Πληροφοριακό Σύστημα - Ηλεκτρονικές Διαδικασίες

άρθρο 255 του ν. 4957/2022

άρθρα 41 - 49, Μέρος ΙΙΙ του Οδηγού Διαχείρισης και Χρηματοδότηση Έργων.

Σύνοψη

Πληροφοριακά Συστήματα resCom και web-resCom
Πρόσβαση Χρηστών στο web-resCom
Δικαιώματα Πρόσβασης Χρηστών
Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες μέσω web-resCom
Παρακολούθηση Στοιχείων Έργου μέσω web-resCom

Πληροφοριακά Συστήματα resCom και web-resCom

Η υποστήριξη και υλοποίηση των έργων που διαχειρίζεται η Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. πραγματοποιείται μέσω του πληροφοριακού συστήματος resCom και της διαδικτυακής έκδοση web-resCom. Στο πληροφοριακό σύστημα που έχει αναπτύξει και τηρεί η Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. εισάγονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία των έργων τόσο σε σχέση με το φυσικό όσο και με το οικονομικό αντικείμενο αυτών. Επιπλέον, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα επικοινωνίας μεταξύ υπαλλήλων της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. και των ΕΥ, αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων συμβατικών υποχρεώσεων έργων ενώ αξιοποιεί διαθέσιμες εφαρμογές διαλειτουργικότητας των συστημάτων του δημόσιου.

Στο σύστημα έχουν δημιουργηθεί διακριτοί ρόλοι χρηστών με συγκεκριμένα δικαιώματα ανάλογα με τις αρμοδιότητες τους (π.χ. ρόλος Επιστημονικού Υπεύθυνου, ρόλος συνεργάτη, ρόλος απασχολούμενου με σύμβαση μίσθωσης έργου ή υποτροφίας, ρόλος Π.Ο.Υ., ρόλος του Προέδρου).

Με γνώμονα, την καλύτερη οργάνωση, τη μείωση της γραφειοκρατίας και του διοικητικού κόστους, την επιτάχυνση εκτέλεσης των πράξεων και την ορθή τήρηση του θεσμικού πλαισίου, την προστασία του περιβάλλοντος από την άσκοπη χρήση των έντυπων μέσων, σταδιακά αυξάνονται οι διαδικασίες που διενεργούνται στην Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε. εξολοκλήρου ηλεκτρονικά.

Πρόσβαση Χρηστών στο web-resCom

Η πρόσβαση του χρήστη διαδικτυακή εφαρμογή web-resCom πραγματοποιείται μέσω προσωπικού κωδικού πρόσβασης (password), ο οποίος επιτρέπει αποκλειστικά ενέργειες προς εκπλήρωση των υποχρεώσεών του χρήστη που πηγάζουν από τη σύμβαση απασχόλησής του ή ορίστηκαν από την/τον ΕΥ έργου.

Ο κωδικός πρόσβασης είναι αυστηρά προσωπικός και δεν κοινοποιείται. Ο χρήστης του web-resCom ευθύνεται ατομικά για την προστασία του λογαριασμού του και την ασφαλή φύλαξη του κωδικού πρόσβασής του, προκειμένου να προστατεύεται η αυθεντικότητα της υπογραφής του.

Με σκοπό τη μεγιστοποίηση της ασφάλειας των ηλεκτρονικών συναλλαγών των χρηστών του web-rescom με τη Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., παρέχεται η δυνατότητα σύνδεσής τους στο web-resCom με τους κωδικούς του λογαριασμού τους στο TaxisNet (προηγουμένως η/ο ενδιαφερόμενη/ος θα πρέπει να έχει προβεί σε δημιουργία λογαριασμού χρήστη).

Δικαιώματα Πρόσβασης Χρηστών

Ένας απλός χρήστης έχει πρόσβαση στα προσωπικά του στοιχεία, σε στοιχεία των συμβάσεων απασχόλησής του (ενεργές και παλαιότερες) και στοιχεία πληρωμών των αμοιβών. Επιπλέον αποκτά δικαίωμα

υπογραφής της σύμβασης απασχόλησης του
ηλεκτρονικής καταχώρησης ωρών εργασίας σε συμβάσης απασχόλησης, υποβολής Μηνιαίων Φύλλων Χρονοχρέωσης. Ηλεκτρονική καταχώρηση ωρών εργασίας από απασχολούμενο σε συμβάσεις πρόσθετης απασχόλησης, ιδίας συμμετοχής και συμβατικής απασχόλησης στο ΑΠΘ και
λήψης παραστατικού πληρωμής.

