Απευθείας Ανάθεση, νοείται η διαδικασία ανάθεσης, χωρίς εκ των προτέρων δημοσιότητα, στο πλαίσιο της οποίας οι αναθέτουσες αρχές/αναθέτοντες φορείς αναθέτουν σύμβαση στο φορέα της επιλογής τους, κατόπιν έρευνας αγοράς.
Προσφυγή στη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης επιτρέπεται όταν η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης προμήθειας ειδών/παροχής υπηρεσιών, χωρίς ΦΠΑ, είναι ίση ή κατώτερη από το ποσό των τριάντα χιλιάδων (30.000) ευρώ.
Για τον υπολογισμό της εκτιμώμενης αξίας λαμβάνεται υπόψη το ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης (άθροισμα κατηγοριών δαπάνης με κοινό ΓΛΚ) είτε
- του ετήσιου εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης είτε
- του συνολικού εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου για έργα που χρηματοδοτούνται από το ΕΣΠΑ και το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ειδικού κανονιστικού πλαισίου διαχείρισης
Για τις δαπάνες που εκτελούνται μέσω της διαδικασίας της απευθείας ανάθεσης στο πλαίσιο έργων/προγραμμάτων δεν απαιτείται η ανάρτηση προσκλήσεων για την υποβολή οικονομικών προσφορών στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.), κατά παρέκκλιση του άρθρου 120 του ν. 4412/2016.
Για τις δαπάνες των έρων ΠΜΣ, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 82 του ν. 4957/202, θα πρέπει να κατατίθεται η σχετική απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής, η οποία θα επισυνάπτεται με το αίτημα ανάθεσης.
Διαδικασία Απευθείας Ανάθεσης
Η συνολική διαδικασία που ακολουθείται για έκδοση Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης περιλαμβάνει τα παρακάτω βήματα:
- Η/Ο ΕΥ διενεργεί έρευνα αγοράς. Λαμβάνεται υπόψη η προσφορά προϊόντος ή υπηρεσίας και από το ηλεκτρονικό κατάστημα του οικονομικού φορέα, από την οποία προκύπτουν κατ’ ελάχιστον η τιμή και τα απαιτούμενα τεχνικά χαρακτηριστικά του προϊόντος.
- Η/Ο ΕΥ επιλέγει τον ανάδοχο και υποβάλλει μέσω web-resCom Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης προτείνοντας τον υποψήφιο Ανάδοχο και επισυνάπτοντας τις οικονομικές προσφορές. Πιο συγκεκριμένα:
- μία (1) μόνο οικονομική προσφορά για δαπάνες που εντάσσονται σε κατηγορία δαπάνης με προϋπολογισμό έως δέκα χιλιάδες (10.000,00) ευρώ (τύπος: Απευθείας Ανάθεση χωρίς Σύμβαση)
- τουλάχιστον δύο (2) οικονομικών προσφορών για δαπάνες που εντάσσονται σε κατηγορία δαπάνης με προϋπολογισμό που υπερβαίνει τις δέκα χιλιάδες (10.000,01) ευρώ (τύπος: Απευθείας Ανάθεση με Σύμβαση)
Προσοχή! Στην συμπλήρωση των πεδίων της φόρμας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται πεζοί χαρακτήρες και όχι κεφαλαία.
- Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει την πληρότητα των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών, και εφόσον το αίτημα κριθεί νόμιμο μεριμνά για την έγκριση και υπογραφή Απόφασης Απευθείας Ανάθεσης από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών, η οποία αναρτάται στον ιστότοπο της Διαύγειας. Στην περίπτωση που η ανάθεση αφορά σε υποχρεώσεις ανεξαρτήτως ύψους ποσού, οι οποίες αναλαμβάνονται και βαρύνουν είτε τμηματικά είτε εξ ολοκλήρου έτη πέραν του τρέχοντος (Πολυετείς Υποχρεώσεις), τότε απαιτείται η προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής Ερευνών και το αίτημα εντάσσεται στα θέματα της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών.
- Η ΜΟΔΥ κοινοποιεί την Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης στην/στον ΕΥ και την/τον Ανάδοχο με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Όταν πρόκειται για προμήθειες αγαθών ή παροχή υπηρεσιών, το προϋπολογιζόμενο κόστος των οποίων υπερβαίνει τις 10.000,00 € μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ , η διαδικασία περιλαμβάνει το επιπλέον στάδιο της κατάρτισης και υπογραφής σχετικής Σύμβασης (συμφωνητικού) με τον Ανάδοχο.
