Το κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τις μετακινήσεις των μελών της ομάδας έργου διαφοροποιείται ανάλογα με την πηγή χρηματοδότησης του έργου. Επομένως τα έργα διακρίνονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες ανάλογα με την πηγή χρηματοδότησής τους.
Κατηγορία Α: υπάγονται τα έργα που χρηματοδοτούνται από διεθνείς, ιδιωτικούς ή ίδιους πόρους δηλαδή
- Ευρωπαϊκή Ένωση ή λοιπούς ευρωπαϊκούς και διεθνείς οργανισμούς και φορείς
- ιδιωτικά κονδύλια ή
- κληροδοτήματα ή
- ίδιους πόρους.
Οι δαπάνες των μετακινήσεων, που καλύπτονται από αυτά, διέπονται από το κανονιστικό πλαίσιο του Οδηγού Διαχείρισης και Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ.
Κατηγορία Β: υπάγονται τα έργα που χρηματοδοτούνται ή συγχρηματοδοτούνται από εθνικούς πόρους, δηλαδή
- κονδύλια από το Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων (εθνικό και συγχρηματοδοτούμενο σκέλος), ιδίως χρηματοδοτήσεις στο πλαίσιο του Εταιρικού Συμφώνου για το Πλαίσιο Ανάπτυξης (ΕΣΠΑ), του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, λοιπών προγραμμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Προγράμματα Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας) και προγραμμάτων του Ελληνικού Ιδρύματος Έρευνας και Καινοτομίας (ΕΛΙΔΕΚ),
- χρηματοδοτήσεις για τη συμμετοχή σε ερευνητικά ευρωπαϊκά ανταγωνιστικά προγράμματα από εθνικά κονδύλια (matching funds),
- χρηματοδοτήσεις στο πλαίσιο προγραμματικών συμβάσεων με φορείς του δημόσιου τομέα
Οι μετακινήσεις που επιβαρύνουν τον προϋπολογισμό των έργων αυτών διέπονται από το κανονιστικό πλαίσιο του ν. 4336/2015.
Σημαντική σημείωση: Προϋποθέσεις
- Απαιτείται προέγκριση της μετακίνησης, για την οποία υποβάλλεται από τον ΕΥ "Αίτημα Μετακίνησης" μέσω webresCom τουλάχιστον τρεις (3) εργάσιμες μέρες πριν την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δαπάνης σχετικής με την προγραμματισμένη μετακίνηση.
- το ανώτατο όριο ημερών μετακίνησης του προσωπικού ανά ημερολογιακό έτος για το σύνολο των έργων/προγραμμάτων που (συγ)χρηματοδοτούνται από εθνικούς πόρους ορίζεται σε εκατό (100) ημέρες (άρθρο 248 του ν. 4957/2022).
- O μετακινούμενος δε βρίσκεται σε άδεια από την υπηρεσία του.
Επισημαίνεται ότι, πέραν των νομοθετικών διατάξεων, λαμβάνονται υπόψη και τυχόν ειδικοί συμβατικοί όροι και διατάξεις που θέτει ο εκάστοτε Φορέας Χρηματοδότησης.
Τα μέλη της ομάδας έργου που ανήκουν στο διδακτικό προσωπικό του Ιδρύματος οφείλουν να ενημερώνουν τον Πρόεδρο της Συνέλευσης του Τμήματος για τη μετακίνησή τους στο πλαίσιο έργου/ προγράμματος που συμμετέχουν και να μεριμνούν για να μη διαταράσσεται η ομαλή εκτέλεση των λοιπών καθηκόντων τους προς το Τμήμα. Η σχετική ενημέρωση δεν αποτελεί προϋπόθεση για την εκκαθάριση των δαπανών μετακίνησης.
