Οδηγία νέας διαδικασίας διαχείρισης των έργων από εργαστήρια παροχής υπηρεσιών

O ΕΛΚΕ ΑΠΘ σε συμμόρφωση με τις διατάξεις του άρθρου 51 του ν.4957/2022 και προς διευκόλυνση των Επιστημονικών Υπεύθυνων ανέπτυξε μέσω του webresCom νέα εφαρμογή κοστολόγησης των υπηρεσιών που παρέχονται από τα πανεπιστημιακά εργαστήρια¹ προς απροσδιόριστο αριθμό φυσικών ή νομικών προσώπων.
Στο εξής, για τη χρηματοδότηση των έργων αυτών, δεν θα απαιτείται η σύναψη έγγραφης σύμβασης με τον αποδέκτη των υπηρεσιών (εκτός εάν η χρηματοδότηση υπερβαίνει το ποσό των 10.000 ευρώ χωρίς Φ.Π.Α., οπότε θα απαιτείται έγγραφος τύπος),  αλλά θα αρκεί η απόφαση της Επιτροπής Ερευνών μετά το αίτημα για την έγκριση της κοστολόγησης των συγκεκριμένων υπηρεσιών. 

Α. ΝΕΑ ΕΡΓΑ
Tα έργα παροχής υπηρεσιών από πανεπιστημιακά εργαστήρια προς απροσδιόριστο αριθμό φυσικών ή νομικών προσώπων θα εκκινούν ως ακολούθως:
1. Υποβολή μέσω του webresCom Αιτήματος Αποδοχής Διαχείρισης έργου από τον Διευθυντή του Εργαστηρίου συνοδευόμενο από: 

• το ΦΕΚ ίδρυσης του εργαστηρίου και 
• τον ισχύοντα Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας του εργαστηρίου. 

2. O Επιστημονικός Υπεύθυνος θα λαμβάνει από τη ΜΟΔΥ τον κωδικό του έργου και θα υποβάλει μέσω του webresCom:

• Αίτημα έγκρισης ενδεικτικού αρχικού συνολικού προϋπολογισμού ύψους 100,00 €
• Αίτημα έγκρισης κοστολόγησης υπηρεσιών (εισήγηση),  στην οποία θα περιλαμβάνονται υποχρεωτικά:
  • το είδος και η περιγραφή κάθε παρεχόμενης υπηρεσίας αναλυτικά,
  • η τιμή ανά υπηρεσία,
  • το εύρος τιμών αντίστοιχων υπηρεσιών που παρέχονται από τρίτους οικονομικούς φορείς, εφόσον υπάρχουν²,
  • ανάλυση του κόστους της υπηρεσίας (π.χ. κόστος απασχόλησης προσωπικού, αναλώσιμα, πάγιες δαπάνες, απόσβεση εξοπλισμού).

Τα παραπάνω αιτήματα εξετάζονται και εγκρίνονται ταυτόχρονα από την Επιτροπή Ερευνών.
Μετά την έγκρισή τους, το έργο τίθεται σε λειτουργία και οι παρεχόμενες υπηρεσίες τιμολογούνται σύμφωνα με τις ισχύουσες οδηγίες, χωρίς να απαιτείται οποιαδήποτε επιπλέον διοικητική ενέργεια ή έγγραφο.
Για την εύρυθμη λειτουργία του εργαστηρίου και τη διευκόλυνση της διαχείρισης του έργου, ο Διευθυντής του Εργαστηρίου μπορεί να ορίσει ως Αναπληρωτή Επιστημονικό Υπεύθυνο άλλο μέλος ΔΕΠ του εργαστηρίου.
Στον σύνδεσμο που ακολουθεί μπορείτε να βρείτε οδηγίες για την υποβολή του αιτήματος έγκρισης κοστολόγησης των υπηρεσιών: https://rescominfo.rc.auth.gr/id=g7lRiRbsAnSWOHWg7UKbCA~~

