Προγράμματα Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΠΜΣ) ή Ξενόγλωσσα Προγράμματα Σπουδών (ΞΠΣ) με τέλη φοίτησης

Αποτελούν εκπαιδευτικά-επιμορφωτικά προγράμματα. H/O Επιστημονική/ος Υπεύθυνη/ος ενός έργου ΠΜΣ ή Διατμηματικού ή Διιδρυματικού  ΠΜΣ ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης και μπορεί να είναι ο Διευθυντής του ΠΜΣ ή ο Συντονιστής του ΔΠΜΣ αντίστοιχα.

Σε περίπτωση αλλαγής του Διευθυντή ή Συντονιστή πρέπει να κατατεθεί αίτημα αντικατάστασης ΕΥ (μέσω φόρμας "Αίτημα αντικατάστασης Επιστημονικού Υπευθύνου", η οποία συμπληρώνεται ηλεκτρονικά μέσω της διαδικασίας "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Διοικητικά αιτήματα"/"Νέο αίτημα" του webresCom) επισυνάπτοντας απόφαση Συνέλευσης του αρμοδίου Τμήματος για ορισμό Διευθυντή του ΠΜΣ ή της ΕΔΕ ΔΠΜΣ για ορισμό Συντονιστή.

Συνοπτική διαδικασία Αποδοχής διαχείρισης και ένταξης προϋπολογισμού

Φάση 1: Αποδοχής διαχείρισης/ έναρξη έργου

  1. Συμπλήρωση εντύπου Δ1 από την/τον ΕΥ του έργου. Διάρκεια έργου με βάση ΦΕΚ ίδρυσης ή επανίδρυσης. 
  2. Υποβολή εντύπου Δ1 και των συνημμένων αυτού στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος έναρξης έργων. Το έντυπο πρέπει απαραιτήτως να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένο από ΕΥ και Διευθύντρια/ντή Τομέα. Δεν υπογράφεται από Διευθύντρια/ντή Εργαστηρίου. 
  3. Αποδίδεται στο έργο μοναδικός κωδικός και καταχωρούνται τα στοιχεία του εντύπου στο πληροφοριακό σύστημα από ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Εισάγονται επιπλέον οι πληροφορίες "Ποσό διδάκτρων" και "αριθμός φοιτητών ανά έτος", όπως αναφέρονται στο ΦΕΚ ίδρυσης ή επανίδρυσης. Το έργο τίθεται σε κατάσταση "Αναμονή".
  4. Γνωστοποιείται στην/στον ΕΥ ο κωδικός του έργου ότι πρέπει να προχωρήσει στην εισαγωγή των στοιχείων των φοιτητών και αμέσω μετά στην κατάρτιση του συνολικού προϋπολογισμού. 
  5. Το αίτημα για την Αποδοχή διαχείρισης του έργου παραμένει σε εκκρεμότητα έως την υποβολή και έλεγχο του προϋπολογισμού του έργου.  

Συνημμένα δικαιολογητικά για έναρξη έργου

Κατηγορία έργου 
ΠΜΣ ή ΔΠΜΣ, που λειτουργούν με τέλη φοίτησης
  • η απόφαση ίδρυσης ή επανίδρυσής τους και τυχόν τροποποιήσεις αυτών (δημοσιευμένο ΦΕΚ), 
  • ο κανονισμός λειτουργίας τους ( δημοσιευμένο ΦΕΚ) και 
  • η απόφαση του αρμόδιου οργάνου διοίκησης του ΠΜΣ για τον ορισμό του Διευθυντή
ΞΠΣ που λειτουργούν με τέλη φοίτησης
  • απόφαση ίδρυσής τους από τη Σύγκλητο δημοσιευμένη σε ΦΕΚ.