Η/Ο Επιστημονική/ος υπεύθυνη/ος και οι εξουσιοδοτημένοι από αυτήν/όν συνεργάτες έχουν πρόσβαση σε διοικητικά και οικονομικά στοιχεία των έργων. Αιτήματα έχει δικαίωμα να υποβάλει η/ο ΕΥ του έργου, ενώ οι εξουσιοδοτημένοι συνεργάτες έχουν τη δυνατότητα της συμπλήρωσης και προσωρινής αποθήκευσής αιτημάτων σε κατάσταση «Αναμονή Έγκρισης από τον ΕΥ». Η οριστική υποβολή των αιτημάτων, που καταχωρούνται από συνεργάτες, πραγματοποιείται μόνο με την έγκριση (υποβολή) από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο.

Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες μέσω web-resCom

Ηλεκτρονικές υπηρεσίες υποβολής αιτημάτων, εγγράφων, δικαιολογητικών, παραστατικών και λοιπού υποστηρικτικού υλικού από μέρους της/του ΕΥ ή μελών της ομάδας έργου που πραγματοποιούνται μέσω της πλατφόρμας web-resCom συνοψίζονται παρακάτω.

Υποβολή αρχικών συνολικών και αρχικών ετήσιων προϋπολογισμών έργων καθώς και αιτημάτων τροποποίησης αυτών.
Υποβολή αιτήματος υποβολής προσφορών για προμήθειες κάτω των 30.000 ευρώ.
Υποβολή αιτημάτων Απευθείας Ανάθεσης κατόπιν υποβολής προσφορών για δαπάνες προμηθειών κάτω των 30.000 ευρώ.
Υποβολή αιτημάτων Πληρωμής Δαπανών .
Υποβολή αιτημάτων απασχόλησης προσωπικού του ιδρύματος.
Έγκριση ωρών απασχόλησης της ομάδας έργου και υποβολή αιτημάτων πληρωμής Αμοιβών απασχολούμενων με Φύλλα Χρονοχρέωσης.
Υποβολή αιτημάτων πληρωμής Αμοιβών απασχολούμενων χωρίς Φύλλα Χρονοχρέωσης.
Υποβολή αιτημάτων χορήγησης διευκολύνσεων έργων.
Υποβολή διοικητικών αιτημάτων.
Υποβολή αιτημάτων έγκρισης Μετακίνησης στο πλαίσιο έργων που διέπονται από τον Ν. 4336/2015.
Διαχείριση έργων με δίδακτρα σπουδών.
Διαχείριση συνεδρίων.
Διαχείριση προϊόντων.

Για όλες τις παραπάνω διαδικασίες, ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει βοήθεια είτε από το μενού αριστερά κάτω από τη διαδικασία είτε από την κεντρική σελίδα στο μενού Βοήθεια (video & pdf).

Παρακολούθηση Στοιχείων Έργου μέσω web-resCom

Με την ενεργοποίηση της εκχώρησης επιπλέον δικαιώματα στα πλαίσια ενός έργου, ο χρήστης αποκτά πρόσβαση σε πολλαπλές πληροφορίες σχετικά με το έργο όπως:

