Αυτοχρηματοδοτούμενα ΠΜΣ & ΞΠΣ

Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΠΜΣ) ή Ξενόγλωσσα Προγράμματα Σπουδών (ΞΠΣ) με τέλη φοίτησης

Αποτελούν εκπαιδευτικά-επιμορφωτικά προγράμματα. H/O Επιστημονική/ος Υπεύθυνη/ος ενός έργου ΠΜΣ ή Διατμηματικού ή Διιδρυματικού  ΠΜΣ ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης και μπορεί να είναι ο Διευθυντής του ΠΜΣ ή ο Συντονιστής του ΔΠΜΣ αντίστοιχα.

Σε περίπτωση αλλαγής του Διευθυντή ή Συντονιστή πρέπει να κατατεθεί αίτημα αντικατάστασης ΕΥ (μέσω φόρμας "Αίτημα αντικατάστασης Επιστημονικού Υπευθύνου", η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom) επισυνάπτοντας απόφαση Συνέλευσης του αρμοδίου Τμήματος για ορισμό Διευθυντή του ΠΜΣ ή της ΕΔΕ ΔΠΜΣ για ορισμό Συντονιστή.

Συνοπτική διαδικασία Αποδοχής διαχείρισης και ένταξης προϋπολογισμού

Φάση 1: Αποδοχής διαχείρισης/ έναρξη έργου

1. Συμπλήρωση εντύπου Δ1 από την/τον ΕΥ του έργου. Διάρκεια έργου με βάση ΦΕΚ ίδρυσης ή επανίδρυσης. 
2. Υποβολή εντύπου Δ1 και των συνημμένων αυτού στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος έναρξης έργων. Το έντυπο πρέπει απαραιτήτως να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο από ΕΥ και Διευθύντρια/ντή Τομέα. Δεν υπογράφεται από Διευθύντρια/ντή Εργαστηρίου. 
3. Αποδίδεται στο έργο μοναδικός κωδικός και καταχωρούνται τα στοιχεία του εντύπου στο πληροφοριακό σύστημα από ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Εισάγονται επιπλέον οι πληροφορίες "Ποσό διδάκτρων" και "αριθμός φοιτητών ανά έτος", όπως αναφέρονται στο ΦΕΚ ίδρυσης ή επανίδρυσης. Το έργο τίθεται σε κατάσταση "Αναμονή".
4. Γνωστοποιείται στην/στον ΕΥ ο κωδικός του έργου και ότι πρέπει να προχωρήσει στην εισαγωγή των στοιχείων των φοιτητών και αμέσως μετά στην κατάρτιση του συνολικού προϋπολογισμού. 
5. Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.  

Συνημμένα δικαιολογητικά για έναρξη έργου

Φάση 2: Εισαγωγή στοιχείων εγγεγραμμένων φοιτητών και τελών φοίτησης 

1. Πριν την εισαγωγή των στοιχείων ο χειριστής πρέπει να πραγματοποιήσει έλεγχο της ορθότητας των στοιχείων "Ποσό διδάκτρων" και "αριθμός φοιτητών ανά έτος" στην καρτέλα «Ρυθμίσεις». Σε περίπτωση διαφοροποίησης πρέπει να αποσταλλεί σχετική ενημέρωση στο projects@rc.auth.gr επισυνάπτοντας τεκμηριωτικό υλικό.
2. Ο χειριστής του έργου (πχ γραμματεία ΠΜΣ) εισάγει τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή των διδάκτρων μέσω της εφαρμογής του webresCom "Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες"/ Δίδακτρα σπουδών"/"διαχείριση διδάκτρων". Εισάγονται τα προσωπικά στοιχεία του κάθε φοιτητή (αναζήτηση και εισαγωγή στοιχείων από τη βάση δεδομένων των υπηρεσιών του ΑΜΚΑ) του κύκλου σπουδών και το ποσό των τελών φοίτησης του. Επιπλέον καταχωρούνται και οι ημερομηνίες και τα ποσά των τμηματικών καταβολών, όπως αυτά έχουν καθοριστεί. Τα δεδομένα που καταχωρούνται στο ηλεκτρονικό Σύστημα οφείλουν να είναι σύμφωνα με τις Αποφάσεις των αρμόδιών οργάνων. 