Γενικοί κανόνες νομιμότητας, σκοπιμότητας και επιλεξιμότητας των δαπανών μετακίνησης
Ειδικότερα, απαραίτητες προϋποθέσεις για τη νομιμότητα και επιλεξιμότητα των μετακινήσεων του πάσης φύσεως προσωπικού που απασχολείται για τις ανάγκες προγραμμάτων ή έργων (ερευνητικών, αναπτυξιακών κ.λπ.) είναι οι ακόλουθες:
- να έχουν αναρτηθεί στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ οι διοικητικές αποφάσεις που σχετίζονται με την αποδοχή διαχείρισης ενός έργου (έναρξη έργου και έγκριση συνολικού και ετήσιου προϋπολογισμού),
- να υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στον συνολικό προϋπολογισμό του έργου για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης,
- η μετακίνηση (για εκτέλεση ή παροχή υπηρεσίας, έρευνα πεδίου, δειγματοληψίες, συμμετοχή σε ημερίδες, διημερίδες, συνέδρια, σεμινάρια, εκπαίδευση και μετεκπαίδευση, συναντήσεις εργασίας) να είναι απαραίτητη για την εκτέλεση του έργου, να εξυπηρετεί τις ανάγκες του έργου/προγράμματος και να συνδέεται με το φυσικό αντικείμενο αυτού,
- ο μετακινούμενος να ανήκει στην ερευνητική ομάδα, όπως έχει καταχωρηθεί στο σύστημα όταν απαιτείται από το κανονιστικό πλαίσιο του ΦΧ,
- η μετακίνηση να πραγματοποιείται σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και να συνάδει με τους κανόνες του πλαισίου χρηματοδότησης, και τέλος
- να προσκομίζονται όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά αναγνώρισης και εκκαθάρισης δαπανών μετακινούμενων στο αίτημα πληρωμής του ΕΥ.
Όλα τα παραστατικά δαπανών θα πρέπει να είναι εξοφλημένα και να εκδίδονται στα στοιχεία των μετακινούμενων (αναφορά ονοματεπώνυμου του μετακινούμενου) με τη μορφή απλών αποδείξεων. Τονίζεται ότι γίνονται αποδεκτές μόνο αποδείξεις και όχι τιμολόγια.
Για την πληρωμή δαπανών των μετακινήσεων δείτε εδώ.
Κωδικοποιημένες Διαδικασίες
Μετακίνηση για συνέδριο σε έργο της κατηγορίας Α
- Ένταξη μετακινούμενου στην ερευνητική ομάδα, όταν απαιτείται από το κανονιστικό πλαίσιο του ΦΧ,
- Διερεύνηση κόστους, ανάλογα με τις μέρες διαμονής, για
- συνδρομή σε συνέδριο,
- μετάβαση στο τόπο διεξαγωγής (επιλογή μέσου μετάβασης),
- δαπάνη διαμονής.
- Πληρωμή συνδρομής σε συνέδριο
- Κλείσιμο εισιτηρίων, ξενοδοχείων
- Διενέργεια μετακίνησης και συλλογή αποδείξεων/ δικαιολογητικών που πρέπει να προσκομιστούν στον ΕΛΚΕ για την τεκμηρίωση της (boarding pass, αποδείξεις εξόδων διαβίωσης για τρίτους για αποζημίωση εξόδων κίνησης
- Επιστροφή
- Εντός 10 ημερών από την ολοκλήρωση της μετακίνησης, η/ο ΕΥ υποβάλλει μέσω web resCom "Αίτημα πληρωμής Δαπάνης". Επιλέγεται ο Τύπος Εντολής - Απόδοσης: Μετακινήσεις (για όλες τις δαπάνες μετακινήσεων) και η κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ: 64-01 Έξοδα ταξιδιών εσωτερικού - εξωτερικού και επισυνάπτοντας βλ. σύντομο οδηγό
- αποδείξεις/δικαιολογητικά
- βεβαίωση συμμετοχής στο συνέδριο
- ανακοίνωση στο συνέδριο (με αναφορά στο χρηματοδοτούμενο έργο, όταν απαιτείται από το πλαίσιο χρηματοδότησης του έργου)
- Διόρθωση αιτήματος απόδοσης δαπανών και υποβολή οικονομικών αιτημάτων κατ’ υπόδειξη της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ
- Έγκριση/εκκαθάριση δαπάνης
- Αποζημίωση στον ΤΛ του μετακινούμενου μέσω ΕΑΠ
Μετακίνηση για συνέδριο σε έργο της κατηγορίας Β
- Ένταξη μετακινούμενου στην ερευνητική ομάδα, όταν απαιτείται από το κανονιστικό πλαίσιο του ΦΧ,
- Διερεύνηση κόστους, ανάλογα με τις μέρες διαμονής, για
- συνδρομή σε συνέδριο,
- μετάβαση στο τόπο διεξαγωγής (επιλογή μέσου μετάβασης),
- δαπάνη διαμονής.
