Ανακοίνωση για Χρηματικά Εντάλματα Προπληρωμής

Αγαπητές και αγαπητοί συνεργάτες,

Φθάνοντας στην ολοκλήρωση του τρίτου χρόνου υλοποίησης του προγράμματος αναθεώρησης των διαδικασιών διαχείρισης των έργων στον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας ΑΠΘ, με στόχο τη συνολική αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρει στην ακαδημαϊκή και ερευνητική κοινότητα, συνεχίζουμε να αντιμετωπίζουμε χρόνιες προκλήσεις που παρεμποδίζουν την ομαλή διοικητική υποστήριξη των έργων εις βάρος των ερευνητριών και των ερευνητών του ΑΠΘ.

Στο πλαίσιο λοιπόν της απαρέγκλιτα σύννομης διαχείρισης των κονδυλίων των ερευνητικών έργων του Ιδρύματος στη βάση του τρέχοντος πολυσύνθετου νομικού πλαισίου, σας ενημερώνουμε ότι ο ΕΛΚΕ ΑΠΘ έχει πλέον τη δυνατότητα να χορηγεί προκαταβολές για δαπάνες στο πλαίσιο των έργων που διαχειρίζεται. Πιο συγκεκριμένα προκειμένου να καλυφθούν:

α) έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας, ειδικότερα

• Εισιτήρια
• Ξενοδοχεία
• Έξοδα εγγραφής σε συνέδριο
• Έξοδα ενοικίασης μεταφορικού μέσου
• Διάφορες δαπάνες που ενδεχομένως προκύψουν για επικείμενη μετακίνηση ( π.χ. έκδοση βίζας, διενέργεια covid test κλπ).

ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη διαδικασία της προκαταβολής εξαιρείται η χορήγηση ημερήσιας και χιλιομετρικής αποζημίωσης.

β) λοιπές δαπάνες μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000) ευρώ για τις οποίες δε χρειάζεται να γίνονται κρατήσεις φόρου, ειδικότερα

• τραπεζικά έξοδα και έξοδα εγγυητικών επιστολών (κατ. Δαπάνης ΓΛΚ: 65  Τραπεζικά έξοδα (π.χ. έξοδα εγγυητικών επιστολών)
• παράβολα (κατ. Δαπάνης ΓΛΚ: 64-98-1  Λοιπά έξοδα (π.χ. κλειδιά, μονωτικές ταινίες)

Για την έκδοση απόφασης χορήγησης προκαταβολών απαιτείται η υποβολή αιτήματος από την/τον ΕΥ και η έγκρισή του από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ. Η απόφαση χορήγησης προκαταβολής με την έκδοση χρηματικού εντάλματος προπληρωμής (ΧΕΠ), περιλαμβάνει τα στοιχεία του δικαιούχου/υπολόγου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού της χορηγούμενης προκαταβολής, την αιτιολογία χορήγησης και το χρονικό διάστημα απόδοσης αυτής.

Η διαχείριση των ΧΕΠ πραγματοποιείται μέσω διακριτού Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου (ΤΛΥ) της Τράπεζας Πειραιώς, στον οποίο θα πιστώνονται οι προκαταβολές που θα χορηγούνται στον δικαιούχο του ΧΕΠ στο πλαίσιο του έργου/των έργων, όπου συμμετέχει. Δικαιούχος της προκαταβολής μπορεί να είναι η/ο ΕΥ του έργου ή άλλο μέλος του προσωπικού του Α.Ε.Ι., εφόσον έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Α.Ε.Ι..

Tο άνοιγμα ΤΛΥ γίνεται από την/τον δικαιούχο της προκαταβολής μετά από τη λήψη της απόφασης χορήγησης προκαταβολής, ακολουθώντας τις οδηγίες που θα λάβει  από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ. Κατόπιν οφείλει να γνωστοποιήσει στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ τον ΤΛΥ, υποβάλλοντας το έντυπο Ατ19 στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Γραφείου Ανθρωπίνων Πόρων (hr@rc.auth.gr). Η διαδικασία ανοίγματος ΤΛΥ πραγματοποιείται μόνο την πρώτη φορά χορήγησης προκαταβολής, καθώς για όλες τις επόμενες χρησιμοποιείται ο ίδιος ΤΛΥ.

