναι καινούριο και αμεταχείριστο στο οποίο θα αναγράφεται και ο σειριακός αριθμός του είδους |
| δαπάνη λογαριασμού κινητής τηλεφωνίας | έγγραφο του ΕΥ ότι η χρήση του αφορά αποκλειστικά σε επικοινωνία με την ερευνητική του ομάδα |
| δαπάνη catering/γεύμα στα πλαίσια Συνεδρίου | προσκόμιση του προγράμματος του Συνεδρίου |
| δαπάνη γεύματος συνάντησης | έντυπου Ο18 (Έκθεση Πεπραγμένων Συναντήσεων) μόνο αν δεν έχουν συμπληρωθεί τα σχετικά πεδία που εμφανίζονται με την επιλογή "Συνάντηση Εργασίας" κατά την ανάλυση των παραστατικών πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" |
Προμηθευτής εξωτερικού εκδίδει invoice (Τύπος: Πληρωμή δαπάνης από εξωτερικό)
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στο web-resCom Αίτημα Προκαταβολής με τύπο: Πληρωμή δαπάνης από εξωτερικό και επισυνάπτει:
- το νόμιμο παραστατικό (invoice) του προμηθευτή στα στοιχεία του ΕΛΚΕ, το οποίο δεν περιλαμβάνει Φ.Π.Α. (εξαιρούνται τα invoice αγοράς αγαθών για χρήση στο εξωτερικό ή παροχής υπηρεσιών στην αλλοδαπή που περιλαμβάνουν Φ.Π.Α.)
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων) ανάλογα με το είδος της προμήθειας, και το έντυπο Ο13 (πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό) κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή) μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" .
- αποδεικτικό παραλαβής εμπορευμάτων (για δαπάνη αγοράς αγαθών) ή ηλεκτρονική αλληλογραφία επιβεβαίωσης παραγγελίας αγοράς με το κλειδί αδείας χρήσης λογισμικού (για δαπάνη ηλεκτρονικής αγοράς λογισμικού).
- Αν τα αγαθά παραλαμβάνονται μεταγενέστερα, παραμένει η υποχρέωση της προσκόμισης του αποδεικτικού παραλαβής εμπορευμάτων, όταν αυτή πραγματοποιηθεί.
Δείτε το βίντεο "Αίτημα πληρωμής δαπάνης εξωτερικού - Ανεξόφλητο invoice" εδώ.
Προμηθευτής εξωτερικού εκδίδει proforma invoice (Τύπος: Πληρωμή δαπάνης από εξωτερικό)
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει στο web-resCom Αίτημα Προκαταβολής με τύπο: Πληρωμή δαπάνης από εξωτερικό και επισυνάπτει:
- το νόμιμο παραστατικό (proforma invoice) του προμηθευτή στα στοιχεία του ΕΛΚΕ, το οποίο δεν περιλαμβάνει Φ.Π.Α. (εξαιρούνται τα invoice αγοράς αγαθών για χρήση στο εξωτερικό ή παροχής υπηρεσιών στην αλλοδαπή που περιλαμβάνουν Φ.Π.Α.)
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), ανάλογα με το είδος της προμήθειας, κατάλληλα συμπληρωμένα (χωρίς υπογραφή), μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό" .
Με την παραλαβή του αγαθού ή της υπηρεσίας από την Επιτροπή ή την/τον ΕΥ, η/ο ΕΥ πρέπει να πραγματοποιήσει την απόδοση της δαπάνης (εντός τριών (3) μηνών από την ημερομηνία πληρωμής της προκαταβολής) και υποβάλλει Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης μέσω webresCom επισυνάπτοντας
- το invoice (ισόποσο με την proforma invoice) μαζί με
- τα έντυπα Ο10 (πίνακας εξοπλισμού) ή Ο11 (πίνακας αναλωσίμων/λοιπών εξόδων), αναλόγως της δαπάνης, και το Ο13 (πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό), μόνο αν δεν έχει συμπληρωθεί η ανάλυση των παραστατικών στην ηλεκτρονική φόρμα πατώντας το κουμπί "Νέο παραστατικό"
- αποδεικτικό παραλαβής εμπορευμάτων (για δαπάνη αγοράς αγαθών εκτός από ηλεκτρονική αγορά λογισμικού)
Οι προμηθευτές του εξωτερικού εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης φορολογικής, ασφαλιστικής ενημερότητας και αποσπάσματος ποινικού μητρώου.
Παρακρατήσεις - Φόροι
Παρακρατήσεις για φόρο εισοδήματος καθώς και κρατήσεις υπέρ τρίτων
Για προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών κατά την πληρωμή τους πραγματοποιούνται οι παρακάτω παρακρατήσεις για φόρο εισοδήματος καθώς και κρατήσεις υπέρ τρίτων.