 

Φάση 2: Εισαγωγή στοιχείων εγγεγραμμένων φοιτητών και τελών φοίτησης 

  1. Πριν την εισαγωγή των στοιχείων ο χειριστής πρέπει να πραγματοποιήσει έλεγχο της ορθότητας των στοιχείων "Ποσό διδάκτρων" και "αριθμός φοιτητών ανά έτος" στην καρτέλα «Ρυθμίσεις». Σε περίπτωση διαφοροποίησης πρέπει να αποσταλλεί σχετική ενημέρωση στο projects@rc.auth.gr επισυνάπτοντας τεκμηριωτικό υλικό.
  2. Ο χειριστής του έργου (πχ γραμματεία ΠΜΣ) εισάγει τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την πληρωμή των διδάκτρων μέσω της εφαρμογής του webresCom "Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες"/ Δίδακτρα σπουδών"/"διαχείριση διδάκτρων". Εισάγονται τα προσωπικά στοιχεία του κάθε φοιτητή (αναζήτηση και εισαγωγή στοιχείων από τη βάση δεδομένων των υπηρεσιών του ΑΜΚΑ) του κύκλου σπουδών και το ποσό των τελών φοίτησης του. Επιπλέον καταχωρούνται και οι ημερομηνίες και τα ποσά των τμηματικών καταβολών, όπως αυτά έχουν καθοριστεί. Τα δεδομένα που καταχωρούνται στο ηλεκτρονικό Σύστημα οφείλουν να είναι σύμφωνα με τις Αποφάσεις των αρμόδιών οργάνων. 

Φάση 3: Σύνταξη και ένταξη προϋπολογισμού έργου 

  1. Η/Ο ΕΥ καταχωρεί μέσω webrescom αρχικό συνολικό προϋπολογισμό για το σύνολο των διδάκτρων που αναμένεται να καταβληθεί από τους ενεργούς εγγεγραμμένους φοιτητές και έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα. Ο συνολικός προϋπολογισμός περιλαμβάνει απαραιτήτως την κατηγορία δαπάνης 64-98-2 Λειτουργικά Έξοδα Ιδρύματος - Γενικά έξοδα το ύψος της οποίας υπολογίζεται σε ποσοστό 30% του συνολικού προϋπολογισμού. Η ποσοστιαία κατανομή στις κατηγορίες δαπάνης του προϋπολογισμού οφείλει να ακολουθεί την κατανομή του κόστους λειτουργίας που ορίζεται στο ΦΕΚ. Ο προϋπολογισμός βρίσκεται σε "Αναμονή" ελέγχου από τη ΜΟΔΥ.
  2. Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος έναρξης έργων
    • Απόφαση του αρμοδίου οργάνου για επικύρωση του πίνακα εισακτέων του ΠΜΣ για το ακαδημαϊκό έτος και
    • λίστα με συμμετέχοντες φοιτητές του κύκλου σπουδών
  3. Η ΜΟΔΥ διενεργεί έλεγχο ότι τα στοιχεία των φοιτητών που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα συμβαδίζουν με τις επισυναπτόμενες αποφάσεις. Το συνολικό ποσό του προϋπολογισμού πρέπει να είναι σε συμφωνία με τα παραπάνω. Ο προϋπολογισμός καθίσταται «ελεγμένος». Αυτόματη ενημέρωση της/του ΕΥ ότι μπορεί να καταθέσει τον αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό. Το αίτημα έναρξης έργου (φάση 1) και το αίτημα έγκρισης του αρχικού συνολικού προϋπολογισμού εντάσσονται μαζί στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης.
  4. Η/Ο ΕΥ καταχωρεί αρχικό ετήσιο προϋπολογισμό μέσω webrescom.
  5. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών, εγκρίνεται και αναρτάται στη Διαύγεια η Απόφαση Αποδοχής διαχείρισης του έργου. Γνωστοποιείται στην/στον ΕΥ ο κωδικός του έργου και το ΑΔΑ της Απόφασης.
  6. Εξέταση και έγκριση προϋπολογισμών από Επιτροπή Ερευνών. Σύνταξη, Υπογραφή Απόφασης Έγκρισης Συνολικού Προϋπολογισμού Έργου και Ετήσιου Προϋπολογισμού Έργου και Ανάρτησή της στη Διαύγεια.
  7. Έγκριση του ετήσιου προϋπολογισμού θέση «Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης» 

 

Τροποποίηση του συνολικού προϋπολογισμού

Αύξηση προϋπολογισμού με την έναρξη νέου κύκλου σπουδών: Με κάθε έναρξη νέου κύκλου σπουδών, εισάγονται με τον ίδιο τρόπο τα προσωπικά στοιχεία του κάθε φοιτητή του νέου κύκλου σπουδών και το ποσό των τελών φοίτησης του. Μετά την ενημέρωση των στοιχείων στο σύστημα η/ο ΕΥ προβαίνει στην αντίστοιχη αύξηση του προϋπολογισμού, η οποία εγκρίνεται μετά από τον έλεγχο των σχετικών αποφάσεων: 