Η απόδοση της προκαταβολής πρέπει να γίνει εντός τριών μηνών από την ημερομηνία χορήγησής της και σε κάθε περίπτωση δεν μπορεί να ξεπερνάει τη λήξη του έργου. Δεν επιτρέπεται η χορήγηση προκαταβολής σε δικαιούχο ο οποίος, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπρόθεσμα προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει, για οποιοδήποτε έργο έχει οριστεί ως υπόλογος.

Ακολουθεί η αναλυτική διαδικασία χορήγησης της προκαταβολής :

Αναλυτική Διαδικασία χορήγησης προκαταβολής

1. Αίτημα Χορήγησης Προκαταβολής από την/τον Ε.Υ. μέσω webresCom Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο Αίτημα. Τύπος αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής)
2. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ελέγχει το αίτημα. Ο Πρόεδρος εξετάζει και εγκρίνει το αίτημα.  Εκδίδεται Απόφαση έκδοσης Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (ΧΕΠ), η οποία αναρτάται στη Διαύγεια. Ορίζονται τα στοιχεία δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού, η αιτιολογία και το χρονικό διάστημα απόδοσής της.
3. Η ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ ενημερώνει τον δικαιούχο της προκαταβολής για την έκδοση της απόφασης. Εφόσον ο δικαιούχος προκαταβολής δεν διαθέτει ΤΛΥ ενημερώνεται με email για τις ενέργειες που πρέπει να κάνει για άνοιγμα ΤΛΥ.
4. Την πρώτη φορά που ορίζεται κάποιος υπόλογος, ο δικαιούχος προκαταβολής επικοινωνεί με την κα Ιωαννίδου Αλεξάνδρα  (ioannidoual@piraeusbank.gr)    στον αριθμό 2310254746 ή εναλλακτικά με την κα Βαμβάκογλου Μικαέλα (vamvakogloum@piraeusbank.gr) στον αριθμό 2310254739, αρμόδιες υπάλληλους της Τράπεζας Πειραιώς, ώστε να ανοίξει διακριτό ΤΛΥ, στον οποίο θα πιστώνονται οι προκαταβολές που θα του χορηγούνται στο πλαίσιο του έργου/των έργων, όπου συμμετέχει.
5. Ο δικαιούχος προκαταβολής γνωστοποιεί στη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ τον ΤΛΥ, υποβάλλοντας το έντυπο Ατ19 στην ηλεκτρονική διεύθυνση του γραφείου ανθρωπίνων πόρων (hr@rc.auth.gr ).
6. Εφόσον υπάρχει ΤΛΥ και το έργο έχει ταμειακό υπόλοιπο, ακολουθεί πίστωση «τραπεζικού λογαριασμού υπολόγου» με εγκεκριμένο ποσό της προκαταβολής.
7. Ο υπόλογος χειρίζεται το ΤΛΥ, έχει δυνατότητα πρόσβασης στην κίνησή του και εκτελεί συναλλαγές ενεργώντας ο ίδιος με ανάληψη μετρητών ή μέσω internet banking.
8. Η απόδοση προκαταβολής πρέπει να γίνεται εντός τριών μηνών από την ημερομηνία χορήγησής της, δεν μπορεί όμως να ξεπερνάει τη λήξη του έργου. Οι αποδόσεις προκαταβολών δύνανται να υποβάλλονται σταδιακά. Η απόδοση πραγματοποιείται μέσω webresCom Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/ Νέο Αίτημα. Τύπος αιτήματος: Αίτημα Απόδοσης Δαπάνης
   • Επισυνάπτονται στην περίπτωση της προκαταβολής για λοιπές δαπάνες
     • Έντυπο Ο10 ή Ο11 κατάλληλα συμπληρωμένο χωρίς υπογραφή
     • Γραμμάτιο είσπραξης ή αντίγραφο απόδειξης είσπραξης τελών
   • Επισυνάπτονται στην περίπτωση της προκαταβολής λόγω μετακίνησης 
     • τις εξοφλημένες αποδείξεις μετακίνησης στα στοιχεία του μετακινούμενου,
     • το τυποποιημένο έντυπο «O14 Ημερολόγιο Κίνησης» χωρίς υπογραφή με συμπληρωμένο το εξοδολόγιο αναλόγως της δαπάνης που θα αποδοθεί. 
9. Διενέργεια μετακίνησης - Απόδοση μετακίνησης (περίπτωση προκαταβολής για ταξίδι). Μετά την πραγματοποίηση της μετακίνησης η/ο ΕΥ υποχρεούται εντός 10 ημερών να προσκομίσει
   • τα παραστατικά των αποδεικτικών μετακίνησης, όπως ορίζονται στο κεφάλαιο 6.4, του "Κανονισμού Μετακινήσεων".
   • το τυποποιημένο έντυπο «O14 Ημερολόγιο Κίνησης» ή το έντυπο «Ο.14 En-Travel Diary» για μετακινούμενους άλλης εθνικότητας, συμπληρωμένο με το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης ή/και της χιλιομετρικής αποζημίωσης και ψηφιακά υπογεγραμμένο από τον μετακινούμενο (προαιρετικά εφόσον θα λάβει ημερήσια αποζημίωση).
   • το τυποποιημένο έντυπο «Ο16 Μετακινήσεις-Έκθεση Πεπραγμένων» ή το έντυπο «Ο.16 En- Activity Report» για μετακινούμενους άλλης εθνικότητας, ψηφιακά υπογεγραμμένο από τον ΕΥ και τον μετακινούμενο.
   • δικαιολογητικά που τεκμηριώνουν την αναγκαιότητα της μετακίνησης και τη σύνδεσή της με το φυσικό αντικείμενο του έργου, όπως ορίζονται στο κεφάλαιο 6.4.9. του "Κανονισμού Μετακινήσεων".

