Διαδικασία πρωτοκόλλησης εισερχόμενων εγγράφων

Aπό 02/06/2026 η πρωτοκόλληση των εισερχόμενων εγγράφων, που αποστέλλονται στη ΜΟΔΥ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) ή σε έντυπη μορφή, θα γίνεται από τα γραφεία της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ που είναι αρμόδια για τη διεκπεραίωσή τους.

Η πρακτική αυτή εφαρμόζεται ήδη εδώ και αρκετά χρόνια από τα περισσότερα γραφεία της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και συμβάλλει στη βελτίωση της ροής εργασιών, καθώς και στην ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διαχείριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Παράλληλα, αποφεύγονται καθυστερήσεις που ενδέχεται να προκύπτουν από την ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων πριν και μετά την πρωτοκόλληση των εγγράφων. Επιπλέον, η απευθείας πρωτοκόλληση από το αρμόδιο γραφείο διευκολύνει την άμεση επικοινωνία με τον αποστολέα, όταν απαιτούνται διευκρινίσεις, συμπληρωματικά στοιχεία ή διορθώσεις επί του εγγράφου.

Για την ομοιόμορφη εφαρμογή της διαδικασίας, από την ανωτέρω ημερομηνία θα ακολουθείται η παρακάτω κατανομή αρμοδιοτήτων:

1. Τα εισερχόμενα έγγραφα που πρόκειται να ενταχθούν στα θέματα των Συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών, για τα οποία δεν απαιτούνται ενέργειες από άλλο γραφείο, θα πρωτοκολλούνται από το Γραφείο Υποστήριξης Συνεδριάσεων (a_transaction@rc.auth.gr).Ενδεικτικά: αιτήματα χρηματοδότησης από μέλη ΔΕΠ, έγγραφα από φορείς ή όργανα του ΑΠΘ για κοινοποίηση ή λήψη απόφασης από την Επιτροπή Ερευνών κ.λ.π.
2. Οι τελικές και ενδιάμεσες εκθέσεις έργων, τα αιτήματα αναμόρφωσης ΤΔΕ & αποφάσεις υλοποίησης με ίδια μέσα, τα πορίσματα ελέγχου, τα αιτήματα ορισμού επιτροπών παρακολούθησης, καθώς και η σχετική αλληλογραφία με φορείς χρηματοδότησης θα πρωτοκολλούνται από τα Γραφεία του Τμήματος Παρακολούθησης Έργων (rtd@rc.auth.gr,  epeaek@rc.auth.gr, epan@rc.auth.gr)
3. Οι βεβαιώσεις παρακράτησης φόρου και οφειλόμενων ποσών όπως και τα έγγραφα για την επιστροφή Εγγυητικών Επιστολών πρωτοκολλούνται από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης  (financial@rc.auth.gr).Τα αιτήματα επιστροφής αχρεωστήτως καταβληθέντων θα πρωτοκολλούνται από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης (financial@rc.auth.gr ) ή το Γραφείο Μισθοδοσίας (misthodosia@rc.auth.gr) κατά περίπτωση.
4. Τα αιτήματα δωρεάν παραχώρησης αιθουσών του ΚΕΔΕΑ θα πρωτοκολλούνται από το Γραφείο Δημοσιότητας (publicity@rc.auth.gr).
5. Τα έγγραφα τα οποία δεν εντάσσονται σαφώς σε μία από τις ανωτέρω κατηγορίες θα πρωτοκολλούνται από το αρμόδιο για τη διαχείρισή τους γραφείο.

Παρακαλούμε για την τήρηση της παραπάνω διαδικασίας, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική διαχείριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας και η εύρυθμη λειτουργία των υπηρεσιών της ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ.