Απλοποίηση διαδικασιών δαπανών μετακίνησης και τρόπου υποβολής οικονομικών αιτημάτων

Στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ πραγματοποιούνται δαπάνες των οποίων η συγκέντρωση και επεξεργασία των δικαιολογητικών τους είναι χρονοβόρα και πολλές φορές απαιτητική, ανάλογα με το πλαίσιο που διέπει το κάθε έργο. Το τελευταίο διάστημα, προχωρήσαμε στην υλοποίηση πολλών αλλαγών όσον αφορά την ηλεκτρονική υποβολή των εντολών δαπανών μετακινήσεων, καθιστώντας την όλη διαδικασία πιο φιλική και αποτελεσματική, με διεκπεραίωση των διαδικασιών επικοινωνίας, διορθώσεων και υπογραφών ηλεκτρονικά και άμεσα.

Επίσης με τις συχνές πιέσεις μας προς το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους καταφέραμε να ξεπεράσουμε την απαίτηση προσκόμισης των πρωτότυπων παραστατικών. Έχοντας πάντα ως στόχο την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, αποφασίσαμε να εφαρμόσουμε τις παρακάτω επιπλέον απλοποιήσεις, οι οποίες είναι συμβατές με τους ελέγχους που διενεργούνται κατά καιρούς από τους διάφορους ελεγκτικούς μηχανισμούς στους ΕΛΚΕ.

Μετακινήσεις

Καταργείται η υποβολή Υπεύθυνης Δήλωσης του μετακινούμενου για τον τόπο διαμονής του, όταν δεν διανυκτερεύει σε ξενοδοχείο. Αντί της Υπεύθυνης Δήλωσης θα πρέπει να αναγράψει τον τόπο διαμονής του στο πεδίο των παρατηρήσεων του ηλεκτρονικού ημερολογίου κίνησης, το οποίο συμπληρώνει μέσω webrescom.
Για την αποζημίωση μετακίνησης με ιδιωτικής χρήσης μεταφορικό μέσο, ο μετακινούμενος θα δηλώνει τον αριθμό κυκλοφορίας και θα επισυνάπτει την άδεια κυκλοφορίας, μόνο κατά την πρώτη μετακίνηση που αποδίδει στον ΕΛΚΕ με το συγκεκριμένο μεταφορικό μέσο. Στις επόμενες μετακινήσεις θα βρίσκει προσυμπληρωμένο τον αριθμό κυκλοφορίας, χωρίς να απαιτείται πλέον η επισύναψη της άδειας.

Εάν ο μετακινούμενος έχει στην κατοχή του και άλλο Ι.Χ. μεταφορικό μέσο που χρησιμοποιεί για μετακινήσεις, θα κάνει την ίδια διαδικασία δήλωσης.
Οδηγίες για τη διαδικασία δήλωσης του αριθμού κυκλοφορίας στον ακόλουθο σύνδεσμο https://youtu.be/4V9du3EvO4Q
ΠΡΟΣΟΧΗ: Αυτό δεν ισχύει για ενοικιαζόμενα ή παραχωρημένα από τρίτους οχήματα.

Καταργείται η υποχρέωση υποβολής Βεβαίωσης «ανάληψης ευθύνης για τυχόν ζημία από τη χρήση Ι.Χ. μέσου».
Κατά τη μετακίνηση με ένα ιδιωτικής χρήσης μεταφορικό μέσο, όταν μεταφέρονται επιπλέον άτομα που θα αποζημιωθούν για την ίδια μετακίνηση, στο πεδίο Παρατηρήσεις του ημερολογίου κίνησής τους θα αναφέρουν ότι ήταν συνεπιβάτες του συγκεκριμένου μέσου.
Κατά τις διαδοχικές μετακινήσεις, ο μετακινούμενος θα μπορεί να προσκομίσει είτε φορολογικές αποδείξεις από όλους τους προορισμούς, είτε ψηφιακές φωτογραφίες από τις οποίες θα προκύπτει η ημερομηνία επίσκεψης σε κάθε προορισμό.
Σε μετακινήσεις με όχημα προσώπου που δεν αποζημιώνεται, δεν απαιτείται η υποβολή αντιγράφων διοδίων, εφόσον προκύπτει η μετακίνηση από τα συνοδευτικά παραστατικά, όπως απόδειξη ξενοδοχείου, βεβαιώσεις συναντήσεων, βεβαιώσεις συμμετοχής κλπ.
Για αιτήματα πληρωμής μετακίνησης που αφορούν συμμετοχή σε συνέδριο, εφόσον από τα συνοδευτικά παραστατικά της μετακίνησης προκύπτει η συμμετοχή στο συνέδριο (π.χ. πρόγραμμα, φορολογικά στοιχεία μετακίνησης και διαμονής, γνωστοποίηση του abstract κλπ.), καταργείται η υποχρέωση υποβολής Βεβαίωσης Συμμετοχής σε Συνέδριο.

Προσοχή: Στις περιπτώσεις όπου δεν προσκομίζονται φορολογικά στοιχεία (μετακίνησης και διαμονής) τότε η Βεβαίωση Συμμετοχής θα απαιτείται.

Ηλεκτρονικά οικονομικά αιτήματα
Κατά την υποβολή αιτήματος πληρωμής δαπανών, για την αποδοχή του οποίου απαιτείται συμπληρωματικό αίτημα για εξέταση από την Επιτροπή Ερευνών (Συνεδρίαση), καταργείται η υποχρέωση υποβολής ξεχωριστού αιτήματος. Επομένως κατά την υποβολή του ηλεκτρονικού αιτήματος πληρωμής δαπάνης ή μετακίνησης μέσω webrescom, στο πεδίο των Παρατηρήσεων η/ο Ε.Υ. θα περιγράφει το αίτημα, για το οποίο ζητείται η έγκριση, το οποίο θα πρωτοκολείται αυτόματα προς εξέταση από την Επιτροπή Ερευνών.
Αυτή η διαδικασία αφορά όλα τα οικονομικά αιτήματα, ενδεικτικά αναφέρουμε:

Έγκριση εκπρόθεσμης υποβολής εντολής (αφορά και τις μετακινήσεις αλλά και τις δαπάνες),
επιλεξιμότητα δαπάνης,
τιμολόγια του εξωτερικού στα οποία έχει συμπεριληφθεί ΦΠΑ κλπ.