Διοικητικά Στοιχεία Έργου: συνοπτικά τα διοικητικά στοιχεία των έργων (ερευνητικές ομάδες, χρονικό διάστημα υλοποίησης ενοτήτων και παραδοτέων).
Διοικητικές ενέργειες Έργου: αναζήτηση των διοικητικών ενεργειών (αιτημάτων που έχουν υποβληθεί) στα πλαίσια ενός έργου και την κατάσταση αυτών.
Προβολή στοιχείων απασχολούμενων έργων: αναζήτηση των στοιχείων του επιλεγμένου απασχολούμενου.
Αναζήτηση Συμβάσεων Έργου: αναζήτηση των συμβάσεων ενός έργου.
Οικονομικός Απολογισμός Έργου: λεπτομερής απεικόνιση της οικονομικής κατάστασης του επιλεγμένου έργου.
Οικονομικές ενέργειες Έργου: αναζήτηση των οικονομικών ενεργειών των έργων.
Οικονομικές κινήσεις Έργου: αναζήτηση των οικονομικών κινήσεων των έργων.
Ανάλυση δεσμεύσεων Έργου: αναζήτηση και ανάλυση των δεσμεύσεων για το επιλεγμένο έργο
Υπόλοιπα συμβάσεων Έργου: αναζήτηση των υπολοίπων των συμβάσεων και των εντολών μισθοδοσίας για το επιλεγμένο έργο.

Πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα

Δημιουργία λογαριασμού για χρήστες web-resCom

Η δημιουργία λογαριασμού στην διαδικτυακή πλατφόρμα web-resCom μπορεί να ολοκληρωθεί εξ ολοκλήρου ηλεκτρονικά από τον ίδιο τον συναλλασσόμενο από τη Φόρμα δημιουργίας λογαριασμού στη διαδικτυακή εφαρμογή web-resCom.

Ο προσωπικός κωδικός πρόσβασης (password) είναι μοναδικός και ορίζεται από τον χρήστη, σύμφωνα με τη διαδικασία που του κοινοποιείται στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email account) του δικαιούχου, όπως ορίστηκε από τον χρήστη με τα έντυπα Ατ11 ή Ατ13. Η πρόσβαση στο web-resCom των απασχολούμενων στα έργα ενεργοποιείται μόνο όταν έχει εγκριθεί και υπογραφεί η σύμβαση τους με τον Ε.Λ.Κ.Ε. Η πρόσβασή τους στο σύστημα αφορά αποκλειστικά ενέργειες προς εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους που πηγάζουν από τη σύμβαση απασχόλησής τους.

Οι ΕΥ των έργων έχουν τη δυνατότητα να εκχωρήσουν επιπλέον δικαιώματα στα πλαίσια των έργων που διαχειρίζονται στους ενεργούς χρήστες.

Στην περίπτωση που ο συναλλασσόμενος στερείται AMKA ή ΑΦΜ τότε για τη δημιουργία λογαριασμού ο ΕΥ του ερευνητικού προγράμματος που συμμετέχει ο απασχολούμενος θα πρέπει να αποστείλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση projects@rc.auth.gr την κατάλληλη αίτηση της/του ΕΥ ψηφιακά υπογεγραμμένη

Ατ1 – Αίτηση Ηλεκτρονικής Παρακολούθησης Έργων (μόνο για ΕΥ)
Ατ1α - Αίτηση Ηλεκτρονικής Παρακολούθησης Έργων από Συνεργάτες

Για την ενεργοποίηση της επιλογής πιστοποίησης χρήστη μέσω του συστήματος Taxis, θα πρέπει προηγουμένως η/ο ενδιαφερόμενη/ος, να έχει δημιουργήσει λογαριασμό (εφόσον δεν έχει ήδη) όπως περιγράφεται πιο πάνω.

Απώλεια του κωδικού πρόσβασης

Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας δε διατηρεί αποθηκευμένους του κωδικούς πρόσβασης των χρηστών. Στην περίπτωση απώλειας του κωδικού πρόσβασης ή υπόνοιας υποκλοπής του, ο χρήστης αιτείται αλλαγή κωδικού πρόσβασης από εδώ. Το σύστημα θα αποστείλει μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση που ορίστηκε στο αίτημα σε προσωποποιημένη σελίδα αλλαγής κωδικού πρόσβασης με ισχύ για τα επόμενα 15 λεπτά. Στο διάστημα αυτό, ο χρήστης εισάγει νέο κωδικό και τον αποθηκεύει.

Εκχώρηση δικαιωμάτων σε συνεργάτη από ΕΥ μέσω web-resCom

Η εκχώρηση δικαιωμάτων σε ενεργό χρήστη του webresCom πραγματοποιείται απευθείας από την/τον ΕΥ μέσω "Παρακολούθηση Έργων"/ "Εκχώρηση δικαιωμάτων.