Φάση 3: Σύνταξη και ένταξη προϋπολογισμού έργου 

1. Η/Ο ΕΥ καταχωρεί μέσω webrescom αρχικό συνολικό προϋπολογισμό για το σύνολο των διδάκτρων που αναμένεται να καταβληθεί από τους ενεργούς εγγεγραμμένους φοιτητές και έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα. Ο συνολικός προϋπολογισμός περιλαμβάνει απαραιτήτως την κατηγορία δαπάνης 64-98-2 Λειτουργικά Έξοδα Ιδρύματος - Γενικά έξοδα το ύψος της οποίας υπολογίζεται σε ποσοστό 30% του συνολικού προϋπολογισμού. Η ποσοστιαία κατανομή στις κατηγορίες δαπάνης του προϋπολογισμού οφείλει να ακολουθεί την κατανομή του κόστους λειτουργίας που ορίζεται στο ΦΕΚ. Ο προϋπολογισμός βρίσκεται σε "Αναμονή" ελέγχου από τη ΜΟΔΥ.
2. Η/Ο ΕΥ είτε επισυνάπτει στο αίτημά του είτε αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος έναρξης έργων
   • Απόφαση του αρμοδίου οργάνου για επικύρωση του πίνακα εισακτέων του ΠΜΣ για το ακαδημαϊκό έτος και
   • λίστα με συμμετέχοντες φοιτητές του κύκλου σπουδών
3. Η ΜΟΔΥ διενεργεί έλεγχο ότι τα στοιχεία των φοιτητών που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα συμβαδίζουν με τις επισυναπτόμενες αποφάσεις. Το συνολικό ποσό του προϋπολογισμού πρέπει να είναι σε συμφωνία με τα παραπάνω. Ο προϋπολογισμός καθίσταται «ελεγμένος». Αυτόματη ενημέρωση της/του ΕΥ ότι μπορεί να καταθέσει τον αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό. Το αίτημα έναρξης έργου (φάση 1) και το αίτημα έγκρισης του αρχικού συνολικού προϋπολογισμού εντάσσονται μαζί στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
4. Η/Ο ΕΥ καταχωρεί αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό μέσω webrescom.
5. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών, εγκρίνεται και αναρτάται στη Διαύγεια η Απόφαση Αποδοχής διαχείρισης του έργου. Γνωστοποιείται στην/στον ΕΥ ο κωδικός του έργου και το ΑΔΑ της Απόφασης.
6. Εξέταση και έγκριση προϋπολογισμών από Επιτροπή Ερευνών. Σύνταξη, Υπογραφή Απόφασης Έγκρισης Συνολικού Προϋπολογισμού Έργου και Ετήσιου Προϋπολογισμού Έργου και Ανάρτησή της στη Διαύγεια.
7. Έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού θέση «Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης» 

Τροποποίηση προϋπολογισμού

Οποιαδήποτε τροποποίηση του ετήσιου προϋπολογισμού των Προγραμμάτων Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΠΜΣ), σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 82 του Ν.4957/22, θα πρέπει να εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών του ΕΛΚΕ κατόπιν αιτήματος, το οποίο συνοδεύεται από τη σχετική απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής του ΠΜΣ.

Το αίτημα αναμόρφωσης υποβάλλεται μέσω του συστήματος webresCom, επισυνάπτοντας τη σχετική απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής του ΠΜΣ και αφού ελεγχθεί από το αρμόδιο τμήμα της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ, προωθείται για έγκριση από το Ειδικό Επταμελές Όργανο της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ.

Αύξηση προϋπολογισμού με την έναρξη νέου κύκλου σπουδών: Με κάθε έναρξη νέου κύκλου σπουδών, εισάγονται με τον ίδιο τρόπο τα προσωπικά στοιχεία του κάθε φοιτητή του νέου κύκλου σπουδών και το ποσό των τελών φοίτησης του. Μετά την ενημέρωση των στοιχείων στο σύστημα η/ο ΕΥ προβαίνει στην αντίστοιχη αύξηση του προϋπολογισμού, η οποία εγκρίνεται μετά από τον έλεγχο των σχετικών αποφάσεων: 