- Η/Ο Ανάδοχη/ος προχωράει σε συνεννόηση με την/τον ΕΥ σε παράδοση των αγαθών ή εκτέλεση των υπηρεσιών και στην τιμολόγηση αυτών.
Επισημαίνεται ότι για την εφαρμογή της διαδικασίας:
- Δεν απαιτείται εγγύηση συμμετοχής (άρθρο 72 παρ. 1α ν. 4412/2016).
- Δεν απαιτείται εγγύηση καλής εκτέλεσης, εκτός αν άλλως ορίζεται στα έγγραφα της σύμβασης (άρθρο 72 παρ.1β ν. 4412/2016).
- Δεν απαιτείται συμπλήρωση του Ευρωπαϊκού Ενιαίου Εγγράφου Σύμβασης (ΕΕΕΣ).
Διαδικασία παραλαβής αγαθών ή παρεχόμενων υπηρεσιών
Αν δημόσιες συμβάσεις έχουν εκτιμώμενη αξία από 2.500,00 έως του ποσού των 30.000,00 ευρώ άνευ ΦΠΑ, η παρακολούθηση της δημόσιας σύμβασης και η παραλαβή των ειδών ή υπηρεσιών γίνεται με βεβαίωση της/του ΕΥ.
Συχνές Ερωτήσεις
Έρευνα αγοράς πριν το αίτημα Πρόσκλησης
Η έρευνα αγοράς μπορεί να διενεργηθεί με συλλογή έγγραφων προσφορών ή/και μέσω έρευνας στο διαδίκτυο ή/και με υποβολή προσφορών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή/και με οποιοδήποτε άλλο πρόσφορο τρόπο επιλέξει η/ο ΕΥ .
Οι συνυποβαλλόμενες στο αίτημα προσφορές απαιτείται να έχουν τις ίδιες τεχνικές προδιαγραφές και λοιπά στοιχεία με το αίτημα και να τεκμηριώνουν την επιλογή της/του ΕΥ, στον οικονομικότερο προμηθευτή.
Αίτημα Απευθείας Ανάθεσης στο webresCom
Η διαδικασία πραγματοποιείται από το μενού αριστερά "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Απευθείας Αναθέσεις"/ Αίτημα Ανάθεσης" (2).
Χρήσιμες οδηγίες για την υποβολή αιτημάτων δαπανών μπορεί να βρει ο χρήστης στο "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Απευθείας Αναθέσεις"/"Βοήθεια" (3).
Η επιλογή του Τύπου της Ανάθεσης πραγματοποιείται με βάση τον προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης που εντάσσεται η προμήθεια/υπηρεσία.
Απευθείας Ανάθεση χωρίς Σύμβαση: Επιλέγεται η περίπτωση αυτή, όταν το αίτημα αφορά σε προμήθεια αγαθών/ παροχή υπηρεσιών, η οποία εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης καθαρής αξίας από 2500,01€ έως 10.000,00 €, μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ και δεν απαιτείται κατάρτιση σύμβασης για οποιοδήποτε άλλο λόγο.
Απευθείας Ανάθεση και Σύμβαση: Επιλέγεται η περίπτωση αυτή, όταν το αίτημα αφορά σε προμήθεια αγαθών, παροχή υπηρεσιών η οποία εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης καθαρής αξίας από 10.000,01 € έως 30.000,00, μη συμπεριλαμβανομένου του αναλογούντος ΦΠΑ ή σε κάθε περίπτωση που δημιουργείται διαρκής υποχρέωση και ανάρτησή της στο ΚΗΜΔΗΣ.
Ανάκληση: Επιλέγεται η περίπτωση αυτή για την ολική Ανάκληση ή μείωση μιας ήδη υπάρχουσας Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης. Επιλέγεται η περίπτωση αυτή για την αποδέσμευση του ποσού που υπολείπεται μεταξύ της αρχικής δέσμευσης (σύμφωνα με την αρχική απόφαση ανάθεσης) και του ποσού που πραγματικά δαπανήθηκε με τις εντολές δαπάνης που προσκομίστηκαν ή πρόκειται να προσκομιστούν στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.
Επιπλέον, για τη διευκόλυνση των χρηστών έχουν ενσωματωθεί στο σύστημα επεξηγηματικά στοιχεία τα οποία είτε κατευθύνουν στην σωστή επιλογή του πεδίου κατά περίπτωση είτε παρέχουν τις απαιτούμενες πληροφορίες επί των διαδικασιών της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ για την ολοκληρωμένη υποβολή του αιτήματος .