Β. ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΑ ΕΡΓΑ 
Τα υφιστάμενα έργα παροχής υπηρεσιών από πανεπιστημιακά εργαστήρια προς απροσδιόριστο αριθμό φυσικών ή νομικών προσώπων θα πρέπει να κλείσουν διαχειριστικά έως 15.12.2026 και να εκκινήσουν νέα σύμφωνα με την παραπάνω διαδικασία.  
Στον προϋπολογισμό των νέων έργων, με Επιστημονικό Υπεύθυνο τον Διευθυντή του Εργαστηρίου,  θα μεταφερθεί το ταμειακό υπόλοιπο των υφιστάμενων έργων, κατόπιν σχετικού αιτήματος. Στα νέα έργα θα οριστεί ως Αναπληρωτής Επιστημονικός Υπεύθυνος ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του υφιστάμενου έργου.

Γ. ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΙΣ
1. Η εφαρμογή της ανωτέρω διαδικασίας είναι υποχρεωτική (συμμόρφωση με το νομικό πλαίσιο).
2. Τα ανωτέρω δεν εφαρμόζονται:

• στις περιπτώσεις που απαιτείται έγγραφος τύπος σύμβασης (συμβατικό αντάλλαγμα άνω των 10.000 ευρώ χωρίς Φ.Π.Α.³
• στις προγραμματικές συμβάσεις του άρθρου 52 παρ.5 του ν.4957/2022 (με φορείς του δημόσιου τομέα)⁴
• στις δημόσιες συμβάσεις του άρθρου 52 παρ.6 του ν.4957/2022 (μετά από διαδικασία ανάθεσης του ν.4412/2026 από φορείς του δημόσιου τομέα)⁵.

Στις περιπτώσεις αυτές εφαρμόζονται οι συνήθεις διαδικασίες για την έναρξη διακριτού έργου (ανά σύμβαση και ανά φορέα χρηματοδότησης και Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να οριστεί είτε ο Διευθυντής του Εργαστηρίου είτε μέλος ΔΕΠ ή ΕΔΙΠ του εργαστηρίου.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Κάθε πανεπιστημιακό εργαστήριο δύναται να παρέχει υπηρεσίες προς τρίτους, εφόσον πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

• α) διαθέτει τουλάχιστον ένα μέλος ΔΕΠ, του οποίου το γνωστικό αντικείμενο είναι συναφές με το αντικείμενο των παρεχόμενων υπηρεσιών,
• β) δεν παρακωλύονται οι εκπαιδευτικές και ερευνητικές δραστηριότητες του Α.Ε.Ι. και της ακαδημαϊκής μονάδας στην οποία υπάγεται,
• γ) εφαρμόζεται κοστοστρεφής μεθοδολογία τιμολόγησης και η κοστολόγηση των υπηρεσιών είναι εύλογη και δίκαιη,
• δ) οι παρεχόμενες υπηρεσίες συνάδουν με τον σκοπό και το αντικείμενο του εργαστηρίου, όπως αυτά καθορίζονται στην απόφαση ίδρυσής του και στον εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας του,
• ε) το προσωπικό του εργαστηρίου διαθέτει την απαιτούμενη εκπαίδευση και επάρκεια για την παροχή των υπηρεσιών.

2. Οι τιμές αντίστοιχων υπηρεσιών μεταξύ του ίδιου ή διαφορετικών πανεπιστημιακών εργαστηρίων του Α.Ε.Ι. δεν δύνανται να διαφέρουν ουσιωδώς μεταξύ τους. Στις περιπτώσεις που η κοστολόγηση συγκεκριμένων υπηρεσιών ρυθμίζεται από ειδική νομοθεσία, εφαρμόζονται οι σχετικές διατάξεις.
3. σχετικό υπόδειγμα σύμβασης διατίθεται στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ 
4. η προγραμματική σύμβαση συντάσσεται από τον φορέα χρηματοδότησης
5. η δημόσια σύμβαση συντάσσεται από τον φορέα χρηματοδότησης