• Απόφαση του αρμοδίου οργάνου για επικύρωση του πίνακα εισακτέων του ΠΜΣ για το ακαδημαϊκό έτος και
• λίστα με συμμετέχοντες φοιτητές του κύκλου σπουδών

Τροποποίηση προϋπολογισμού λόγω απαλλαγής τελών φοίτησης δικαιούχων φοιτητών: Επίσης, αποτελεί υποχρέωση των χειριστών του έργου η ενημέρωση/τροποποίηση της καρτέλας του φοιτητή («Συμβόλαιο Χρηματοδότησης») ως προς τα ποσά  και τις ημερομηνίες εφόσον 

• Ο φοιτητής λάβει υποτροφία ή δικαιούται απαλλαγή διδάκτρων (κατόπιν αίτησης του και απόφασης του αρμόδιου οργάνου) και ζητηθεί επιστροφή των διδάκτρων ως αχρεωστήτως  καταβληθέντων
• Ο φοιτητής διακόψει το πρόγραμμα σπουδών ή ανασταλεί η φοίτηση του για ένα χρονικό διάστημα

Αντίστοιχα καταχωρείται η σχετική μείωση του προϋπολογισμού. 

Συνοπτική διαδικασία πληρωμής τελών φοίτησης

1. Η καταβολή των τελών φοίτησης, εφόσον προβλέπεται, πραγματοποιείται από τον ίδιο τον φοιτητή ή από τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο για λογαριασμό του φοιτητή, εφόσον αυτό προβλέπεται στην απόφαση ίδρυσης του Π.Μ.Σ. Κατόπιν συνεννόησης με κάθε εγγεγραμμένο φοιτητή για έκδοση τιμολογίου ή απόδειξης πληρωμής, ο χειριστής καταχωρεί τα στοιχεία πληρωμής (ποσό και δόσεις διδάκτρων και είδος παραστατικού πληρωμής) όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Εκδίδεται αυτομάτως από το σύστημα μοναδικός κωδικός ηλεκτρονικής πληρωμής RF (ταυτότητας πληρωμής). Ο κωδικός είναι προσωπικός για κάθε φοιτητή και αντιστοιχεί σε πληρωμή με ταυτόχρονη έκδοση σχετικού παραστατικού (απόδειξη ή τιμολόγιο).
2. Ο κωδικός RF κοινοποιείται στον φοιτητή μέσω αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας, η οποία αποστέλλεται με ενέργεια του χρήστη, και περιλαμβάνει προκαθορισμένο κείμενο το οποίο συμπληρώνεται από τον χειριστή στις "Ρυθμίσεις" της εφαρμογής. 
3. Ο φοιτητής πραγματοποιεί την πληρωμή των τελών φοίτησης υποχρεωτικά με τη χρήση του μοναδικού κωδικού ηλεκτρονικής πληρωμής RF (ταυτότητας πληρωμής). Εκτός αν η κατάθεση πληρωμής πραγματοποιηθεί μέσω τραπεζικού λογαριασμού εξωτερικού που το RF εισάγεται στην αιτιολογία πληρωμής. 
4. Το σύστημα εκδίδει και αποστέλλει στον φοιτητή ή στον αποδέκτη του τιμολογίου το παραστατικό πληρωμής. 
5. Ενημερώνεται αυτομάτως το ποσό οφειλής του φοιτητή.
6. Όταν παρέλθει η προθεσμία πληρωμής της επόμενης δόσης εμφανίζεται το ποσό οφειλής αυτής ως εκπρόθεσμο. Ο χειριστής οφείλει να στείλει υπενθύμιση στους φοιτητές. 

Απασχόληση προσωπικού

Συμμετοχή διδακτικού προσωπικού (τακτικού και έκτακτου) στα έργα ΠΜΣ

1. Η επιλογή των διδασκόντων σε έργα ΠΜΣ, ανεξαρτήτως από τη σχέση εργασίας με το ίδρυμα, πραγματοποιείται από τα αρμόδια όργανα του Α.Ε.Ι., σύμφωνα με τις ακαδημαϊκές διαδικασίες, όπως προβλέπονται για την ανάθεση διδασκαλίας.
2. H/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) μέσω της εφαρμογής «Καταχώρηση συμβάσεων» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του webresCom επισυνάπτοντας το σύνολο των δικαιολογητικών :
   • διαβιβαστικό έγγραφο του ΕΥ προς τον ΕΛΚΕ
   • απόφαση για έγκριση απασχόληση διδασκόντων της Συνέλευσης του Τμήματος για ΠΜΣ ή της Ειδικής Διατμηματικής ή Διιδρυματικής Επιτροπής (ΕΔΕ) για τα ΔΠΜΣ
   • τα δικαιολογητικά σύναψης σύμβασης τα οποία διαφοροποιούνται ανάλογα με την ιδιότητα του κάθε συμβαλλόμενου

1. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά. 
2. Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα απασχόλησης. Αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση έγκρισης απασχόλησης.
3. Ο διδάσκων και ο Πρόεδρος υπογράφουν τη σύμβαση απασχόλησης. 

Η συμμετοχή διοικητικού προσωπικού στα έργα ΠΜΣ

Α. Εφόσον πρόκειται για περιστασιακή απασχόληση (μη επιτηδευματία για περιορισμένο χρονικό διάστημα) διοικητικού προσωπικού, η/ο ΕΥ στο ηλεκτρονικό αίτημα απασχόλησης που υποβάλλει μέσω web-resCom επισυνάπτει εκτός από τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύναψη σύμβασης με τον συμβαλλόμενο (πίνακας 3) το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο εισήγησης, στο οποίο αναλύεται ο ευκαιριακός χαρακτήρας της απασχόλησης. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης.

Β. Διαφορετικά, η επιλογή πραγματοποιείται κατόπιν πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος και τήρηση της αρχής της διαφάνειας και της αρχής της ίσης μεταχείρισης, ακολουθώντας τις διαδικασίες που ορίζονται από τον ΟΧΔΕ.

1. Μετά το πέρας της διαδικασίας επιλογής προσωπικού αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση και το πρακτικό επιλογής προσωπικού.
2. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) επισυνάπτοντας το σύνολο των δικαιολογητικών μέσω webresCom.
3. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά. Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα απασχόλησης. Αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση απασχόλησης.

Η συμμετοχή τεχνικού προσωπικού στα έργα ΠΜΣ

Η/Ο ΕΥ στο ηλεκτρονικό αίτημα απασχόλησης που υποβάλλει μέσω web-resCom επισυνάπτει εκτός από τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύναψη σύμβασης με τον συμβαλλόμενο (πίνακας 3) το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο εισήγησης. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης.

Προμήθειες δαπανών

Η/Ο ΕΥ για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης, υπολογίζει το ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης του ετήσιου εγκεκριμένου προϋπολογισμού, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης.

Η Συντονιστική Επιτροπή του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) είναι αρμόδια για την έγκριση των δαπανών του Π.Μ.Σ.

Για τις δαπάνες των ΠΜΣ,  σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 82 του νόμου 4957/2022, θα πρέπει να κατατίθεται η σχετική απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής ως ακολούθως,

• στις δαπάνες ήσσονος σημασίας (έως του ποσού των 2.500 € πλέον ΦΠΑ όπου δεν απαιτείται έγκριση απευθείας ανάθεσης αλλά γίνεται με απευθείας τιμολόγηση), η απόφαση θα επισυνάπτεται με το αίτημα πληρωμής,
• στις δαπάνες για τις οποίες απαιτείται αίτημα απευθείας ανάθεσης (άνω των 2.500 € πλέον ΦΠΑ) , η απόφαση θα υποβάλλεται με το αίτημα ανάθεσης και
• στους διαγωνισμούς (άνω των 30.000 € πλέον ΦΠΑ), η απόφαση θα υποβάλλεται με το αίτημα διενέργειας διαγωνισμού.

Μετακινήσεις

Οι δαπάνες των μετακινήσεων, που καλύπτονται από αυτά, διέπονται από το κανονιστικό πλαίσιο του Οδηγού Διαχείρισης και Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Δείτε τον συνοπτικό οδηγό εδώ. 

Η Συντονιστική Επιτροπή  του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών (Π.Μ.Σ.) είναι αρμόδια για την έγκριση των δαπανών του Π.Μ.Σ., συνεπώς θα πρέπει να κατατίθεται η σχετική απόφαση της Συντονιστικής Επιτροπής του Π.Μ.Σ. και για τις δαπάνες μετακίνησης.