Εφόσον η/ο μετακινούμενη/ος λάβει ημερήσια ή/και χιλιομετρική αποζημίωση για την διενεργηθείσα μετακίνηση, η προσκόμιση μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω αιτήματος πληρωμής δαπάνης μέσω webresCom Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/ Νέο Αίτημα

Τύπος αιτήματος: Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης

Τύπος αιτήματος πληρωμής: Μετακινήσεις

Διαφορετικά η/ο ΕΥ οφείλει να αποστείλει τα δικαιολογητικά με διαβιβαστικό στην ηλεκτρονική διεύθυνσή του Τμήματος Οικονομικών Συναλλαγών f_transaction@rc.auth.gr.

Η διαδικασία χορήγησης προκαταβολών μέσω Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής έχει καταγραφεί στο βίντεο. 

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθύνεστε στο Τμήμα Οικονομικών Συναλλαγών στα τηλέφωνα 2310 996738 και 2310  996755 και στην  ηλεκτρονική διεύθυνση f_transaction@rc.auth.gr

Η διαδικασία χορήγησης προκαταβολών μέσω Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής έχει καταγραφεί στο βίντεο. 

Προχωράμε και συνεχίζουμε με τις απαραίτητες ρυθμίσεις ώστε να επιτύχουμε τη μέγιστη δυνατή απλοποίηση και επιτάχυνση όλων των διοικητικών εργασιών, με στόχο να αλλάζει η καθημερινότητα όλης της Πανεπιστημιακής κοινότητας κάθε μέρα προς το καλύτερο.

Με φιλικούς χαιρετισμούς

Στράτος Στυλιανίδης

Αντιπρύτανης Έρευνας και Διά Βίου Εκπαίδευσης ΑΠΘ