Ειδικές περιπτώσεις προμηθειών ή υπηρεσιών
Πολυετείς υποχρεώσεις
Για απευθείας αναθέσεις ανεξαρτήτως ύψους ποσού, οι οποίες αναλαμβάνονται και βαρύνουν είτε τμηματικά είτε εξ ολοκλήρου έτη πέραν του τρέχοντος (πολυετείς υποχρεώσεις), απαιτείται η προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής Ερευνών (παρ. 4 του άρθρου 240 του νόμου 4957/2022).
Για να καλυφθεί η παραπάνω υποχρέωση, κατά το αίτημα απευθείας ανάθεσης, η/ο ΕΥ θα πρέπει να επιλέξει το τετραγωνίδιο επιλογής «Πολυετής», όταν η ανάθεση προβλέπεται ότι θα βαρύνει έτη πέραν του τρέχοντος, δηλαδή όταν πρόκειται για πολυετή υποχρέωση. Τα αιτήματα ανάθεσης με πολυετή υποχρέωση θα εντάσσονται στα θέματα της Συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών μετά τον έλεγχο από τα αρμόδια Τμήματα της ΜΟΔΥ.
Προσφυγή σε έναν οικονομικό φορέα χωρίς έρευνα αγοράς
Επισημαίνεται ιδιαίτερα ότι η αποκλειστική διάθεση ενός προϊόντος δεν συνιστά αυτοτελή λόγο μη διενέργειας έρευνας αγοράς, αντίθετα θα πρέπει να προηγηθεί η επαρκής αιτιολόγηση της ανάγκης προμήθειας του συγκεκριμένου υλικού.
Στην περίπτωση που είναι αναγκαία η προσφυγή σε συγκεκριμένο οικονομικό φορέα υποβάλλεται συνημμένα στο αίτημα Απευθείας Ανάθεσης
- επαρκώς αιτιολογημένο αίτημα από την/τον ΕΥ, όπου αναφέρονται αναλυτικά οι λόγοι για τους οποίους είναι απολύτως αναγκαία η προσφυγή στον οικονομικό φορέα με έμφαση στην σύνδεση της σύναψης της συγκεκριμένης σύμβασης με τις ανάγκες υλοποίησης του ερευνητικού έργου.
- σχετική βεβαίωση αποκλειστικής διάθεσης (μεταφρασμένη επισήμως στα Ελληνικά), εφόσον αυτό παρέχεται από συγκεκριμένο προμηθευτή
Το αίτημα με τα ανωτέρω συνημμένα υποβάλλεται προς έγκριση από το Επταμελές Όργανο της Επιτροπής Ερευνών Διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΑΠΘ.
Διερεύνηση εάν η υπηρεσία που θα παρασχεθεί αποτελεί τεχνική εργασία
- Διαβίβαση αιτήματος απευθείας ανάθεσης από ΜΟΔΥ στην τεχνική υπηρεσία του ΑΠΘ
- Τεχνική υπηρεσία γνωμοδοτεί αν το έργο απαιτεί εξειδικευμένες τεχνικές γνώσεις και επίβλεψη, ως εκ τούτου αν αποτελεί δημόσιο έργο.
Έργα Χρηματοδοτούμενα από Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή ΕΣΠΑ. Ειδικές περιπτώσεις προμηθειών.
Υπηρεσία οικονομικού ελέγχου με την εταιρία Σ. Ο. Λ. Α.Ε. ΟΡΚΩΤΩΝ ΕΛΕΓΚΤΩΝ
- Ο ΕΥ υποβάλει αίτημα Απευθείας Ανάθεσης με σύμβαση.
- Υπογράφεται η σχετική σύμβαση με την εταιρία ανεξαρτήτως του προϋπολογισμού της κατηγορίας δαπάνης.
Προμήθεια εξοπλισμού
- Η ΜΟΔΥ ζητάει από τον ΕΥ να καταθέσει έγγραφο για τον τρόπο κάλυψης της αναπόσβεστης αξίας (π.χ. κάλυψη ποσού από τον προϋπολογισμό άλλου έργου) κατά το αίτημα απευθείας ανάθεσης.
- Ο ΕΥ αποστέλλει σχετικό έγγραφο ψηφιακά υπογεγραμμένο στο projects@rc.auth.gr, το οποίο εξετάζεται από την Συνεδρίαση του επταμελούς
- Δεσμεύεται ο προϋπολογισμός του άλλου έργου
Στοιχεία Επικοινωνίας
Τμήμα
Διοικητικής Υποστήριξης
Γραφείο
Προμηθειών
Τηλέφωνα
| Βαγγέλης Θεοδοσιάδης, Υπεύθυνος Γραφείου | 2310 9 96752 |
| Περικλής Αναγνώστου | 2310 9 96754 |
| Ιωάννα Γκαράγκου | 2310 9 94068 |