- Αναμόρφωση του συνολικού προϋπολογισμού ώστε το συνολικό ποσό στην κατηγορία 64-01 Έξοδα ταξιδιών εσωτερικού – εξωτερικού να είναι ίσο ή μεγαλύτερο από το αιτούμενο για δέσμευση κατά το αίτημα μετακίνησης που θα ακολουθήσει.
- Ηλεκτρονική υποβολή αιτήματος μετακίνησης σύμφωνα με τα όρια του 4336/2015. Βλ. σύντομο οδηγό
- Έγκριση αιτήματος μετακίνησης, ανάρτηση αιτήματος στη διαύγεια
- Πληρωμή συνδρομής σε συνέδριο
- Κλείσιμο εισιτηρίων, ξενοδοχείων
- Διόρθωση αιτήματος μετακίνησης με βάση τις πραγματοποιθείσες δαπάνες και τα ακριβή στοιχεία της μετακίνησης
- Διενέργεια μετακίνησης και συλλογή αποδείξεων/ δικαιολογητικών που πρέπει να προσκομιστούν στον ΕΛΚΕ για την τεκμηρίωση της (boarding pass, αποδείξεις εξόδων διαβίωσης για τρίτους για αποζημίωση εξόδων κίνησης
- Επιστροφή
- Εντός 10 ημερών από την ολοκλήρωση της μετακίνησης, η/ο ΕΥ υποβάλλει μέσω web resCom "Αίτημα πληρωμής Δαπάνης". Επιλέγεται ο Τύπος Εντολής - Απόδοσης: Μετακινήσεις (για όλες τις δαπάνες μετακινήσεων) και η κατηγορία δαπάνης ΓΛΚ: 64-01 Έξοδα ταξιδιών εσωτερικού - εξωτερικού και επισυνάπτοντας
- αποδείξεις/δικαιολογητικά
- βεβαίωση συμμετοχής στο συνέδριο
- ανακοίνωση στο συνέδριο (με αναφορά στο χρηματοδοτούμενο έργο, όταν απαιτείται από το πλαίσιο χρηματοδότησης του έργου)
- Διόρθωση αιτήματος απόδοσης δαπανών και υποβολή οικονομικών αιτημάτων κατ’ υπόδειξη της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ
- Έγκριση/εκκαθάριση δαπάνης
- Αποζημίωση στον ΤΛ του μετακινούμενου μέσω ΕΑΠ (εξαιρούνται τα έργα ΕΣΠΑ)
Συμμετοχή σε συνέδριο εξ αποστάσεως συνέδριο
- Ένταξη συμμετέχοντα στην ερευνητική ομάδα
- Πληρωμή συνδρομής σε συνέδριο και έκδοση τιμολογίου είτε στα στοιχεία του ΕΛΚΕ είτε στα στοιχεία του συμμετέχοντος στο συνέδριο (άρθρο 252 ν. 4957/2022)
- Αίτημα πληρωμής δαπάνης
- επιλέγοντας στο πεδίο "Ειδική Κατηγορία" από τη λίστα το "Συμμετοχή σε συνέδριο / διαγωνισμούς" και
- κατηγορία ΓΛΚ 64-02 Έξοδα για την προβολή & διαφήμιση των έργων.
- Διεξαγωγή συνεδρίου
- Αποστολή συμπληρωματικών δικαιολογητικών (βεβαίωση συμμετοχής) στην ηλεκτρονική διεύθυνση f_transaction@rc.auth.gr με αναφορά στο αρ. πρωτοκόλλου του αιτήματος πληρωμής.