  • Απόφαση του αρμοδίου οργάνου για επικύρωση του πίνακα εισακτέων του ΠΜΣ για το ακαδημαϊκό έτος και
  • λίστα με συμμετέχοντες φοιτητές του κύκλου σπουδών

Τροποποίηση προϋπολογισμού λόγω απαλλαγής τελών φοίτησης δικαιούχων φοιτητώνΕπίσης, αποτελεί υποχρέωση των χειριστών του έργου η ενημέρωση/τροποποίηση της καρτέλας του φοιτητή («Συμβόλαιο Χρηματοδότησης») ως προς τα ποσά  και τις ημερομηνίες εφόσον 

  • Ο φοιτητής λάβει υποτροφία ή δικαιούται απαλλαγή διδάκτρων (κατόπιν αίτησης του και απόφασης του αρμόδιου οργάνου) και ζητηθεί επιστροφή των διδάκτρων ως αχρεωστήτως  καταβληθέντων
  • Ο φοιτητής διακόψει το πρόγραμμα σπουδών ή ανασταλεί η φοίτηση του για ένα χρονικό διάστημα

Αντίστοιχα καταχωρείται η σχετική μείωση του προϋπολογισμού. 

Αναμορφώσεις συνολικού προϋπολογισμού μεταξύ των κατηγοριών δαπάνης είναι αποδεκτές σε ύψος 20% του προϋπολογισμού του ΦΕΚ. 

Συνοπτική διαδικασία πληρωμής τελών φοίτησης

  1. Κατόπιν συνεννόησης με κάθε εγγεγραμμένο φοιτητή για έκδοση τιμολογίου ή απόδειξης πληρωμής, ο χειριστής καταχωρεί τα στοιχεία πληρωμής (ποσό και δόσεις διδάκτρων και είδος παραστατικού πληρωμής) όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Εκδίδεται αυτομάτως από το σύστημα μοναδικός κωδικός ηλεκτρονικής πληρωμής RF (ταυτότητας πληρωμής). Ο κωδικός είναι προσωπικός για κάθε φοιτητή και αντιστοιχεί σε πληρωμή με ταυτόχρονη έκδοση σχετικού παραστατικού (απόδειξη ή τιμολόγιο).
  2. Ο κωδικός RF κοινοποιείται στον φοιτητή μέσω αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας, η οποία αποστέλλεται με ενέργεια του χρήστη, και περιλαμβάνει προκαθορισμένο κείμενο το οποίο συμπληρώνεται από τον χειριστή στις "Ρυθμίσεις" της εφαρμογής. 
  3. Ο φοιτητής πραγματοποιεί την πληρωμή των τελών φοίτησης υποχρεωτικά με τη χρήση του μοναδικού κωδικού ηλεκτρονικής πληρωμής RF (ταυτότητας πληρωμής). Εκτός αν η κατάθεση πληρωμής πραγματοποιηθεί μέσω τραπεζικού λογαριασμού εξωτερικού που το RF εισάγεται στην αιτιολογία πληρωμής. 
  4. Το σύστημα εκδίδει και αποστέλλει στον φοιτητή ή στον αποδέκτη του τιμολογίου το παραστατικό πληρωμής. 
  5. Ενημερώνεται αυτομάτως το ποσό οφειλής του φοιτητή.
  6. Όταν παρέλθει η προθεσμία πληρωμής της επόμενης δόσης εμφανίζεται το ποσό οφειλής αυτής ως εκπρόθεσμο. Ο χειριστής οφείλει να στείλει υπενθύμιση στους φοιτητές. 

