Ενημέρωση για τη νέα υπηρεσία υποβολής αιτημάτων δαπανών μετακίνησης

Λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των Αιτημάτων Πληρωμής των Δαπανών Μετακίνησης, αλλά και την εξαιρετικά πολύπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία του ελέγχου, εκκαθάρισης και πληρωμής αυτών, αποτέλεσε κεντρική προτεραιότητα της Διοίκησης του ΕΛΚΕ η δυνατότητα υποβολής των αιτημάτων εξολοκλήρου ηλεκτρονικά μέσω της εφαρμογής webrescom. Πλέον, είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας ανακοινώσουμε ότι από 17/5/2023 ενεργοποιούμε τη νέα ηλεκτρονική υπηρεσία υποβολής Αιτημάτων Πληρωμής των Δαπανών Μετακίνησης. Με τη νέα διαδικασία αλλάζει σημαντικά η ροή υποβολής και διεκπεραίωσης των δεκάδων αιτημάτων που υποβάλλονται καθημερινά στον ΕΛΚΕ, αποσκοπώντας στην πληρέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των Επιστημονικών Υπευθύνων και των συνεργατών τους.

Η νέα υπηρεσία προσφέρει τη δυνατότητα στον χρήστη να συμπληρώνει ηλεκτρονικά για κάθε μετακινούμενο το ημερολόγιο κίνησης και την έκθεση πεπραγμένων. Η σχεδίαση της νέας φόρμας έγινε με τέτοιον τρόπο, ώστε να οδηγεί τον χρήστη στην ορθή συμπλήρωση των απαιτούμενων στοιχείων καθώς

1. Προστέθηκαν πληροφορίες ανά είδος δαπάνης μετακίνησης, ώστε ο χρήστης να έχει άμεση και στοχευμένη πληροφόρηση σχετικά με

την επισύναψη των αναγκαίων δικαιολογητικών και άμεση πρόσβαση σε έντυπα που πρέπει να συμπληρωθούν
τις προϋποθέσεις διενέργειας της δαπάνης και
τα ανώτατα ισχύοντα όρια αυτής ανάλογα με την προέλευση της χρηματοδότησης.

2. Προστέθηκαν έλεγχοι στο σύστημα με αποτέλεσμα πριν την υποβολή του αιτήματος στη ΜΟΔΥ να

συμπληρώνονται όλα τα αναγκαία πεδία
να διορθώνονται λανθασμένες εισαγωγές ημερομηνιών αλλά και
να τηρούνται τα όρια που θέτει η νομοθεσία ή ο ΟΔΕ.

3. Αυτόματη ανάκτηση στοιχείων

των μετακινούμενων χωρίς να είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν από τον χρήστη
ισοτιμιών μέσω απευθείας σύνδεσης με το σύστημα της ευρωπαϊκής τράπεζας.

Επιπλέον, η δομή της φόρμας απαιτεί τη συσχέτιση των επιμέρους δαπανών με τα παραστατικά και τα δικαιολογητικά που τις πιστοποιούν, διευκολύνοντας τον έλεγχο νομιμότητας της δαπάνης και μειώνοντας τον χρόνο ανταπόκρισης της ΜΟΔΥ.

Βασική καινοτομία της υπηρεσίας αποτελεί ότι τα στοιχεία του Ημερολογίου Κίνησης και της Έκθεσης πεπραγμένων που καταχωρήθηκαν στο σύστημα, μετά την επιβεβαίωση τους και τον έλεγχο της πληρότητας των παραστατικών και δικαιολογητικών από τη ΜΟΔΥ, θα αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους μετακινούμενους για την έγκριση τους. Η ηλεκτρονική έγκριση των μετακινούμενων, απλουστεύει τη διαδικασία συγκέντρωσης υπογραφών από τους δικαιούχους πληρωμής και μειώνει την εκτύπωση και διακίνηση εγγράφων.

Την Τρίτη 16/5/2023 και ώρα 10:00 π.μ, η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ διοργανώνει διαδικτυακή εκδήλωση για την παρουσίαση της ηλεκτρονικής υπηρεσίας με σκοπό την ενημέρωση και εξοικείωση των συναλλασσόμενων με το περιβάλλον λειτουργίας της ηλεκτρονικής φόρμας μέσω πρακτικών παραδειγμάτων και επισημάνσεων. Τα στελέχη της ΜΟΔΥ θα είναι διαθέσιμα για την απαντήσεις σε σχετικά ερωτήματα που απασχολούν τους συνεργάτες. Η εκδήλωση θα διεξαχθεί μέσω της πλατφόρμας Zoom και απαιτείται εγγραφή εδώ.