Διαδικασία ημερήσιας/χιλιομετρικής αποζημίωσης τρίτων ως αμοιβή
Η ημερήσια αποζημίωση (έως του ανώτατου ποσού όπως ισχύει κάθε φορά) των τρίτων απασχολούμενων σε έργα (ελεύθεροι επαγγελματίες, φοιτητές, συνταξιούχοι, δημόσιοι υπάλληλοι άλλων φορέων, καθώς και όλες οι άλλες κατηγορίες μετακινούμενων που δεν ανήκουν στο τακτικό προσωπικό του ΑΠΘ), δύναται να χορηγείται ως αμοιβή. Για την καταβολή της θα εκδίδονται τα νόμιμα, σε κάθε περίπτωση, παραστατικά αμοιβών (π.χ. Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών ή Τιμολόγιο Λήψης Υπηρεσιών), τα οποία θα υπόκεινται στις νόμιμες κρατήσεις (π.χ. παρακράτηση φόρου 20% και χαρτοσήμου - Δεν αφορά σε απασχόληση άρα δεν περιλαμβάνει ασφαλιστικές κρατήσεις ή εισφορές).
Η/Ο ΕΥ αποστέλλει στην ηλεκτρονική διεύθυνση hr@rc.auth.gr ψηφιακά υπογεγραμμένο Αίτημα χορήγησης ημερήσιας/χιλιομετρικής αποζημίωσης με επισυναπτόμενη ονομαστική κατάσταση με αναφορά στον αρ. πρωτ. του αιτήματος πληρωμής δαπάνης μετακίνησης.
Η ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται μόνο, εφόσον αποδεικνύεται η πραγματοποίηση της μετακίνησης. Στην περίπτωση που ο μετακινούμενος αποζημιώνεται μόνο την ημερήσια αποζημίωση, πρέπει απαραίτητα να προσκομίζονται φωτοτυπίες των εισιτηρίων, των καρτών επιβίβασης και της απόδειξης παροχής υπηρεσιών του ξενοδοχείου ή του ενοικιαζόμενου καταλύματος. Τα στοιχεία αποστέλλονται με διαβιβαστικό στην ηλεκτρονική διεύθυνση f_transaction@rc.auth.gr πριν το παραπάνω αίτημα.
Μετά την έγκριση του Αιτήματος χορήγησης ημερήσιας/χιλιομετρικής αποζημίωσης από τη Συνεδρίαση, καταχωρείται ηλεκτρονικά από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ η αμοιβή που εγκρίθηκε. Κατόπιν η/ο ΕΥ μπορεί να υποβάλλει αίτημα πληρωμής δαπάνης αμοιβής για το ποσό της αποζημίωσης που εγκρίθηκε.
Αίτημα μετακίνησης μέσω webresCom
Τουλάχιστον τρεις (3) εργάσιμες ημέρες πριν την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δαπάνης σχετικής με προγραμματισμένη μετακίνηση στα έργα της κατηγορίας Β, υποβάλλεται μέσω της πλατφόρμας webresCom "Αίτημα Μετακίνησης" από το μενού αριστερά "Ηλεκτρονικές υπηρεσίες"/"Μετακινήσεις"
Οδηγίες για την υποβολή του αιτήματος μπορεί να βρει ο χρήστης του webresCom στο μενού της "Βοήθεια (video & pdf)" της Κεντρικής σελίδας της πλατφόρμας.
Αρχεία
Ο «Κανονισμός Μετακινήσεων» που εγκρίθηκε τον Μάρτιο 2021 βασίζεται στο ισχύον θεσμικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία των ΕΛΚΕ των ΑΕΙ και στις διατάξεις της υποπαραγράφου Δ9 της παραγράφου Δ’ του άρθρου 2 του Ν.4336/2015(ΦΕΚ94/Α') «Δαπάνες μετακινούμενων εντός και εκτός επικράτειας».
Στοιχεία Επικοινωνίας
Τμήμα
Οικονομικών Συναλλαγών και Αρχειοθέτησης
Γραφείο
Παραλαβής & Ελέγχου Εντολών
Τηλέφωνα
| Μαριάννα Γούτσιου, Υπεύθυνη Γραφείου | 96755 |
| Φωτεινή Κατσιρμά | 91325 |
| Βερίνα Κλωναρίδου | 94074 |
| Ευαγγελία Μανώλη | 94006 |
| Βασιλική Μαυρίδου | 94057 |
| Χριστίνα Στεργίου | 94094 |
| Γεωργία Στύλου | 96737 |