Απασχόληση προσωπικού

Συμμετοχή διδακτικού προσωπικού (τακτικού και έκτακτου) στα έργα ΠΜΣ

  1. Η επιλογή των διδασκόντων σε έργα ΠΜΣ, ανεξαρτήτως από τη σχέση εργασίας με το ίδρυμα, πραγματοποιείται από τα αρμόδια όργανα του Α.Ε.Ι., σύμφωνα με τις ακαδημαϊκές διαδικασίες, όπως προβλέπονται για την ανάθεση διδασκαλίας.
  2. H/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) μέσω της εφαρμογής «Καταχώρηση συμβάσεων» των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του webresCom επισυνάπτοντας το σύνολο των δικαιολογητικών :
    • διαβιβαστικό έγγραφο του ΕΥ προς τον ΕΛΚΕ
    • απόφαση για έγκριση απασχόληση διδασκόντων της Συνέλευσης του Τμήματος για ΠΜΣ ή της Ειδικής Διατμηματικής ή Διιδρυματικής Επιτροπής (ΕΔΕ) για τα ΔΠΜΣ
    • τα δικαιολογητικά σύναψης σύμβασης τα οποία διαφοροποιούνται ανάλογα με την ιδιότητα του κάθε συμβαλλόμενου
  1. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά. 
  2. Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα απασχόλησης. Αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση έγκρισης απασχόλησης.
  3. Ο διδάσκων και ο Πρόεδρος υπογράφουν τη σύμβαση απασχόλησης. 

    Η συμμετοχή διοικητικού προσωπικού στα έργα ΠΜΣ

    Α. Εφόσον πρόκειται για περιστασιακή απασχόληση (μη επιτηδευματία για περιορισμένο χρονικό διάστημα) διοικητικού προσωπικού, η/ο ΕΥ στο ηλεκτρονικό αίτημα απασχόλησης που υποβάλλει μέσω web-resCom επισυνάπτει εκτός από τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύναψη σύμβασης με τον συμβαλλόμενο (πίνακας 3) το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο εισήγησης, στο οποίο αναλύεται ο ευκαιριακός χαρακτήρας της απασχόλησης. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης.

    Β. Διαφορετικά, η επιλογή πραγματοποιείται κατόπιν πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος και τήρηση της αρχής της διαφάνειας και της αρχής της ίσης μεταχείρισης, ακολουθώντας τις διαδικασίες που ορίζονται από τον ΟΧΔΕ.

    1. Μετά το πέρας της διαδικασίας επιλογής προσωπικού αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση και το πρακτικό επιλογής προσωπικού.
    2. Η/Ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα απασχόλησης (ονομαστική κατάσταση) επισυνάπτοντας το σύνολο των δικαιολογητικών μέσω webresCom.
    3. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα και τα επισυναπτόμενα δικαιολογητικά. Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα απασχόλησης. Αναρτάται στην Διαύγεια η απόφαση απασχόλησης.

    Η συμμετοχή τεχνικού προσωπικού στα έργα ΠΜΣ

    Η/Ο ΕΥ στο ηλεκτρονικό αίτημα απασχόλησης που υποβάλλει μέσω web-resCom επισυνάπτει εκτός από τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για τη σύναψη σύμβασης με τον συμβαλλόμενο (πίνακας 3) το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο εισήγησης. Το αίτημα εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείρισης.

    Προμήθειες δαπανών

    Η/Ο ΕΥ για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης, υπολογίζει το ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης του ετήσιου εγκεκριμένου προϋπολογισμού, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης.

    Μετακινήσεις 

    Οι δαπάνες των μετακινήσεων, που καλύπτονται από αυτά, διέπονται από το κανονιστικό πλαίσιο του Οδηγού Διαχείρισης και Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. Δείτε τον συνοπτικό οδηγό εδώ

    Βοήθεια webresCom

    Διαχείριση διδάκτρων μέσω webresCom

    Μέσα από την ηλεκτρονική εφαρμογή "Διαχείριση διδάκτρων" (1) του webresCom παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης των εσόδων από πληρωμές οφειλών τρίτων. Το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη 

    • να εισάγει/τροποποιεί στα «Διοικητικά Στοιχεία» του έργου (Παρακολούθηση/ Διοικητικά στοιχεία) τη λίστα συμβολαίων χρηματοδότησης έργου με βάση τα προβλεπόμενα δίδακτρα ανά φοιτητή και ανά κύκλο σπουδών, ορίζοντας το παραστατικό που θα εκδοθεί από τον ΕΛΚΕ κατά την πληρωμή.
    • Να εκδίδει και να αποστέλλει από το σύστημα τον μοναδικό κωδικό πληρωμής (ταυτότητα πληρωμής), με τη χρήση του οποίου διενεργείται η πληρωμή των διδάκτρων από τον υπόχρεο (φοιτητή ή εταιρία).
    • Αυτοματοποιημένης σύνδεσης των πληρωμών που διενεργούνται από τους φοιτητές με το "συμβόλαιο" ώστε να ενημερώνεται το ποσό οφειλής και να εκδίδεται και το σχετικό παραστατικό πληρωμής. 
    • Να ελέγχει την κανονική ροή πληρωμής των διδάκτρων παρακολουθώντας τις εκπρόθεσμες από την προβλεπόμενη ημερομηνία οφειλές των τμηματικών διδάκτρων
       
    Διαχείριση διδάκτρων ΠΜΣ και ΞΠΠΣ

    Ο χρήστης μπορεί να διαβάσει σχετικές οδηγίες στη Βοήθεια (2) .