Συγκεκριμένα :
Φόρος εισοδήματος
Με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 64 ν.4172/2013, όπως ισχύει, επιβάλλεται στους φορείς γενικής κυβέρνησης, που προμηθεύονται κάθε είδους αγαθά ή λαμβάνουν υπηρεσίες από φυσικά ή νομικά πρόσωπα η υποχρέωση να παρακρατούν φόρο εισοδήματος στο καθαρό ποσό της αξίας των αγαθών ή υπηρεσιών με τους ακόλουθους συντελεστές.
- ποσοστό ένα τοις εκατό (1%) για τα υγρά καύσιμα και τα προϊόντα καπνοβιομηχανίας
- ποσοστό τέσσερα τοις εκατό (4%) για τα λοιπά αγαθά, και
- ποσοστό οκτώ τοις εκατό (8%) για την παροχή υπηρεσιών.
Ο φόρος εισοδήματος υπολογίζεται στην καθαρή αξία του τιμολογίου που απομένει μετά την αφαίρεση των κρατήσεων υπέρ Α.Ε.Π.Π και Ε.Α.Α.ΔΗ.ΣΥ.
Όταν στα τιμολόγια περιλαμβάνεται προμήθεια αγαθών και παροχή υπηρεσιών, ο φόρος θα υπολογίζεται με τον αντίστοιχο συντελεστή κάθε κατηγορίας, εφόσον είναι δυνατός ο διαχωρισμός της προμήθειας αγαθών από την παροχή υπηρεσιών. Σε αντίθετη περίπτωση ο φόρος θα υπολογίζεται με τον συντελεστή της κατηγορίας εκείνης που υπερτερεί ως ποσό δαπάνης.
Οι φορείς γενικής κυβέρνησης εξαιρούνται από την υποχρέωση παρακράτησης φόρου εισοδήματος εφόσον η καθαρή αξία του τιμολογίου δεν υπερβαίνει το ποσό των εκατό πενήντα ευρώ (150,00) και δεν απαιτείται από τις ισχύουσες διατάξεις η κατάρτιση σύμβασης.
Κρατήσεις υπέρ τρίτων
Tον Ανάδοχο επίσης βαρύνουν οι υπέρ τρίτων κρατήσεις ως εξής:
Α) Για συμβάσεις που έχουν υπογραφεί πριν τις 30.09.2022 επιβάλλεται κράτηση ύψους:
- Κράτηση 0,07% υπέρ της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων (άρθρο 4 ν.4013/2011) και υπολογίζεται επί της αξίας κάθε πληρωμής προ φόρων μόνο όταν έχουμε σύμβαση ή απευθείας ανάθεση με καθαρή αξία άνω των χιλίων ευρώ (1000) ή παραστατικό με καθαρή αξία άνω των χιλίων ευρώ (1000).
- Κράτηση 0,06% υπέρ της Αρχής Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών (άρθρο 350 παρ. 3 του ν. 4412/2016), η οποία υπολογίζεται επί της αξίας κάθε πληρωμής προ φόρων.
Β) Για συμβάσεις που έχουν υπογράφονται από 30.09.2022 και μετά:
- Επιβάλλεται κράτηση ύψους 0,1% υπέρ Ε.Α.ΔΗ.ΣΥ επί όλων των συμβάσεων που υπάγονται στον ν.4912/22 (Α΄59) και στον ν.4413/2016 (Α' 148), αξίας άνω των χιλίων (1.000) ευρώ προ ΦΠΑ, ανεξάρτητα από την πηγή προέλευσης της χρηματοδότησης. Η κράτηση αυτή υπολογίζεται επί της αξίας κάθε πληρωμής προ φόρων και κρατήσεων της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής ή τροποποιητικής σύμβασης.
Όλες οι ανωτέρω κρατήσεις (περίπτωση Α και Β) υπόκεινται στο εκάστοτε ισχύον αναλογικό τέλος χαρτοσήμου 3% και στην επ’ αυτού εισφορά υπέρ ΟΓΑ 0,6%.
Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθύνεστε στην ηλεκτρονική διεύθυνση suppliers@rc.auth.gr
Στοιχεία Επικοινωνίας
Τμήμα
Οικονομικών Συναλλαγών και Αρχειοθέτησης
Γραφείο
Παραλαβής & Ελέγχου Εντολών
Τηλέφωνα
| Μαριάννα Γούτσιου, Υπεύθυνη Γραφείου | 96755 |
| Φωτεινή Κατσιρμά | 91325 |
| Βερίνα Κλωναρίδου | 94074 |
| Ευαγγελία Μανώλη | 94006 |
| Βασιλική Μαυρίδου | 94057 |
| Χριστίνα Στεργίου | 94094 |
| Γεωργία Στύλου | 96737 |