Διαδικασία διεκπεραίωσης ηλεκτρονικών αιτημάτων

Ηλεκτρονική διαδικασία υποβολής και έγκρισης Αιτήματος στα πλαίσια ενός έργου μέσω web-resCom

Είσοδος στο web-resCom της/του ΕΥ ή συνεργάτη με τη χρήση του μοναδικού προσωπικού κωδικού ασφαλείας. Ταυτοποίηση χρήστη.
Υποβολή αιτήματος με επισύναψη των σχετικών δικαιολογητικών στη Μ.Ο.Δ.Υ..
Διενέργεια προγραμματισμένων προληπτικών ελέγχων (π.χ. έλεγχος διαθέσιμου υπόλοιπου προϋπολογισμού, έλεγχος υπολοίπου σύμβασης, έλεγχοι αριθμητικοί, κ.α.). από το πληροφοριακό σύστημα web-resCom με την καταχώρηση ενός αιτήματος.
Με την επιτυχή υποβολή του αιτήματος παράγεται τυποποιημένο ηλεκτρονικό έγγραφο το οποίο πρωτοκολλείται μέσω του πληροφοριακού συστήματος, φέρει αρίθμηση, ημερομηνία και χρονοσήμανση με τα στοιχεία του ταυτοποιημένου χρήστη που υπέβαλλε το αίτημα.
Ενημερώνεται για την υποβολή του αιτήματος η/ο ΕΥ εάν υποβλήθηκε από συνεργάτη. Η/Ο ΕΥ εγκρίνει το αίτημα.
Το αίτημα εμφανίζεται σε κατάσταση αναμονής και μέσω της ηλεκτρονικής εγκριτικής ροής του πληροφοριακού συστήματος δρομολογείται στα αρμόδια όργανα της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ που το ελέγχουν και το εγκρίνουν.
Ο αρμόδιος υπάλληλος της Μ.Ο.Δ.Υ. ελέγχει τα στοιχεία που έχει υποβάλει η/ο ΕΥ του έργου, π.χ. επισυναπτόμενα δικαιολογητικά, τεκμηρίωση του αιτήματος κ.α. και έχει τη δυνατότητα να ζητήσει διευκρινήσεις ή αλλαγές στο αίτημα, αν αυτό κριθεί αναγκαίο.
Η/Ο ΕΥ υποβάλλει διευκρινήσεις/αλλαγές όταν είναι απαραίτητες.
Εάν ένα αίτημα πρέπει να ελεγχθεί από περισσότερους χρήστες, εφαρμόζεται μία διαδικασία διαδοχικής ηλεκτρονικής έγκρισης στο resCom από κάθε χρήστη, με το κάθε στάδιο να λαμβάνει την απαραίτητη χρονοσήμανση αντί φυσικών/ψηφιακών υπογραφών.
Κατά την καταχώρηση του αιτήματος στο resCom από τους χρήστες της Μ.Ο.Δ.Υ. έχουν ενσωματωθεί μια σειρά επιπλέον ελέγχων και περιορισμών που προστατεύουν τους χρήστες και τον οργανισμό, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, τις κατά περίπτωση συμβατικές του υποχρεώσεις ανάλογα με την πηγή και τον φορέα χρηματοδότησης.
Κατά περίπτωση το αίτημα εξετάζεται από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. Εγκρίνεται και υπογράφεται από το αρμόδιο όργανο ( Π.Ο.Υ., Προέδρου της ΕΕ). Η απόφαση ή πράξη αναρτάται στο πρόγραμμα Διαύγεια και κατά περίπτωση στην πλατφόρμα «ΚΗΜΔΗΣ» στην ιστοσελίδα του φορέα κ.λπ.
Το πληροφοριακό σύστημα διατηρεί το πλήρες ιστορικών των ενεργειών κάθε χρήση σε σχέση με ένα αίτημα. Το ηλεκτρονικό αυτό αρχείο αρχειοθετείται ηλεκτρονικά στο σύστημα.