    Το ύψος συνολικού προϋπολογισμού δεν μπορεί να υπερβαίνει το άθροισμα των διδάκτρων των φοιτητών

    Στα «Διοικητικά Στοιχεία» του έργου (Παρακολούθηση/ Διοικητικά στοιχεία) εμφανίζεται η λίστα όπως έχει καταχωρηθεί στο σύστημα με τα συμβόλαια χρηματοδότησης ανά φοιτητή με το συνολικό ποσό των διδάκτρων που οφείλει να καταβάλει.

    Διοικητικά στοιχεία έργου

    Το άθροισμα των ποσών όλων των συμβολαίων εμφανίζεται στο τέλος της λίστας. Ο Συνολικός προϋπολογισμός που θα καταχωρηθεί στο έργο δεν μπορεί να υπερβαίνει το συγκεκριμένο ποσό. 

    Λίστα συμβολαίων ανα φοιτητή

     

    Μήνυμα webresCom: To ΑΦΜ ή ο Αρ. αστυνομικής ταυτότητας υπάρχει ήδη καταχωρημένος σε πρόσωπο στη βάση δεδομένων του ΕΛΚΕ

    Η περίπτωση αυτή προκύπτει όταν η καρτέλα προσώπου του φοιτητή, που δημιουργήθηκε από  προηγούμενη συναλλαγή στο πληροφοριακό σύστημα, δεν περιλαμβάνει την πληροφορία του ΑΜΚΑ.

    Τότε, ο φοιτητής θα πρέπει να αποστείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείο για τροποποίηση των στοιχείων του προσώπου του στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων, παρέχοντας την πληροφορία

    • Ονοματεπώνυμο
    • ΑΦΜ
    • ΑΜΚΑ
    • Email (επισυνάπτεται ψηφιακά υπογεγραμμένο και έντυπο Ατ.11)

    Ειδικές περιπτώσεις

    Καταχώρηση Αλλοδαπών φοιτητών χωρίς ΑΜΚΑ

    Στην περίπτωση αλλοδαπών φοιτητών, οι οποίοι δεν διαθέτουν ΑΜΚΑ και εφόσον δεν υποχρεούνται να εκδώσουν ΑΜΚΑ, οι γραμματείες του ΠΜΣ/Αγγλόγλωσσου ΠΠΣ πρέπει να αποστείλουν στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος τη λίστα των φοιτητών αυτών με τα ακόλουθα στοιχεία

    • Επώνυμο,
    • Όνομα,
    • Πατρώνυμο και
    • αριθμό διαβατηρίου, επισυνάπτοντας φωτοτυπία με τα στοιχεία του διαβατηρίου τους.

    Το τμήμα έναρξης αφού καταχωρήσει τα στοιχεία των προσώπων στο ηλεκτρονικό σύστημα θα αποσταλεί για κάθε φοιτητή ένα κωδικό με τον οποίο μπορεί να πραγματοποιηθεί η αναζήτηση του προσώπου για την καταχώρηση των λοιπών στοιχείων.

    Κατάθεση πληρωμών μέσω τραπεζικού λογαριασμού εξωτερικού

    Οι τράπεζες του εξωτερικού δεν είναι συμβεβλημένες για χρήση του ηλεκτρονικού κωδικού πληρωμής RF επομένως οι πληρωμές που πραγματοποιούνται από αλλοδαπούς φοιτητές μέσω τραπεζικού λογαριασμού εξωτερικού πραγματοποιούνται μέσω εμβάσματος. Όμως στην «Αιτιολογία Κατάθεσης» θα πρέπει πρώτα να αναγράφεται ο κωδικός RF και στη συνέχεια τα υπόλοιπα σχόλια. 

    Στοιχεία Επικοινωνίας

    Τμήμα

    Προγραμματισμού & Υποστήριξης Έρευνας

    Γραφείο

    Έναρξης έργων

    Τηλέφωνα

    Τηλεφωνικό Κέντρο: 94040